Rozhodovanie o zavedení pracovného postupu InCopy

V tomto poslednom časti nášho tutoriálu o Adobe InCopy CC, určeného pre redaktorov, sa zameriame na základnú otázku: Má zmysel zaviesť workflow s InCopy pre tvoj projekt? V predchádzajúcich kapitolách sme už diskutovali o tom, ako funguje InCopy a aké výhody spolupráca s InDesign ponúka. Teraz je čas predstaviť niekoľko rozhodovacích pomôcok, ktoré ti pomôžu zistiť, či by si mal zaviesť InCopy do svojej pracovnej rutiny.

Najdôležitejšie poznatky

Na rozhodnutie o zavedení workflow s InCopy je potrebné zvážiť niekoľko aspektov. Základné otázky sú, či redakcia, zákazník a autori sú ochotní pracovať s InCopy. Je tiež dôležité prediskutovať prípravy s grafickým tímom a zaistiť, že potrebné školenia a podpora sú poskytnuté. Rovnako dôležité sú aj náklady na predplatné a technická podpora.

Krokový postup

1. Skontrolujte ochotu redakcie a autorov

Skôr než zavediete InCopy, mali by ste zistiť, či všetci zainteresovaní sú ochotní pracovať s touto novou aplikáciou. Ide o rozhodujúci krok, pretože prevod na InCopy si vyžaduje, aby sa redakcia a autori naučili pracovať s novým softvérom a novým workflowom. Zaistiť dostatočný záujem a podporu môže pomôcť úspešne absolvovať túto zmenu.

2. Ujasnite si úlohu grafického tímu

Ďalším dôležitým bodom je spolupráca s grafickým tímom. Ujasnite, či je grafik pripravený pracovať s InCopy a či je schopný poskytnúť podporu, obzvlášť keď sa objavia otázky týkajúce sa formátov alebo špeciálnych znakov. Dobre organizovaný tím môže vopred vyriešiť mnohé technické problémy.

3. Zápasy s technickými a organizačnými výzvami

Môžu existovať technické alebo organizačné dôvody, ktoré hovoria proti zavedeniu workflow s InCopy. Ujasnite si, či takéto výzvy existujú a či je grafický tím pripravený na riešenie možných technických problémov. V mnohých prípadoch môže byť externá podpora užitočná, najmä ak sa objavia nepredvídateľné problémy.

4. Posúďte dostupnosť školení

Aby ste zaistili, že všetci zamestnanci budú schopní pracovať s InCopy, je dobré uvažovať o školeniach. Zvážte, či sú náklady na takéto školenia zaradené do rozpočtu a či je tento krok pre redakciu rozumný. Ak je redakcia schopná využiť InCopy, môže to výrazne zvýšiť efektivitu a kvalitu práce.

5. Skontrolujte štruktúru nákladov InCopy predplatného

Mesačné predplatné na InCopy momentálne stojí približne 8,91 eur vrátane DPH a pri ročnom predplatnom môže byť ešte lacnejšie. Dôležité je zvážiť, či náklady sú primerané oproti výhodám, ktoré workflow poskytuje. Tieto úspory sa môžu rýchlo preukázať, pričom širšie využitie InDesignu môže prebiehať v rovnakej cloudovej aplikácii.

6. Zasadnite sa s tímom a naplánujte si workflow

Ak všetky vyššie uvedené body možno jednoznačne zodpovedať kladne, je rozumné zasadnúť si s tímom a naplánovať si workflow. Ujasnite, ktoré prvky budú upravované a či budú potrebné InCopy šablóny. Riešte aj spôsob výmeny dát - cez spoločný server, e-mail alebo FTP.

7. Dokumentujte workflow

Je dôležité zdokumentovať vypracovaný postup. Každý by mal mať písomne zaznamenané, ako jednotlivé kroky vo workflow vyzerajú, aby sa predišlo nedorozumeniam a optimalizovali sa procesy. Jasná dokumentácia slúži nielen na orientáciu, ale aj ako referenčný materiál pre budúce projekty.

8. Naplánujte školenia pre tím

Pred implementáciou novej pracovnej postupnosti sa uistite, že školenia pre všetkých účastníkov sú naplánované. Toto zabezpečí, že všetci zamestnanci budú dobre pripravení na štart do novej pracovnej postupnosti InCopy a že sa eventuálne úvodné problémy minimalizujú.

9. Spustite pracovnú postupnosť InCopy

Po tom, čo boli vykonané všetky prípravy a školenia sa uskutočnili, by nič nemalo brániť štartu pracovnej postupnosti InCopy. Pripravte sa na to, aby ste zažili výhody tohto nového pracovného spôsobu a zvýšili svoju pracovnú efektívnosť.

Zhrnutie

V tejto príručke ste sa dozvedeli, aké úvahy a kroky sú potrebné na zavedenie pracovnej postupnosti InCopy do vášho projektu. Pri rozhodovaní by ste mali zvážiť pripravenosť redakcie, technické možnosti, podporu grafického tímu a náklady a školenia. Ak sú splnené všetky predpoklady, môžete ťažiť z výhod novej softvérovej skupiny.