Zoom ponúka jednoduchý a efektívny spôsob plánovania schôdzok a cielene pozývania účastníkov. V tomto návode sa dozvieš, ako predplánovať Zoom schôdzku a zaslať príslušný odkaz e-mailom.
Najdôležitejšie zistenia
- Právny plán je kľúčový pre úspech schôdzky.
- Môžete nastaviť podrobnosti o schôdzke ako dátum, čas a účastníkov.
- Možnosť zasielania odkazov e-mailom pomáha informovať tvojich účastníkov rýchlo a efektívne.
Kroky po krokoch
Pre predplánovanie Zoom schôdzky postupuj podľa týchto krokov:
1. Plánovanie Zoom Schôdzky
Otvorte aplikáciu Zoom a vyberte možnosť „Plánovať“. Budete presmerovaní na nové okno, v ktorom môžete nastaviť podrobnosti o schôdzke.
2. Nastavenie Názvu Schôdzky
Prvé pole, ktoré musíte vyplniť, je názov schôdzky. Tento by mal obsahovať jasnú a presnú tému, aby všetci pozvaní účastníci okamžite vedeli, o čo ide. Napríklad by ste mohli zadať "Projektová schôdzka júl" alebo "Plánovanie projektu XY".
3. Vybrať Dátum a Čas
Teraz zvoľte dátum a čas pre vašu schôdzku. Môžete nastaviť dátum v budúcnosti, napríklad 31. október 2023 o 10.00. Dôležité je tiež odhadnúť približnú trvanie schôdzky, v tomto prípade by ste mohli plánovať jednu hodinu.
4. Nastavenie Opakujúcich sa Schôdzok
Ak chcete plánovať pravidelnú schôdzku, máte možnosť ju nastaviť ako opakujúcu sa schôdzku. Môžete napríklad stanoviť, že sa táto schôdzka bude konať každú sobotu o 10.00. Väčšinou je to však voliteľné a závisí od vašich potrieb.
5. Nastavenie Časovej Zóny
Uistite sa, že ste vybrali správnu časovú zónu. V tomto príklade vyberte časovú zónu „Paríž“, ktorá je relevantná pre väčšinu stredoeurópanov.
6. Nastavenie ID Schôdzky a Bezpečnostného Kódu
ID schôdzky sa vytvorí automaticky. Môžete tiež pridať bezpečnostný kód na zabezpečenie dodatočnej úrovne bezpečnosti. Tento kód bude potrebný, ak sa účastníci budú chcieť pripojiť cez telefón alebo konferenčné systémy.
7. Konfigurácia Čakárne
Čakáreň je zaujímavá funkcia, ktorá vám umožňuje kontrolovať účastníkov pred vstupom do schôdzky. Môžete aktivovať alebo deaktivovať čakáreň. Ak je čakáreň aktivovaná, musíte každého účastníka schváliť, než môže vstúpiť.
8. Nastavenie Video
Rozhodnite sa, či má hostiteľ aj účastníci aktivovať video pri začatí schôdzky. Toto môže byť najmä užitočné, ak osoba plánuje schôdzku, ale nebude sa zúčastňovať.
9. Vybrať Kalendárne Možnosti
Vyberte, ktorý kalendár chcete použiť na pripomenutie. Môžete vybrať medzi Outlookom, Google Kalendárom a ďalšími možnosťami. V tomto prípade ste sa rozhodli pre Outlook.
10. Prispôsobiť Rozšírené Nastavenia
V rozšírených nastaveniach môžete stanoviť ďalšie podmienky, napríklad, že účastníci môžu vstúpiť do schôdzky pred hostiteľom. Tu by ste mali tiež aktivovať možnosť ihneď umlčať nových účastníkov pri vstupe.
11. Uloženie Schôdzky
Po nastavení všetkých parametrov kliknite na „Uložiť“. Schôdzka sa teraz vytvorí a budete mať možnosť zobraziť odkaz na schôdzku.
Odoslať odkaz e-mailom
Ak chcete odoslať odkaz, môžete ho skopírovať a poslať e-mailovú správu pozvaným účastníkom. Môžete tiež využiť funkciu v rámci Zoomu na priamu pozvánku osôb, ale táto metóda niekedy nefunguje spoľahlivo. Odporúča sa skopírovať odkaz manuálne do vlastného e-mailu a odoslať ho, aby ste sa uistili, že ho všetci účastníci dostanú včas.
Potvrdenie odoslania e-mailu
Prejdite do svojho e-mailového programu a potvrďte, že pozvánka bola úspešne odoslaná. Môžete odkaz priamo poslať osobám, ktoré ste pozvali, napísaním osobného e-mailu.
Účasť na stretnutí
Všetko je pripravené a pozvané osoby môžu vstúpiť do stretnutia. Každý sa pomocou odkazu, ktorý ste poslali, dostane priamo na stretnutie.
Zhrnutie
Týmito krokmi ste schopní efektívne predplánovať Zoom stretnutie a zabezpečiť, že všetci účastníci budú včas informovaní. Rôzne možnosti a nastavenia vám pomôžu nastaviť stretnutie tak, aby prebiehalo efektívne a organizovane.
Často kladené otázky
Ako naplánujem Zoom stretnutie?Môžete naplánovať stretnutie otvorením aplikácie Zoom, výberom možnosti „Naplánovať“ a zadávaním potrebných detailov.
Môžem vytvoriť opakujúce sa stretnutie?Áno, počas plánovania máte možnosť nastaviť stretnutie ako opakujúce sa.
Ako odoslať odkaz na stretnutie cez e-mail?Môžete skopírovať odkaz a manuálne ho vložiť do e-mailu alebo pozvanie odoslať priamo cez Zoom. Odporúča sa odkaz poslať manuálne, aby ste zabezpečili, že dorazí.
Čo je čakáreň?Čakáreň je funkcia, ktorá vám umožňuje kontrolovať, kedy sa účastníci môžu pridať do stretnutia. Týchto účastníkov musíte prijať pred ich vstupom.
Ako môžem ztlmiť účastníkov?V rozšírených nastaveniach môžete stanoviť, že noví účastníci budú automaticky ztlmení pri vstupe.
