Ako účinne, efektívne, finančne úspešne a právne bezpečne vykonám svoju prvú fotografickú prácu?
Vytvorenie ponuky
Nikdy by ste sa nemali definovať len podľa ceny, ale vždy aj podľa kvality vašej fotografickej práce! Preto je to vaše pomer cena-výkon, ktorý musí sedieť a ktorý by mal byť rozhodujúci pri získaní práce! Okrem toho je veľmi ťažké až takmer nemožné znovu sa dostať z nízkej cenovej úrovne a zvýšiť ceny.
Ak mi ponúkaný honorár pripadá príliš nízky, tak odmietnem niekedy aj fotografickú prácu. Na vykonanie zle plateného úlohu je moje čas jednoducho príliš cenný, pretože počas neho môžem oveľa lepšie fotografovať voľné práce.
Podanie ponuky nie je viazané na žiadnu konkrétnu formu. Email s textom "Ahoj pán XY, rád by som fotografoval 10 produktov podľa Vášho popisu za cenu 800,- Eur vrátane DPH" je úplne postačujúci na to, aby bol právne záväzný. Avšak vždy je lepšie čo najpodrobnejšie špecifikovať ponuku, aby ste sa neskôr nedostali do sporu s klientom, ak má odlišnú predstavu o realizácii úlohy ako vy. Takže svoju ponuku píšete čo najpodrobnejšie, aj keď pri tom znovu spomínate katalóg požiadaviek klienta.
V prípade, že pri vykonávaní fotografickej úlohy vzniknú cestovné náklady, tieto (v predpokladanej výške) sa majú uviesť v ponuke. Avšak ak váš klient akceptuje Rolls-Royce ako požičané auto, je to skôr pochybné…
Ponuka by mala v zásade obsahovať:
• Meno, adresa a právna forma príjemcu služieb (objednávateľa)
• Dátum ponuky, prípadne s oznamom, ako dlho sa cítite viazaní touto ponukou
• Číslo ponuky
• Počet prípravných a fotografovacích dní
• Úloha
• Plánovaný termín
• Predpokladané náklady na asistentov, modelov, vizážistov, atď.
• Rozsah fotozáznamov poskytnutých klientovi
• Rozsah práv na použitie poskytnutých klientovi
• Technika, ktorú používate
• Dohodnuté úlohy (rozsah) postprodukcie vykonanej vami
• Náklady na cestovanie (pre modelov, atď.)
• Náklady na catering
• Pokyn o termíne platby (s presným uvedením dátumu)
• Pokyn „Použitie fotografii je možné len po úplnej platbe.“
• Pokyn „Ceny sú uvedené ako čisté sumy, ktoré je potrebné zvýšiť o zákonnú DPH.“
• Pokyn: „Ďalšie náklady, napríklad rýchla preprava atď., budú účtované zákazníkovi na základe dokladov.“
• Peňažná suma za cestovné a ubytovanie alebo oznámenie o predpokladaných cestovných a ubytovacích nákladoch • vaše bankové spojenie
• vaše identifikačné číslo dane
• dohodnutá záloha (ak bola dohodnutá záloha).
V ponuke by ste mali uviesť všetko, čo ste mohli zistiť zo strany klienta o plánovanom fotografovaní. Tieto informácie slúžia na zosúladenie, aby žiadna strana nemala iné predstavy (napríklad o spôsobe fotografovania alebo rozsahu) ako tá druhá. Pri tejto foto-sérii dátového centra bolo hranie s rozmazanou časťou podstatnou súčasťou mojej obrazovej myšlienky, ktorú som klientovi tiež komunikoval vo svojej ponuke.
Ak sa fotí nie pre súkromné osoby, ale fotografie majú byť komerčne využité objednávateľom, potom hlavným poslaním fotografa nie je viac vytvárať (často tisícky) fotografií, ale skôr v poskytovaní práv na používanie. Fotograf „povoľuje“ zákazníkovi, aby používal fotky na určitý rozsah a na určité účely.
Práva na používanie sa poskytujú podľa vecných, priestorových a časových hľadísk:
• Vecné rozlíšenie: „ Na čo môže zákazník používať fotografiu?“ Možné vecné použitia by mohli byť napríklad: pre internetový obchod, pre firemný prospekt, pre výstavný plagát, pre novinovú inzerciu, pre reklamný plagát, pre obal produktu, atď.
• Priestorové rozlíšenie: „ Kde, v akom území, môže zákazník používať fotografiu?“ Možné priestorové použitia by mohli byť napríklad: v Düsseldorfe, v Severnom Porýní-Vestfálsku, v Západnom Nemecku, v Nemecku, v Nemecku a Rakúsku, v Európe, celosvetovo, atď.
• Časové rozlíšenie: „ Na koľko dlho môže zákazník používať fotografiu?“ Možné časové použitie by mohlo byť napríklad: dňa 24.12.2011, v decembri 2011, na 3 mesiace, na 1 rok, na 5 rokov, atď.
Na základe schémy práv na používanie je možné písať výborné ponuky; je to veľká pomôcka pri kalkulácii, pretože umožňuje rozlišovania, ktoré doteraz neboli možné, ak sa ako obvykle kalkulovalo podľa časovej náročnosti.
Príklad: Dostanete telefonát. Máte nafotografovať priateľku volajúceho, v spodnom prádle. Volajúci chce čiernobiele fotky, fotenie má trvať 4 hodiny. Jeho ponuku fotiť za 300,- Euro (vrátane DPH) prijme. Na druhý deň je fotografovanie, zábery sú skvelé, modelka hneď dostane všetky vaše fotky na DVD. O týždeň neskôr dostanete druhý telefonát. Volajúci je priateľom prvého volajúceho a zároveň marketingovým riaditeľom významného výrobcu spodnej bielizne. Už tušíte: Zábery sa mu páčili, takže máte nafotografovať modelku poskytnutú firmou (už v deň fotenia vyšperkovanou) v spodnom prádle, čiernobielo a na 4 hodiny. Na otázku o vašich honorárových požiadavkách odpoviete zo zábrusu: 1.200,- Euro plus zákonná DPH. Marketingový riaditeľ je zdvorilý; jeho priateľ mu totiž oznamoval fotografovanie za 300,- Euro vrátane dane.
Ako vysvetlíte marketingovému riaditeľovi túto odchýlku? Odpoveď je veľmi jednoduchá: Súkromná osoba by svoje fotky najlepšie predviedla len v kruhu známych. Verejne ich nesmie zverejňovať, ani na internete, pokiaľ sa to výslovne nepožaduje. Výrobca spodnej bielizne však používa fotky na reklamu v časopisoch a katalógoch produktov, pre obaly produktov, atď. Fotky sa teda verejne publikujú v značnom rozsahu. Vyššia cena za rovnakú fotografickú prácu a rovnaký časový náročnosť je tým pádom opodstatnená. V prítomnom prípade by ste teda museli, predtým než môžete odovzdať ponuku, zistiť plánovaný rozsah publikácie, z hľadiska vecného, priestorového a časového. Na základe toho môžete zostaviť ponuku presne na plánované publikácie prispôsobenú.
Keď kalkulujete ponuku, nie je rozhodujúce, ako dlho bude fotenie pravdepodobne trvať, pretože potom by mal výrobca spodnej bielizne, ktorý chce fotky využiť na reklamu, platiť rovnako málo ako súkromný zákazník, ak by obe sedenia trvali rovnako dlho. Rozhodujúci je rozsah, v akom budú fotografie neskôr použité, teda zverejnené.
Veľmi dobrá pomoc pri tvorbe ponúk podľa tejto kalkulačného schémy je kniha "Honoráre za obrazy" od Asociácie stredných trhovísk fotografického marketingu (MFM), vydaná Bundesverband der Pressebild-Agenturen a Bildarchive e. V. (BVPA). Stojí 33 € (spolu s príručkou "Trh s obrazmi").
Dopis s potvrdením
Ak vás váš zákazník poveril (ústne alebo písomne), mali by ste zákaz ešte raz zhrnúť vo všetkých detailoch a opäť zaslať zákazníkovi potvrdenie, najlepšie prostredníctvom faxu alebo doporučeného listu. Cieľom je odstrániť prípadné nejasnosti a zákazníkovi ešte raz uviesť vaše podmienky, podľa ktorých budete konať. Zatiaľ čo sa často rýchlo dosiahne dohoda o základných bodoch zákazky, v detailoch sa skrýva čert. V malom písme (všeobecných obchodných podmienkach, VOP) číha veľa nezrovnalostí a preto slúži tento potvrdzujúci dopis na to, aby ste zákazníka ešte raz informovali o obsahu vašich VOP a súčasne ich urobili súčasťou zmluvy. Kľúčové body vo VOP môžu byť: postup pri omeškaní platby, zodpovednosti zákazníka po prijatí fotografií, lehota na reklamáciu, možnosti pre revíziu, sprostredkovateľské konanie, vrátenie originálov/nosičov, úprava obrazu, atď.
Plnenie zákaziek
Fotografický úloha by mal prebiehať hladko, efektívne (“robiť veci správne”) a efektívne (“robiť veci dobre”). Aby ste to zabezpečili, mali by ste si dostatočne načasovať dostupný čas. Okrem toho je vhodné mať aspoň jedného alebo aj viacerých asistentov, aj keď ste zvyknutí pracovať ako samostatníci. Nie iba na pomoc pri nastavení bleskovej súpravy alebo decoru, ale aj na to, aby boli schopní odísť v prípade potreby pre získanie chýbajúceho rekvizitu, cateringu, vhodného outfitu, atď.
Aj keď ste skôr z chaosu, ktorý by ste najradšej vykonali 25 vecí naraz - pri plnení zákaziek vám pomôže štruktúrovaný postup, aby ste neprišli o prehľad a mohli pracovať efektívne. Asistenti môžu pomôcť s malými úlohami, čo vám umožní sústrediť sa na podstatné veci - fotografovanie a spoluprácu so zákazníkom.
Na rozdiel od mnohých mojich kolegov som vždy vnímal prítomnosť zákazníkov osobne počas fotosúťaže na herci ako obohatenie. Tak je zabezpečené, že záujmy zákazníka sa mi podarí fotograficky preniesť. Zároveň prítomnosť zákazníka alebo povereného zástupcu zabráni tomu, aby objednávateľ mohol reklamovať fotky, pretože ak fotím podľa pokynov prítomného zástupcu, neskôr sa nemôžem zodpovedať za to, že sa zákazníkovi nepáčia výsledky.
Samozrejme predpokladom je, že prítomnému zástupcovi pravidelne prezentujem digitálne výsledky - akoby to bol priebežný stav - najlepšie na počítačovom monitore, a že jeho pokyny alebo návrhy na zlepšenie uskutočním.
Ak nie je ani jeden zamestnanec objednávateľa prítomný počas fotosúťaže, je istotou dobrým nápadom, aby ste občas poslali e-mailom nejaké fotovýsledky objednávateľovi, aby mohol kontrolovať priebeh fotosúťaže a schváliť dosiahnuté výsledky. Ak sa niečo nečakané stane, je vždy dobré, ak môžete krátko kontaktovať objednávateľa telefonicky. Pre prípad núdze si teda najlepšie nechajte aj telefónne číslo svojho zákazníka.
Po skončení fotosúťaže musia byť vaše fotografie predložené zákazníkom predtým, ako im ich poskytnete. Osobná kontrola fotografa slúži na odhalenie prípadných chýb, pretože nič nie je trapnejšie, ako keď vám klient zavolá a nájde chyby, zatiaľ čo ste o nich ešte nemali ani tušenie.
Vždy si vytvorte 1-2 zálohy na externých diskoch, predtým ako pošlete vaše výsledky zákazníkovi. Jednoducho vložte originálne pamäťové karty do obálky a pošlite ju poštou zákazníkovi, nie je to prijateľný postup!
Bolo by škoda, keby výsledky fotosúťaže sa stratili. Vždy si preto vytvorte dostatok záložných kópií!
Vystavenie faktúry
Faktúry s celkovou sumou od 100,- € musia spĺňať nasledujúce požiadavky, aby ich finančný úrad uznal. Ak faktúra nespĺňa požiadavky, môže sa stať, že váš zákazník - oprávnene! - odmieta ich zaplatiť. Ak ich napriek tomu zaplatí, môže sa stať, že mu jeho finančný úrad neuzná odpočet dane predplatiteľovi alebo aj daňovú odpočítateľnosť celej sumy faktúry. A rovnako platí aj pre vás: Pred tým, ako zaplatíte faktúru veriteľa, dajte pozor na nasledujúce body:
• Názov „Faktúra“
• Úplné meno a plná adresa vystavovateľa faktúry a príjemcu služby
• Vaše meno a adresa (adresa vystavovateľa faktúry; môže to byť aj adresa prevádzkarne)
• Vaše daňové číslo alebo alternatívne identifikačné číslo na DPH
• Dátum faktúry (dátum vystavenia)
• Číslo faktúry (to musí byť pridelené postupne a musí byť jednoznačné; konkrétny formát nie je nutné dodržiavať)
• Poskytnutá služba (množstvo a druh dodaných predmetov alebo rozsah a druh iného plnenia)
• Dátum dodania (v prípade potreby použite všeobecnéformulovanie „Dátum dodania je dátum vystavenia“, ak nie je uvedený samostatný dátum dodania)
• Celková platba za fotografickú službu štruktúrovaná podľa sadzieb dane z pridanej hodnoty
• Pri vhodnom sadzobnom daňovom percente z pridanej hodnoty
• Vyplývajúca čiastka dane z pridanej hodnoty
• Celková čiastka faktúry (odporúčané; nie je to však zákonne vyžadovanou súčasťou)
• Bankový účet vystavovateľa (odporúčané; nie je to zákonne vyžadovanou súčasťou)
• Dátum splatnosti (odporúčané; nie je to zákonne vyžadovanou súčasťou).
Pre fotografov je tiež odporúčané, aby na faktúre opäť písomne zdokumentovali rozsah udelených licenčných práv. Len tak na pripomenutie. Takže u zákazníka nemôžu vzniknúť žiadne nedorozumenia.
V zábere sú uvedené čisté hodnoty jednotlivých fakturačných položiek, potom vzniknutá celková daň z pridanej hodnoty a suma celej fakturačnej čiastky platnej. Ak bolo v ponuke alebo počas vyjednávania zmluvy dohodnuté platobné podmienky, je zvykom uviesť ich aj na faktúre.
Ak ste daňovým subjektom podľa § 19 UStG (ak ste minulý rok zostali pod ročným obratom 17 500 eur a očakávaný obrát v aktuálnom roku neprekročí 50 000 eur), a teda oslobodený od platby dane z pridanej hodnoty, uvediete jednotlivé položky a celkovú čiastku. Podľa zákonného textu je táto čiastka obsahom dane z pridanej hodnoty; tá však nemusí byť uvedená a ani nevykazuje sa finančnému úradu.
Managemant pohľadávok
Dúfajme, že vaši zákazníci zaplatia včas! Bohužiaľ sa však často stáva, že faktúry nie sú uhradené. To môže mať rôzne príčiny. Niektoré spoločnosti platia svoje faktúry všeobecne s omeškaním o niekoľko mesiacov, čo vedie k ziskom zo úrokmi. Iní by radi zaplatili, ale nemôžu, napríklad preto, lebo sami majú nedostatok financií. Mnohí čakajú sami na príjem, napríklad od finančného úradu pri vrátení dane. Iní zasa skúšajú nepodieta sumy za fotografiu odsúdiť buď nie celkom alebo len čiastočne, reklamáciou údajných chýb v fotografickej práci.
Ak váš zákazník nezaplatí faktúru včas, nemali by ste okamžite hroziť. Možno sa faktúra naozaj strati v papierovej haldy. Najprv slušne spýtajte sa, čo spôsobilo omeškanie platby. Ak platba nepríde ani potom, stanovte primeranú lehotu (2-3 týždne), po ktorej by ste mali navštíviť právnika.
V zásade platí, že faktúry sú okamžite splatné, pokiaľ nebolo dohodnuté niečo iné. Ak váš zákazník nezaplatí včas, nemusí byť sformulovaná dodatočná upomienka, aby sa dostal do omeškania, ale automaticky sa dostáva do omeškania pri prekročení lehoty. Preto je vhodné dokázať, že váš zákazník dostal faktúru, tým, že ju ešte raz pošlete po telefakse okrem originálu. Alebo hneď odporúčaným listom. Čo však nie je dobrý štýl, ak už vopred predpokladáte, že zákazník nechce platiť.
Pokiaľ v lehote zákazník nezaplatí, v praxi sa ešte počká 1-2 týždne, kým sa slušne nepopýta na to, prečo faktúra ešte nebola zaplatená. Ak si teraz uvedomíte, že úmyselne nebola zaplatená, po uplynutí ďalšieho týždňa by ste mali zaslať upomienku s žiadosťou o okamžitú úhradu chýbajúcej sumy. Náklady na vymáhanie pohľadávok (musia byť reálne, pretože by sa mali pohybovať v rozsahu 3 až 5 eur) a prekročené úroky možno ďalej účtovať.
Prekročené úroky sa počítajú vo výške 5% (r.č.) nad zák základnej úverovej sadzby Európskej centrálnej banky (ECB).
Po neúspešnej výzve by ste teraz mali navštíviť právnika, ktorý – v prípade potreby aj pred súdom – vyberie vaše nároky. Vzniknuté náklady nesie dlžník, teda váš zákazník, pokiaľ sa neukáže, že mal oprávnený dôvod na odmietnutie platby, čo je takmer nemožné, ak ste dodali opotrebované fotografie „strednej kvality“.
