Загрузка и копирование документов в Google Docs

Вы хотите скопировать или загрузить документ в Google Docs, но не знаете, как это сделать? В этом руководстве я проведу вас через весь процесс шаг за шагом. Хотите ли вы сохранить документ для коллеги или для личного пользования - здесь вы узнаете все, что вам нужно знать.

Основные выводы

• Вы можете легко копировать и переименовывать документы.
• Документы можно загружать в различных форматах, включая Microsoft Word и PDF.
• Документами можно делиться и делать их доступными для определенных пользователей.

Копирование документа

Чтобы скопировать документ, перейдите в строку меню и нажмите на "Файл". Там вы найдете опцию "Создать копию", которую следует выбрать. Этот шаг приведет к непосредственному копированию текущего документа. После этого вы получите новый документ, который по умолчанию называется "Копия [название документа]". Вы можете сразу же изменить это название, чтобы у вас были четкие имена для ваших копий.

Например: не называйте документ "Копия 1", а назовите его в соответствии с целью или получателем, например "Копия для Фабио". Это поможет вам следить за своими файлами.

У вас даже есть возможность сделать копию доступной для определенного пользователя. Если у вас несколько пользователей, вы можете предоставить каждому из них индивидуальный доступ. Таким образом, можно легко управлять несколькими версиями одного и того же документа, и в то же время каждый сможет редактировать свою любимую часть.

На следующем этапе вам будет предложено указать, в какой папке вы хотите сохранить новый документ. Вы можете выбрать существующую папку или назвать новую, например, "Копии". Это особенно удобно для аккуратной организации документов.

Это отличный вариант, если вы работаете над проектами с разными людьми, так как вы можете быть уверены, что каждый получит доступ только к тем файлам, которые предназначены для него.

Загрузить документ

Теперь наступает момент, когда вы можете загрузить документ. Для этого вернитесь в меню "Файл". Там вы найдете ряд опций. Выберите опцию "Загрузить", которая предлагает вам различные форматы.

Одним из наиболее распространенных вариантов является загрузка в виде документа Microsoft Word. Если ваша цель - редактировать документ вне Google Docs, это отличный выбор. Система сохранит документ под тем именем, которое он имеет, - так же, как вы назвали его в Google Документах.

Если у вас нет Microsoft Word, вы все равно сможете отредактировать документ в Google Документах или просто сохранить его в Интернете. Для многих пользователей это может быть преимуществом - иметь локальную копию, которой легче поделиться или отредактировать без подключения к Интернету.

Помимо Microsoft Word, вы можете загрузить документ в различных других форматах, таких как PDF, Open Document Format или даже HTML. Благодаря такому разнообразию вы сможете выбрать подходящий формат в соответствии с любыми требованиями.

Например, если вы пишете электронную книгу, имеет смысл загрузить документ в формате HTML. Как правило, я часто использую PDF для отправки третьим лицам, поскольку этот формат допускает меньше всего изменений.

Отправка документа по электронной почте

Следующий доступный вам вариант - отправить документ по электронной почте. Это также можно сделать через меню "Файл". При выборе функции электронной почты открывается новое окно, в котором можно указать получателя, например "Фабио" в нашем примере.

Здесь у вас есть возможность вставить документ непосредственно в письмо или отправить его как вложение. Если вы отправляете весь документ в виде вложения, я рекомендую использовать формат PDF. Таким образом, получатель получит копию, которую нельзя будет редактировать.

Однако если получателю нужен документ в редактируемом формате, отправьте его в виде документа Word. В любом случае, вы можете быть гибкими с этими параметрами.

Резюме

В этом руководстве вы узнали, как копировать, загружать и отправлять документы по электронной почте с помощью Google Docs. Процесс прост, а благодаря различным доступным форматам вы можете быть уверены, что ваш файл соответствует требованиям, как для совместной работы, так и для личного использования.