Krátky návod a príklad úpravy šablóny faktúry

Tu sa dozvieš, ako upravovať polia v programe Word a aktualizovať všetko v dokumente programu Word. Krátko a následne podrobnejšie vysvetlené na príklade našich šablón faktúr v programe Word.

Rýchla navigácia

• Krátky návod: Úprava polí v programe Word a aktualizácia všetkého
• Aktualizácia polí v programe Word – všeobecný spôsob fungovania našich šablón faktúr
• Pridanie a úprava nových polí – individualizácia šablón faktúr
• Uprav všetky polia a aktualizuj všetko – tipy pre rýchle spracovanie

Krátky návod: Úprava polí v programe Word a aktualizácia všetkého

Ako zobraziť všetky poľné funkcie na úpravu polí v programe Word:

• Označ celý dokument pomocou skratky Ctrl + A.
• Otvor kontextové menu pravým kliknutím.
• Klikni na možnosť Zapnúť/vypnúť poľné funkcie.

Takto môžeš aktualizovať všetko v dokumente programu Word, ako napríklad polia alebo obsah:

• Označ celý dokument pomocou skratky Ctrl + A.
• Ďalej stlač kláves F9.

Aktualizácia polí v programe Word – všeobecný spôsob fungovania našich šablón faktúr

Naše šablóny faktúr pre program Word obsahujú polia pre automatickú výpočet hodnôt. Na tomto príklade vysvetľujeme, ako upravovať jednotlivé a všetky polia v dokumente programu Word:

Po stiahnutí otvorte verziu šablóny faktúr programu Word, ktorá má matematickú funkciu. Ak kliknete na číslo v stĺpci, kde sú celkové ceny určené, číslo sa zvýrazní sivou farbou. Dôvodom je, že ide o polia s vzorcami. V zobrazenom príklade sa pole vo výpočtovej tabuľke Celkom vynásobí množstvom zadaným v riadku a príslušnou jednotkovou cenou.

Pokiaľ zmeníte hodnoty, na ktoré sa pole odkazuje pre výpočet, výsledok v poli zostane zatiaľ nezmenený.

Aby pole vykonalo nový výpočet, musíte aktualizovať pole. Na to máte tri možnosti:

• Aktualizácia jednotlivého poľa cez kontextové menu: Kliknite pravým tlačidlom myši na pole a zvoľte možnosť Aktualizovať polia.
• Aktualizácia jednotlivého poľa cez skratku: Vyberte pole kliknutím ľavým tlačidlom myši a stlačte na klávesnici F9.
• Aktualizácia všetkých polí v dokumente programu Word: Vyberte obsah vášho celého dokumentku pomocou Ctrl + A. Následne stlačte F9.

Pridanie a upravenie nových polí – individualizácia šablón faktúr

Samozrejme, tvoje faktúry zriedka obsahujú rovnaký počet položiek. Ak chceš pridať ďalšie položky, postupuj takto:

Klikni pravým tlačidlom myši do riadku poslednej aktuálnej položky. V kontextovom menu vyber možnosť Vložiť a zvoľ možnosť Vložiť riadky pod riadok.

Napíš do nového riadku požadované hodnoty. Pre automatické výpočty celkových cien v zadnej stĺpci si jednoducho vezmi už existujúce pole: Označ pole v jednom z horných riadkov, skopíruj ho a vlož do nového riadku.

Pri aktualizácii poľa teraz zistíš, že hodnoty sú nesprávne. Dôvodom je to, že vzorec sa odkazuje na bunky, ktoré boli uvedené v pôvodnom poli, ktoré si skopíroval. Teraz musíš upraviť odkazy vo vzorci.

Vzorec poľa si môžeš zobraziť tak, že pravým tlačidlom myši klikneš na pole a vyberieš možnosť Zapnúť/Vypnúť zobrazenie poľa.

Teraz môžeš upraviť odkazy. Odkazovanie buniek funguje rovnako ako v Exceli: V ľavom hornom rohu tabuľky sa počítačka začína číslať od bunky A1.

K tvojmu ukážkovému príkladu: V stĺpci Celkom sa pole pre novú pozíciu predtým skopírovalo z riadku 5 tabuľky. Pre správnu výpočet hodnoty pre riadok 6 sme upravili odkazy na D6 a E6.

Dôležité: Aj čistá cena, výška dane z pridanej hodnoty a celková čiastka faktúry sa počítajú automaticky. Keďže teda pridávaš nové riadky do tabuľky, musíš tiež upraviť odkazy, ktoré tam sú uložené. Rovnako tak platí, ak odstrániš existujúce riadky.

K tvojmu ukážkovému príkladu: Aby sa do súčtov dole zahrnul aj nový riadok 6, musia sa tamtudí odkazy z F5 zmeniť na F6.

Po tom, ako si správne upravil všetky vzorce, vypni zobrazenie polí (pravým kliknutím > Zapnúť/Vypnúť zobrazenie polí) a aktualizuj polia.

Upravenie všetkých polí a aktualizovanie všetkého – Tipy pre rýchlejší pracovný postup

Aby si rýchlo prispôsobil faktúrne vzory svojim faktúrnym pozíciám, odporúča sa nasledovný postup:

Otvor predlohu v Word-e a pridaj riadky pre všetky nové pozície vo svojej fakture spolu s príslušnými údajmi ku všetkým pozíciám. Alebo odstráň príliš veľa existujúcich riadkov.

Teraz skopírujte jedno z polí zo stĺpca celkových cien a vložte ho do všetkých nových riadkov.

Označte skratkou Ctrl + A celý dokument. Kliknite pravým tlačidlom myši a zobrazte všetky pole cez kontextové menu.

Teraz upravte odkazy pre všetky nové pridané polia, ako aj pre čistú sumu, DPH a celkovú sumu.

Znova označte celý dokument, opäť vypnite pole cez kontextové menu a stlačte F9, aby sa aktualizovali všetky polia vo vašom dokumente.