MS Project: сохранение и экспорт проектов стали проще

В повседневной работе над проектами очень важно использовать правильные инструменты для документирования и обмена информацией о проделанной работе. MS Project предлагает мощные функции для сохранения и экспорта проектов, которые помогут вам эффективно работать и делиться результатами с другими. В этом руководстве вы узнаете, как создавать резервные копии проектов и экспортировать их в различные форматы.

Основные выводы

• Сохранять проекты в MS Project очень просто - это можно сделать через меню "Файл".
• Вы можете экспортировать проекты в различные форматы, включая PDF.
• Можно делиться информацией о проекте по электронной почте или синхронизировать с SharePoint.

Пошаговое руководство

Сохранить проект

Запустите проект и перейдите в верхнее меню. Чтобы сохранить проект, нажмите "Файл" и выберите "Сохранить как". Откроется новое окно, в котором можно выбрать место сохранения. Вы можете выбрать определенную папку на вашем компьютере, в которую хотите сохранить файлы. Если вы подключены к облачным сервисам, например OneDrive, у вас также есть возможность сохранять файлы там. Это позволит вам получить доступ к проекту с разных устройств.

Выбор места хранения

В окне выбора можно выбрать определенную папку на компьютере, дважды щелкнув по ней. Эта функция позволяет упорядочить проекты, чтобы их можно было быстро найти при необходимости. Также следует убедиться, что выбранная папка легко доступна, особенно если вы хотите часто обращаться к этому проекту.

Экспорт проекта

После сохранения проекта у вас есть возможность экспортировать его. Для этого перейдите на вкладку "Поделиться". Здесь появятся различные опции, которые вы можете использовать. Один из наиболее распространенных вариантов экспорта - создание PDF-файла. Выберите этот вариант, чтобы создать обзор вашего проекта. Этот PDF-файл дает вам возможность поделиться своим проектом в удобном для чтения формате.

Выбор временного интервала для экспорта

Если вы активировали функцию создания PDF-файла, теперь вы можете выбрать временной интервал, который вы хотите отобразить в своем PDF. У вас есть возможность указать, какие именно данные должны быть возвращены. Это особенно удобно, если вы хотите выделить только определенные периоды времени или этапы, а не отображать весь проект.

Проверка и сохранение документа

После того как вы сделали выбор, вы можете просмотреть документ. Экспорт может занять несколько минут, но он гарантирует, что вся выбранная вами информация будет отображена правильно и в соответствии с вашими пожеланиями. PDF-файл - это удобный способ документировать ход работы и информацию о вашем проекте.

Используйте функцию электронной почты

Еще одно преимущество MS Project - возможность поделиться своим проектом по электронной почте. Для этого вернитесь на вкладку "Поделиться" и выберите опцию отправки проекта в виде вложения по электронной почте. Ваша почтовая программа откроется автоматически, и вы сможете добавить контакт, которому хотите отправить проект. Таким образом, обмен информацией становится очень простым.

Отправка электронного письма

Убедитесь, что вы указали правильный адрес получателя, и добавьте сообщение, если хотите. После добавления соответствующей информации можно просто нажать на кнопку "Отправить". Таким образом, другой человек получит текущий проект, а вы сможете убедиться, что все участники в курсе событий.

Сводка

Сохранение и экспорт проектов в MS Project - неотъемлемая часть управления проектами. Следуя описанным выше шагам, вы сможете обеспечить правильное сохранение информации и легкий доступ к ней как для себя, так и для своей команды.