Как соединить MS Visio с Excel для получения более качественных диаграмм

Интеграция MS Visio с Excel поможет вам визуализировать данные и создавать аналитические диаграммы, способствующие принятию решений. Будь то ключевые показатели компании, ежемесячные продажи или сравнение продуктов - при правильном подключении вы сможете создавать интерактивные диаграммы на основе данных Excel в Visio. В этом руководстве вы узнаете, как эффективно связать рабочую книгу Excel с Visio, чтобы представить данные в наглядной форме.

Основные сведения

• Данные Excel можно подключить к Visio с помощью перетаскивания или функции импорта.
• Существуют различные методы интеграции данных Excel в диаграммы Visio.
• Обновления данных в Excel динамически отражаются в Visio.

Пошаговые инструкции

Шаг 1: Подготовьте MS Visio и Excel

Сначала откройте MS Visio на рабочем столе. Его можно запустить двойным щелчком на значке или выбрав пункт "Новый". Например, назовите новый документ "Excel" и выберите диаграмму по умолчанию. Чтобы создать Excel, нажмите клавишу Windows и клавишу со стрелкой вниз, щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе, выберите "Создать", а затем "Рабочая книга Excel".

Шаг 2: Ввод данных в Excel

Откройте только что созданный файл Excel и начните вводить данные. Введите месяцы с января по декабрь в столбец A. Вы можете легко ввести месяцы, выделив первую ячейку, а затем используя функцию автозаполнения для заполнения оставшихся месяцев. Для столбцов B и C можно сгенерировать случайные числа или обзоры компаний с помощью формулы "=Случайное число()".

Шаг 3: Сохраните и закройте файл Excel

После того как вы ввели необходимые данные в Excel, сохраните файл. Для этого используйте комбинацию клавиш "Ctrl + S". Чтобы закрыть Excel, нажмите "Alt + F4".

Шаг 4: Установите связь между данными в Visio и Excel

Чтобы создать связь между файлом Excel и Visio, можно перетащить документ Excel на открытую диаграмму Visio. Это создаст прямую связь с данными, которую можно вызвать в любой момент, дважды щелкнув на диаграмме.

Шаг 5: Создание диаграммы

Создав ссылку, вы можете создать диаграмму в Visio. Используйте комбинацию клавиш "Ctrl + Q", чтобы нарисовать простую линейную диаграмму для ваших данных. Затем переместите диаграмму на новый лист, чтобы оптимизировать отображение.

Шаг 6: Настройте и сохраните диаграмму

Вы можете настроить диаграмму, изменив ее размер или отредактировав отображение. После внесения изменений сохраните документ Visio, чтобы не потерять достигнутый прогресс. Когда вы закроете диаграмму, вы увидите, что ссылка на Excel сохранилась.

Шаг 7: Импорт внешних данных

Если вы хотите импортировать дополнительные данные из Excel, вы можете сделать это через вкладку "Данные" в Visio. Здесь вы найдете опцию "Быстрый импорт", с помощью которой можно выбрать файл Excel (например, "visio.xlsx") и выполнить шаги по связыванию данных.

Шаг 8: Связывание данных с фигурами

Теперь вы можете вставлять в Visio фигуры, связанные с данными Excel. Дублируйте существующую фигуру и измените ее название в соответствии с сериями данных A, B и C. Щелкните правой кнопкой мыши на фигуре и выберите соответствующую серию данных, чтобы создать связь.

Шаг 9: Внесите обновления

Одним из достоинств связи является возможность динамического отражения обновленных данных Excel в Visio. Вы можете изменять ячейки Excel и выполнять обновления с помощью команды "Обновить все" в Visio. Это гарантирует, что ваши визуализации всегда будут содержать самую свежую информацию.

Сводка

Связь между MS Visio и Excel позволяет эффективно визуализировать данные. Вы узнали, как вводить данные в Excel, импортировать их в Visio и динамически обновлять диаграммы, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Выполнив эти действия, вы сможете значительно улучшить свои презентации и отчеты.