Otvorený prehliadač a spustené Dokumenty Google - webová aplikácia nás každý deň núti silno stláčať klávesy. Tu sme zhrnuli naozaj užitočné skratky a naozaj užitočné funkcie, na ktoré sme doteraz narazili... najlepšie tipy a triky z praxe!
Počas používania Dokumentov Google náš tím nazbieral množstvo skúseností, o ktoré by sme sa s vami radi podelili. 11 a ďalšie osvedčené tipy a triky od nášho tímu pre vašu prax ... Poďme rovno na to!
- 01 | Rovnaké štýly vo všetkých dokumentoch
- 02 | Jednoduchá osnova: automatický obsah
- 03 | Priamo do úryvku textu: nastavenie záložiek
- 04 | Kliknite a tam: odkazy na nadpisy a záložky
- 05 | Prepojenie medzi Dokumentmi Google a Tabuľkami Google
- 06 | Počítanie slov a znakov
- 07 | Desať najlepších skratiek
- 08 | Formátovanie tabuliek a zapínanie a vypínanie preplňovania riadkov
- 09 | Vyriešené: problém s kontrolnými zoznamami (UPDATE)
- 10 | Práca na dokumente v rovnakom čase
- 11 | Vytiahnutie obrázkov v plnej kvalite z dokumentu Dokumenty Google
- 12 | Stručne zaznamenané: Ďalšie tipy a triky
1 | Štruktúra všetkých dokumentov: vytvorte si vlastné štandardné štýly
Dokumenty Google Docs používame okrem iného na to, aby sme našim vývojárom podrobnejšie opísali, ktoré zmeny sa majú vykonať v systéme TutKit.com alebo ktoré nové funkcie sa majú vyvinúť pre túto platformu. Takto sa môže rýchlo pridať 10, 30, 50 alebo viac strán a množstvo dokumentov.
Najmä pri takýchto rozsiahlych projektoch odporúčame používať štandardné štýly Dokumentov Google alebo si vytvoriť vlastné. Štýly možno v súčasnosti použiť alebo definovať pre bežný text tela, názov dokumentu, podnadpisy a tri úrovne nadpisov.
Výhoda štandardných štýlov (rovnako ako v iných programoch na spracovanie textu): Môžete ich neskôr použiť na vytvorenie automatického obsahu jedným kliknutím. Môžete tiež jednoducho vytvárať odkazy na nadpisy svojho textu.
Použitie štandardných štýlov: Vyberte oblasť textu, na ktorú chcete aplikovať štýl, alebo umiestnite kurzor na úryvok textu v časti, ktorú chcete formátovať. Otvorte ponuku štandardných štýlov a vyberte požadovaný štýl.
Vytvorenie vlastných štandardných štýlov: Formátujte časť textu v dokumente tak, ako chcete, aby sa zobrazoval konkrétny štýl. Otvorte ponuku pre štandardné štýly. Vyberte funkciu Aktualizovať štýl podľa toho pre požadovaný štýl.
Nastavenie personalizovaných štandardných štýlov na načítanie vo všetkých dokumentoch Dokumentov Google: Pomocou funkcie Aktualizovať štýl podľa toho priraďte všetkým štandardným štýlom požadované nastavenia. Otvorte ponuku pre štandardné štýly a v časti Možnosti vyberte funkciu Uložiť ako osobné štandardné štýly. Odteraz môžete svoje osobné štýly vyvolávať v každom dokumente Dokumentov Google (v možnostiach štýlov v časti Použiť moje predvolené štýly).
2 | Jednoduchá osnova: štruktúra dokumentu, automatický obsah
Ak si pamätáte 1, 2 je detská hračka. Použitím predvolených štýlov pre nadpisy aplikácia Dokumenty Google vie, ako je váš dokument usporiadaný. Pomocou ikony malého zoznamu na ľavom okraji môžete kedykoľvek pristupovať k štruktúre dokumentu a prechádzať z nadpisu na nadpis.
Keď už hovoríme o skákaní - zapamätajte si tieto tri skratky:
- Otvorte štruktúru dokumentu: Ctrl + Alt + A + H alebo Ctrl + Cmd + A + H
- Skok na ďalšiu položku: Kliknite na tlačidlo OK: Ctrl + Alt + N + H alebo Ctrl + Cmd + N + H
- Skok na predchádzajúci nadpis: Ctrl + Alt + P + H alebo Ctrl + Cmd + P + H
Pomocou karty Vložiť v časti Obsah môžete automaticky vytvoriť obsah dokumentu jedným kliknutím. Po jeho vytvorení ho môžete kedykoľvek aktualizovať pomocou ikony šípky v ľavom hornom rohu adresára a kliknutím na položku v adresári prejsť priamo na príslušné miesto v dokumente.
3 | Vždy rýchlo po ruke: Nastavenie záložiek
"Milý Štefan, môžeš tam rýchlo priletieť?" ... Kolegovia v tíme často nepotrebujú prečítať celú 100-stranovú brožúru. Namiesto toho ich chcete v pravidelných intervaloch upozorniť na konkrétnu časť. Funkcia záložky je na to ideálna: stačí kliknúť na Záložka v časti Vložiť, potom odkaz skopírovať a odoslať.
Toto je pravdepodobne jedna z našich najobľúbenejších funkcií v Dokumentoch Google, pretože sa skutočne používa v mnohých prípadoch: na interné odkazy na dokumenty (pozri bod 4), na odkazy v systéme ticketov našich programátorov a tiež na odkazy v tabuľke nášho redakčného plánu sociálnych médií.
4 | Klikni a tam: Vkladanie odkazov na nadpisy a záložky
Píšete a píšete a potom zrazu chcete rýchlo odkázať na inú časť dokumentu? V Dokumentoch Google to funguje úžasne používateľsky prívetivo prostredníctvom okna odkazov. Takto ho otvoríte:
- Kliknite na symbol reťaze v paneli ponúk.
- Alebo kliknite pravým tlačidlom myši a v kontextovej ponuke vyberte položku Odkaz.
- Ešte lepšie: Na klávesnici stlačte klávesovú skratku Ctrl + K alebo Ctrl + K.
V spodnej časti okna odkazunájdete skutočnú magickú oblasť tejto funkcie: nadpisy a záložky. Všetky vaše nadpisy a záložky sú tam k dispozícii v peknom zozname na priame prepojenie. Nesmierne praktické!
5 | Najlepšie zosieťované: Odkazy na konkrétne bunky v tabuľkách Google
Pomocou vyššie opísaných záložiek môžete vytvoriť odkazy na konkrétnu časť v dokumente Dokumenty Google a umiestniť ich napríklad do tabuľky v tabuľkách Tabuľky Google.
Funguje to však aj opačne? Je možné získať odkazy na konkrétnu bunku v tabuľke Google? Naliehavo sme na to potrebovali riešenie a hľa, existuje iný spôsob - ale funguje:
Kliknutím pravým tlačidlom myši na príslušnú bunku môžete otvoriť položku kontextovej ponuky Vyvolať ďalšie akcie pre bunky. Práve tu nájdeme to, čo potrebujeme: funkciu Získať odkaz na túto bunku. Po kliknutí na ňu je v schránke ...
... a potom sa môže ďalej používať a vkladať do dokumentu Dokumenty Google, napríklad ... Záložky v Dokumentoch Google a odkazy na konkrétne bunky v Tabuľkách Google - tieto dve funkcie pravidelne používame na prechádzanie medzi tabuľkami a dokumentmi.
6 | Dávajte pozor na počet: Zobrazenie počtu slov
Pri písaní textov často - naozaj veľmi často - záleží na počte slov alebo znakov. Aký dlhý je teda dokument, na ktorom práve pracujete? Môžete to zistiť v Dokumentoch Google v časti Nástroje a Počet slov alebo pomocou klávesovej skratky Ctrl + Shift + C.
V okne môžete aktivovať aj možnosť zobrazenia počtu slov počas písania. V spodnej časti dokumentu je potom k dispozícii ponuka, pomocou ktorej môžete kedykoľvek zobraziť počet strán, slov, znakov s medzerami a bez nich. A funkcia počítania funguje aj vtedy, ak vyberiete jednotlivé časti textu.
7 | Držte prsty na klávesnici: Používajte klávesové skratky
Ctrl + C na kopírovanie, Ctrl + V na vkladanie, Ctrl + Z na zrušenie poslednej akcie a Ctrl + A na výber celého textu... Tieto a mnohé ďalšie skratky skracujú cestu k požadovanému výsledku, a to nielen v Dokumentoch Google. Samozrejme, aj tam pravidelne používame vymenované skratky - rovnako ako týchto, našich osobných 10 najlepších skratiek pre Dokumenty Google:
| Miesto | Popis skratky | Klávesová skratka |
| 1 | Vložiť text bez formátovania | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Vloženie zalomenia strany | Ctrl + Enter |
| 3 | Zvýraznenie textu tučným písmom | Ctrl + B |
| 4 | Kurzíva na test | Ctrl + I |
| 5 | Vyvolanie okna na prepojenie | Ctrl + K |
| 6 | Vyhľadávanie a nahradenie | Ctrl + F |
| 7 | Skok na ďalšiu/predchádzajúcu záložku | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Podčiarknutie textu | Ctrl + U |
| 9 | Použitie štandardných štýlov (normálny text a nadpisy 1 až 6) | Ctrl + Alt + [0-6] |
| 10 | Počítanie slov | Ctrl + Shift + C |
Mimochodom: Kombinácia Ctrl + Alt + N pravdepodobne znamená "ďalší", t. j. vyvolanie ďalšieho prvku, kombinácia Ctrl + Alt + P pravdepodobne znamená "predchádzajúci", t. j. vyvolanie predchádzajúceho prvku. Keď si to zapamätáte a pridáte k týmto kombináciám ďalšie z nasledujúcich písmen, môžete ľahko preskakovať dokument - pomôže vám niekoľko malých mnemotechnických pomôcok:
| Popis | Klávesová skratka |
| Na nasledujúci/predchádzajúci nadpis (H ako "nadpis") | Ctrl + Alt + N/P + H |
| Na nasledujúcu/predchádzajúcu záložku (B ako "bookmark") | Ctrl + Alt + N/P + B |
| Na ďalší/predchádzajúci komentár (C pre "comment") | Ctrl + Alt + N/P + C |
| Na ďalší/predchádzajúci odkaz (L pre "link") | Ctrl + Alt + N/P + L |
| Na ďalší/predchádzajúci prvok obrázka (G pre "graphic"?!) | Ctrl + Alt + N/P + G |
| Na ďalší/predchádzajúci zoznam (O možno pre "usporiadaný zoznam"?!) | Ctrl + Alt + N/P + O |
8 | Bunky, riadky, stĺpce a pretečenie riadkov: Formátovanie tabuliek
Poznáte to? Tabuľka sa začína na jednej strane, rozširuje sa na ďalšiu - a riadok sa nejako zasekne medzi stránkami. Možno si myslíte, že je to v poriadku. Ale nemusí sa vám to páčiť.
Ak trváte na tom, aby tento riadok presahujúci stránku začínal pekne na začiatku ďalšej stránky, potom: Kliknutím pravým tlačidlom myši na tabuľku otvorte kontextové menu a otvorte vlastnosti tabuľky. V príslušnej ponuke otvorte časť Bunky a deaktivujte zaškrtávacie políčko Povoliť pretečenie riadku na nasledujúcej strane. Zack - riadok preskočí na ďalšiu stránku.
Vo vlastnostiach tabuľky nájdete aj ďalšie možnosti nastavenia a formátovania. Najdôležitejšie z nich nájdete v časti Zarovnanie, kde môžete okrem iného nastaviť zvislé zarovnanie buniek, a v časti Farba, kde môžete nastaviť okraj tabuľky. Ak chcete túto funkciu vypnúť, vyberte pre šírku riadku hodnotu 0 pt.
9 | Možno zaškrtnúť: problém s kontrolným zoznamom (AKTUALIZÁCIA)
Wow. Dokumenty Google teraz rozpoznali a vyriešili problém s kontrolným zoznamom. Predtým ste mohli do dokumentu pridávať kontrolné zoznamy jedným kliknutím, ale keď ste zaškrtli políčko, text za ním bol sivý a preškrtnutý. Aby ste to obišli, museli ste predtým vytvoriť tabuľku, v ktorej boli zaškrtávacie políčka a text umiestnené v dvoch samostatných stĺpcoch.
Ako som už povedal, problém s kontrolnými zoznamami už nie je problémom: pod ikonou pre kontrolné zoznamy si teraz môžete vybrať, ktorý typ kontrolného zoznamu chcete použiť: pri jednom type zostáva všetko ako predtým (text je po zaškrtnutí sivý a prečiarknutý). Pri druhom type jednoducho zaškrtnete políčko. Malý a jednoduchý, ale úžasne praktický doplnok.
10 | Práca na dokumente v rovnakom čase: Ako dobre to funguje?
Ako sme spomenuli na začiatku, Dokumenty Google používame predovšetkým vtedy, keď je potrebné upravovať dokumenty s inými ľuďmi alebo ich kontrolovať. To už je odpoveď na otázku v nadpise tejto časti: Zdá sa, že Dokumenty Google sú naozaj predurčené na spoločnú prácu na dokumente.
Stačí pozvať ďalších editorov (cez Súbor > Zdieľať alebo veľké modré tlačidlo vpravo hore) a udeliť im požadované práva. Prehliadači môžu dokument iba čítať. Komentátori môžu pridávať komentáre. A spolupracovníci majú plné práva na čítanie a zápis.
Ak chcete pridať komentár , vyberte príslušnú oblasť a pridajte komentár prostredníctvom položky Vložiť > Komentár. Ak použijete znak @, môžete dokonca priamo osloviť jednotlivé osoby. Tento postup funguje aj v samotnom dokumente.
Samozrejme, spolupracovníci môžu dokument upravovať podľa vlastného uváženia. Problémom je, že stále môžete sledovať, kto čo zmenil, prostredníctvom histórie verzií (prístupná v časti Súbor alebo pomocou klávesovej skratky Ctrl + Alt + Shift + H). Spolupráca je však často efektívnejšia, keď sa používa režim navrhovania.
Všetci prispievatelia ho môžu aktivovať prostredníctvom ikony úprav. Ak teraz vykonajú zmeny v dokumente, tieto sa spočiatku uložia ako návrh. Nové časti textu sú farebne zvýraznené, odstránené časti sú prečiarknuté.
Keď sú návrhy spolupracovníkov v dokumente, možno ich prijať, zamietnuť alebo komentovať pomocou automaticky pridaných polí na komentáre. Ako som už povedal, funkcia navrhovaniamôže byť pri spolupráci na dokumente veľmi užitočná!
11 | Stiahnite si vložené obrázky v najlepšej kvalite
Máte pred sebou rozložený cudzí dokument Dokumenty Google vrátane mnohých obrázkov? A chcete si ich skopírovať v rovnakej kvalite, v akej boli vložené do dokumentu? Bohužiaľ, s bežným kopírovaním a vkladaním sa ďaleko nedostanete, pretože tak získate iba kvalitu, v akej sa zobrazujú v Dokumentoch Google.
Funguje to takto: V časti Súbor a Stiahnuť kliknite na Webová stránka (.html, .zip). Aplikácia potom celý dokument skomprimuje za vás. Súbor ZIP, ktorý stiahnete, bude potom obsahovať aj všetky obrázky v najlepšej možnej kvalite.
12 | Stručne poznamenané: Ďalšie tipy pre Dokumenty Google
Malo by to byť všetko? Nie! Tu je niekoľko ďalších tipov a trikov pre Dokumenty Google, ktoré sme zatiaľ len stručne vyskúšali:
Zmena farby pozadia a nastavenie stránky na šírku
Nemáte chuť na čiernu na bielej? Alebo potrebujete formát na šírku? Farbu pozadia dokumentu, ako aj formát papiera a orientáciu stránky môžete definovať v časti Súbor v nastavení stránky.
Vkladanie poznámok pod čiarou
Veľkosť záhlavia a zápatia môžete definovať v príslušnej položke v časti Formát. Tam môžete tiež určiť, že prvá strana sa má líšiť od zvyšku dokumentu a že záhlavia a päty sa majú zobrazovať odlišne na párnych a nepárnych stranách. Najjednoduchším spôsobom vkladania poznámok pod čiarou je použitie klávesovej skratky Ctrl + Alt + F.
Funkcia Preskúmať na rýchle vyhľadávanie
Funkcia Explore je v podstate interné webové vyhľadávanie v Dokumentoch Google. Túto funkciu nájdete v časti Nástroje. Prípadne ju môžete vyvolať vpravo dole prostredníctvom symbolu s rečovou bublinou a hviezdičkou alebo pomocou klávesovej skratky Ctrl + Alt + Shift + I. Zadajte hľadaný výraz do vyhľadávacieho poľa okna Preskúmať - vhodné výsledky sa zobrazia v kategóriách Web, Obrázky a Disk.
Pravopis a gramatika
Ak chcete použiť internú funkciu kontroly pravopisu a gramatiky v Dokumentoch Google, nájdete ju v časti Nástroje. Po jej aktivácii môžete pomocou nej preskakovať z jednej (predpokladanej) chyby na druhú a navrhovanú zmenu prijať alebo ignorovať.
Nechajte si preložiť dokument pomocou služby Dokumenty Google
Funkcia prekladu Dokumentov Google sa tiež nachádza v časti Nástroje. Ak ju použijete, musíte v príslušnom okne zadať cieľový jazyk a názov nového dokumentu. Aplikácia potom preloží celý váš text. Zdá sa, že poskytuje prinajmenšom prijateľné výsledky, ktoré by sa však určite mali následne ručne upraviť.
Vloženie vodoznaku
Funkcia pre vodoznaky je ešte pomerne nová a nájdete ju na karte Vložiť. Tu si môžete vybrať, či chcete vytvoriť vodoznak na základe textu alebo obrázka. V prípade textu môžete samozrejme určiť samotný obsah textu, ako aj jeho písmo, formátovanie, priehľadnosť a zarovnanie. Výsledok vyzerá nasledovne:
Uložiť ako DOCX pre Word
Ak dávate prednosť ďalšej práci s dokumentom v programe Word alebo ho chcete uložiť lokálne do počítača, môžete ho uložiť ako DOCX v časti Súbor a Stiahnuť. Vaše štandardné štýly, ako napríklad formátovanie nadpisov, budú prevzaté.
Vo všeobecnosti sa oplatí pozrieť sa do oblasti sťahovania. V súčasnosti môžete sťahovať dokumenty vo formátoch DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXT, HTML a EPUB.
Pozrite si naše videoškolenie o aplikácii Dokumenty Google
Chcete sa dozvedieť viac o aplikácii Dokumenty Google? Potom si pozrite naše videoškolenie o tejto aplikácii. Tobias Becker vám v ňom ukáže, ako formátovať dokumenty, pracovať s tabuľkami, obrázkami a grafikou, vkladať kresby a používať textové polia.
Dúfame, že ste si odniesli niekoľko cenných tipov, a veríme, že vás práca s aplikáciou Dokumenty Google bude baviť a budete si ju užívať alebo ju možno aj prvýkrát vyskúšate.