Práca s funkciami v Excelu môže na začiatku pôsobiť prekvapujúco, najmä ak ide o cielené filtrovanie alebo vyhľadávanie údajov. Jednou z najčastejších a najužitočnejších funkcií v Exceli je SVERWEIS. Táto funkcia ti umožňuje extrahovať špecifické informácie z veľkých dátových sád bez manuálneho vyhľadávania. V tomto sprievodcovi ti ukážem, ako efektívne použiť funkciu SVERWEIS na napríklad filtrovanie čísiel faktúr z rozsiahleho zoznamu a zobraziť relevantné informácie.
Najdôležitejšie poznatky
- SVERWEIS umožňuje vyhľadávať a vrátiť určité hodnoty zo zoznamu.
- Pre použitie funkcie SVERWEIS potrebuješ kritérium vyhľadávania a maticu, z ktorej majú byť dáta gezielt zurückgerufen.
- Funkcia ponúka možnosť nájsť presné aj približné zhody.
Krokový návod
1. Pochopenie základov funkcie SVERWEIS
Najprv si musíš uvedomiť, čo funkcia SVERWEIS v skutočnosti robí. Táto funkcia prechádza prvým stĺpcom určenej matice a hľadá konkrétnu hodnotu, aby následne vrátila hodnotu z iného stĺpca v rovnakom riadku.
2. Vytvorenie ukážkových údajov
Otvor si Excelovú pracovnú knihu a vytvor ukážkovú tabuľku s číslami faktúr, názvmi firiem, dátumami faktúr, čistými čiastkami a účelmi použitia. Uisti sa, že táto tabuľka je štrukturovaná, aby SVERWEIS fungoval správne.
3. Určenie vyhľadávacieho kritéria
Vyber pole, do ktorého chceš zadať číslo faktúry. Napríklad môžeš priamo zadať číslo faktúry „007“ do bunky, ktorá slúži ako vyhľadávacie kritérium.
4. Zadanie funkcie SVERWEIS
Choď do bunky, kde má byť zobrazený príslušný názov firmy a začni vstupovať s „=SVERWEIS(“. Tu zadať svoje vyhľadávacie kritérium, ktoré sa vzťahuje na číslo faktúry, a tiež maticu, ktorú chceš prehľadávať.
5. Určenie referencie
Teraz musíš určiť referenciu na tvoje vyhľadávacie kritérium. Je dôležité nastaviť bunku s číslom faktúry ako absolútnu referenciu, aby sa hodnota po ich kopírovaní nezmenila. Môžeš to urobiť stláčaním klávesu „F4“.
6. Výber matice
Následne vyber maticu, v ktorej má Excel vyhľadávať číslo faktúry. Matica by mala obsahovať všetky relevantné stĺpce, z ktorých chceš načítať dáta.
7. Určenie indexu stĺpca
Po určení matice zadej index stĺpca. Ak napríklad číslo faktúry je v prvom stĺpci a chceš vrátiť názov firmy z druhého stĺpca, zadaj hodnotu „2“.
8. Definovanie zhody
Teraz musíš rozhodnúť, či chceš nájsť približnú alebo presnú zhodu. Pre presné vyhľadávanie zadej „0“. Tým sa vydá len presná zhoda čísla faktúry.
9. Dokončenie funkcie
Potvrď vstup stlačením „Enter“. Po zadaní funkcie SVERWEIS by si teraz mal vidieť príslušný názov firmy, ktorý zodpovedá číslu faktúry „007“.
10. Využitie automatického vyplnenia
Môžeš využiť funkciu Autofill na aplikovanie SVERWEIS pre ďalšie čísla faktúr v rovnakej bunke. Dávaj pozor, aby si prispôsobil index stĺpca pre požadované dáta (napr. dátum faktúry, čistú sumu).
11. Prispôsobte formáty údajov
Ak sa zobrazené údaje nezobrazujú vo želanom formáte (napríklad dátumy a hodnoty meny by mali byť zobrazené správne), zmeňte formátovanie buniek podľa potreby vybraním správneho formátu.
12. Testovanie s rôznymi číslami faktúr
Testujte funkciu tým, že zadáte iné čísla faktúr do vyhľadávacieho poľa. Uvidíte, že sa ostatné údaje automaticky aktualizujú.
13. Použitie funkcie SVERWEIS v praxi
Pamätajte si, že môžete využiť funkciu SVERWEIS na vytvorenie používateľsky prívetivej vyhľadávacej ponuky vo vašom dokumente Excel. Toto vám alebo používateľom umožní rýchlo nájsť a zobraziť relevantné údaje bez potreby sklzávania cez veľké objemy údajov.
14. Ďalšie kroky
V ďalšej kapitole sa môžete naučiť, ako môže byť funkcia SVERWEIS v kombinácii s porovnávacími operátormi použitá na vykonávanie dynamických vyhľadávaní. Toto môže poskytnúť rozšírenú aplikáciu funkcie a uľahčiť prispôsobenie sa rôznym dátovým sadám.
Zhrnutie
SVERWEIS je silným nástrojom v Exceli na cielenie údajov z rozsiahlych tabuliek. S jasnou štruktúrou vašich údajov a správnym použitím funkcie SVERWEIS môžete zlepšiť prehľad o dôležitých informáciách. Skúšajte rôzne nastavenia funkcie SVERWEIS, aby ste využili všetky jej možnosti.
Často kladené otázky
Ako funguje funkcia SVERWEIS v Exceli?Funkcia SVERWEIS prehľadáva tabuľku podľa hľadaného kritéria v prvej stĺpci a vráti hodnotu z určitého stĺpca rovnakého riadka.
Môžem použiť funkciu SVERWEIS aj v iných listoch tabuliek?Áno, funkciu SVERWEIS môžete nastaviť tak, aby získala údaje z iných listov tabuliek, pokiaľ správne referujete tabuľku.
Čo sa stane, ak číslo faktúry nie je nájdené?Ak číslo faktúry nie je nájdené, funkcia vráti chybovú hodnotu. Toto môžete zohľadniť súčasne s chybovou správou v Exceli.
Mala by byť matica usporiadaná vzostupne?Pre presnú zhodu nie je usporiadanie potrebné, ale pre približné zhody musí byť prvý stĺpec usporiadaný vzostupne.
Ako môžem automaticky aplikovať SVERWEIS na iné bunky?Môžete využiť funkciu Autofill na automatické použitie SVERWEIS v iných bunkách tým, že ťaháte vzorec nadol.
