Excel je silný nástroj, ktorý ti pomôže nielen pri organizovaní údajov, ale aj pri zaistení integrity údajov. Jednou z kľúčových funkcií je kontrola údajov, s ktorou môžeš definovať obmedzenia pre bunky na zabránenie vloženiu chybných údajov. V tomto návode ti ukážem, ako efektívne využiť túto funkciu na zabezpečenie vloženia iba správnych údajov.
Najdôležitejšie poznatky
- V Exceli môžeš definovať obmedzenia pre vkladanie do buniek.
- Kontrola údajov pomáha zobrazovať chybové správy pri neplatných vstupoch.
- Máš možnosť kontrolovať údaje vo špecifických formátoch ako dátum, číslo alebo čas.
Krok za krokom sprievodca
Krok 1: Otvor vzorový súbor
Predtým, než začneme s nastaveniami, otvorte vzorový súbor „example.xlsx“ s kontrolou údajov. Tento súbor už obsahuje niekoľko otázok, ktoré budeme používať ku kontrole údajov.
Krok 2: Výber bunky pre kontrolu údajov
Sústreďte sa na otázku „Ste starší ako 18 rokov?“. Tu by mala byť povolená iba odpoveď „Áno“ alebo „Nie“. Vyberte bunku, do ktorej má byť táto odpoveď vložená.
Krok 3: Aktivácia kontroly údajov
Prejdite teraz na kartu „Údaje“ v hornej ponuke a nájdite sekciu „Nástroje údajov“. Kliknite na „Kontrola údajov“. Otvorí sa nové okno s možnosťami nastavenia kontroly údajov.
Krok 4: Definovanie obmedzenia vstupu
Vo vyhliadke kontroly údajov vyberte možnosť „Zoznam“ pod „Povoliť“. Tu môžete buď vybrať rozsah buniek, v ktorom sú povolené odpovede, alebo zadať hodnoty priamo: „Áno, Nie“. Kliknutím na „OK“ vytvoríte roletový zoznam pre vstup.
Krok 5: Pridanie upozornenia na vstup
Pre informáciu používateľom počas vstupu môžete pridať upozornenie na vstup. Prejdite na kartu „Hlásenie o vstupe“ v rovnakom okne a zadajte nadpis a príslušnú správu, napríklad „Zadajte prosím: Ste starší ako 18 rokov?“.
Krok 6: Definovanie chybovej správy
Pre zabezpečenie zachytenia neplatných vstupov sa presuňte na kartu „Chybové hlásenie“. Tu môžete konfigurovať nadpis a správu pre chybové hlásenie, ktoré sa zobrazí, ak niekto zada niečo iné ako „Áno“ alebo „Nie“. Kliknite znovu na „OK“ pre uloženie všetkých nastavení.
Krok 7: Nastavenie dátumu narodenia
Teraz chceme nastaviť vstup pre dátum narodenia. Vyberte bunku pre dátum narodenia a znova prejdite na „Údaje“ a potom na „Kontrola údajov“. Vyberte tu možnosť „Dátum“ pod „Povoliť“ a nastavte predvolby pre dátum. Napríklad môžete zadať minimálny dátum 1.1.1900 a maximálny dátum dnešný.
Krok 8: Pridanie upozornenia na dátum
Tu môžete pridať aj upozornenie na vstup, ktoré hovorí používateľom, aby zadal svoj dátum narodenia. Napríklad: „Zadajte svoj dátum narodenia (minimálne 18 rokov)“.
Krok 9: Nastavenie ceny VIP členstva
Nasledujúca bunka sa týka nákladov na VIP členstvo. Nastavte kontrolu údajov tak, aby boli akceptované iba celé čísla medzi 150 a 200 eurami.
Krok 10: Definovať špeciálne zľavy pre VIP zákazníkov
Podobne ako predtým, môžeš teraz pridať možnosť zadania desatinných čísel pre špeciálne zľavy, ktoré sa pohybujú v rozmedzí od 10% (0,1) do 30% (0,3).
Krok 11: Definovať pracovné časy pre začiatok
Pre zadanie pracovných časov prejdi k príslušnej bunke, zvoľ možnosť „Čas“ v rámci kontroly údajov a nastav časový rozsah od 6:00 hod. do 8:00 hod.
Krok 12: Prispôsobiť chybové hlásenia pre pracovné časy
Tu môžeš taktiež definovať chybové hlásenia na zobrazenie upozornenia, ak zadaný čas vyjde mimo definovaného rozsahu.
Zhrnutie
V tomto návode si sa naučil(a), ako pomocou funkcie kontroly údajov v Exceli zabezpečiť, že do tvojich buniek sa zadávajú iba platné údaje. Tým sa znižuje chybovosť a zabezpečuje konzistentnosť údajov vo tvojich zoznamoch v Exceli.
Často kladené otázky
Ako môžeš aktivovať kontrolu údajov v Excele?Zvoľ si bunku, choď na „Údaje“ a potom na „Kontrola údajov“.
Aké druhy vstupov môžeš kontrolovať?Môžeš kontrolovať vstupy na základe zoznamov, čísiel, dátumov, časov a ďalších.
Čo sa stane, ak niekto zadá neplatný údaj?Zobrazí sa chybové hlásenie a môžeš si vybrať možnosť, či by mal byť vstup zamietnutý alebo vydané upozornenie.
