Создание слияния писем в Word - простое руководство

Хотите отправить личные письма нескольким адресатам и персонализировать приветствие? Вы можете сделать это быстро и легко с помощью функции объединения писем в Microsoft Word. В этом руководстве показано, как определить адресатов с помощью таблицы Excel и как правильно использовать различные формы обращения, такие как "мистер" и "миссис". Давайте сразу же приступим к работе и рассмотрим шаги по созданию эффективной функции слияния писем.

Ключевые моменты

• Вы узнаете, как создать и настроить почтовое объединение в Word.
• Использование списка Excel упрощает управление данными о получателях.
• Форматы приветствия можно динамически настраивать, чтобы придать им индивидуальность.

Пошаговые инструкции

Чтобы создать объединение писем в Word, выполните следующие действия:

Шаг 1: Запуск объединения писем

Сначала откройте Microsoft Word. Перейдите на вкладку "Рассылки" и выберите опцию "Начать объединение писем". Затем нажмите на кнопку "Письма", чтобы начать процесс объединения писем.

Шаг 2: Выберите список получателей

Затем необходимо выбрать список получателей. У вас есть возможность либо ввести новый список, либо использовать существующий список, либо выбрать контакты Outlook. В этом руководстве мы будем использовать электронную таблицу Excel, сохраненную на рабочем столе.

Шаг 3: Редактирование данных получателя

Теперь вы можете отредактировать список получателей. Используя источник данных, который в нашем примере называется "Список адресов.xls", вы можете добавлять адреса, искать дубликаты или фильтровать по определенным критериям. Отображается обзор фамилии, имени и должности.

Шаг 4: Добавить блок адресов

Теперь добавьте блок адресов, нажав на "Блок адресов". Здесь вы можете выбрать соответствующие поля для приветствия и адреса. Word автоматически распознает поля, так что необходимая информация будет просто перенесена.

Шаг 5: Проверьте предварительный просмотр

Важно проверить предварительный просмотр письма. Вы можете увидеть, как адрес и другое содержимое будет отображаться в письме. Для этого нажмите на кнопку "Показать результаты предварительного просмотра", чтобы убедиться, что все расположено правильно.

Шаг 6: Добавьте тему и дату

Теперь вы можете вставить тему письма в подготовленный документ. Например, напишите "Письмо о серии тестов" и добавьте дату. Это придаст вашему письму формальную структуру.

Шаг 7: Динамическая вставка приветствия

Используйте команды с заглавными буквами, чтобы настроить приветствие. Вы можете использовать функцию, чтобы различать "Уважаемый сэр" и "Уважаемая мадам" на основе данных в списке Excel.

Шаг 8: Продолжение объединения писем

Теперь составьте текст письма в соответствии с вашими потребностями. Вы можете написать общий текст, который относится ко всем получателям. Убедитесь, что он является всеобъемлющим и привлекательным.

Шаг 9: Проверьте ошибки

Прежде чем завершить работу над объединением писем, проверьте ошибки. Вы можете просмотреть отдельные адреса и убедиться, что в форматах адресов и адресных данных нет ошибок.

Шаг 10: Печать или отправка слияния писем

Теперь, когда объединение писем завершено и выглядит хорошо, вернитесь на вкладку "Рассылки" и нажмите "Завершить и объединить". У вас есть возможность распечатать документ, отправить его по электронной почте или сохранить документы для дальнейшей обработки.

Шаг 11: Вставка дополнительных полей

При необходимости вы можете включить в письмо дополнительные индивидуальные поля, например номера телефонов. Выберите соответствующие столбцы из файла Excel, чтобы создать дополнительное значение персонализации.

Шаг 12: Финализация

После всех этих шагов вы успешно создали письмо слияния писем. Теперь вы можете сохранить документ и отправить или распечатать его по своему усмотрению.

Резюме

В этом руководстве вы узнали, как легко и эффективно создать письмо слияния писем с помощью Microsoft Word. Вы прошли через весь процесс, начиная с выбора списка получателей и персонального приветствия и заканчивая окончательным редактированием и печатью или отправкой письма.