Validácia údajov a rozbaľovacie zoznamy v aplikácii Google Sheets

V tejto príručke sa dozvieš, ako môžeš používať overovanie údajov v Google tabuľkách na vytvorenie rozbaľovacích zoznamov. Vytváranie rozbaľovacích zoznamov je obzvlášť užitočné, ak chceš predchádzať vstupným chybám a konsolidovať údaje. Predstav si, že pracuješ na vysokoškolskom ústave a chceš jednotne zaznamenávať študijné programy študentov. Pomocou rozumného použitia overovania údajov môžeš zabezpečiť, že vstupy budú štandardizované a môžu byť zoskupené v tvojom zozname.

Najdôležitejšie poznatky

1. Overovanie údajov pomáha predchádzať vstupným chybám a udržiavať údaje konzistentné.
2. Pomocou rozbaľovacích zoznamov môžeš ponúknuť používateľom výber z preddefinovaných hodnôt.
3. Môžeš prispôsobiť overovanie údajov, aby zakázalo manuálne vstupy a zobrazilo užitočné popisné vstupy.

Krok za krokom sprievodca

Krok 1: Aktivovať overovanie údajov

Pre začiatok s overovaním údajov v Google tabuľkách otvor svoju Google tabuľku. Choď na kartu „Údaje“ a klikni na „Overovanie údajov“. Tým sa otvorí nové dialógové okno, v ktorom môžeš nastaviť požadované nastavenia.

Krok 2: Vybrať rozsah buniek

Teraz vyber rozsah buniek, ktorý chceš použiť na rozbaľovací zoznam. Napríklad môžeš vybrať bunky od B4 po B32. Dávaj pozor, aby si určil správny rozsah pre svoje údaje, pretože je rozhodujúci pre neskoršie vstupy.

Krok 3: Voľba kritérií

V dialógovom okne môžeš nastaviť rôzne kritériá pre overenie údajov. To znamená, že môžeš určiť, ktorý typ vstupov je povolený. Máš možnosť vybrať si z existujúceho zoznamu alebo vytvoriť zoznam sám.

Krok 4: Vytvorenie vlastného zoznamu

Ak chceš vytvoriť vlastný zoznam možností pre rozbaľovací zoznam, zadaj požadované položky. Napríklad by si mohol zadať „BW“ pre podnikovú ekonomiku, „WF“ pre ekonómiu a informatiku a „WM“ pre čistú informatiku. Uistite sa, že všetky relevantné študijné programy uvedieš, aby si študentom umožnil správny výber.

Krok 5: Zobraziť rozbaľovací zoznam

Aktivuj možnosť „Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunkách“. Potom klikni na „Uložiť“. Keď je zoznam vytvorený, v danom výbere sa zobrazí symbol rozbaľovacieho zoznamu, ktorý umožní študentom vybrať príslušný študijný program.

Krok 6: Odmietnutie vstupov

Aby si zabezpečil, že študenti nemôžu vykonávať neplatné vstupy, môžeš zabrániť vstupom. To znamená, že nemôžu používať vlastné hodnoty, ktoré nie sú v zozname rozbaľovacích položiek. Vráť sa k overovaniu údajov a aktivuj možnosť implementácie tejto funkcie.

Krok 7: Pridanie popisného textu overenia

Dobrým spôsobom, ako zlepšiť používateľské navigovanie, je pridanie popisného textu overovania. Toto môže pomôcť používateľom informovať o tom, aké hodnoty by mali zadať. Napríklad môžeš stanoviť „Kliknutím zvoľte a zadajte hodnotu z rozsahu“ ako popisný text pomoci.

Krok 8: Použitie rozbaľovacích zoznamov na ďalšie bunky

Aby si aplikoval vytvorený rozbaľovací zoznam na ďalšie bunky, najskôr ich skopíruj. Na to použi kombináciu „Ctrl + C“ na kopírovanie buniek. Potom vyber cieľový rozsah, klikni pravým tlačidlom myši a vyber možnosť „Vložiť obsah“ a potom „Iba vložiť overenie údajov“. Takto budeš mať všetky požadované bunky s rozbaľovacou možnosťou a popisným textom.

Krok 9: Kontrola vstupov

Skontrolujte v Google tabuľke rôzne možnosti rozbaľovacieho zoznamu, aby ste sa uistili, že všetko sa správne zobrazuje. Kliknutím na rozbaľovací zoznam zistite, či sú k dispozícii všetky vytvorené možnosti a či každá bunka zobrazuje upozornenie.

Krok 10: Záver a výsledky

Teraz ste sa naučili, ako vytvoriť rozbaľovacie zoznamy s ovplyvnením údajov v Google tabuľkách. Táto funkcia uľahčuje vkladanie údajov a pomáha vám udržiavať kvalitu vašich záznamov v tabuľkách. Užitočnosť tejto techniky sa prejavuje najmä pri pokusoch zosumarizovať a analyzovať rôzne údaje.

Zhrnutie

V tejto príručke ste postupne zistili, ako implementovať overovanie údajov v Google tabuľkách, aby ste zaistili konzistentné a chybové údaje. Naštudovali ste, ako vytvárať rozbaľovacie zoznamy, odmietnuť vstupy a povoliť užitočné vstupné správy.