Excel je flexibilný nástroj, ktorý sa používa nielen na analýzu dát, ale aj na správu a porovnanie údajov z rôznych listov tabuliek. V tejto príručke sa naučíš, ako efektívne porovnávať obsah viacerých excelových súborov a spájať ich. Toto je špeciálne dôležité v prostredí s viacerými rozhraniami, kde rôzne prvky editujú rôzni zamestnanci, aby si udržali jasný prehľad o pracovných hodinách alebo iných dátach.
Hlavné zistenia
- Môžeš spojiť excelové súbory pre lepší prehľad.
- Ochrana údajov musí byť zachovaná, ak rôzni zamestnanci spravujú údaje v oddelených súboroch.
- Pomocou funkcií zdieľania a porovnávania v Excely môžeš ušetriť čas a bezpečne spravovať údaje.
Krokový postup
Vytvor východiskový súbor
Začni s vytvorením excelového súboru, v ktorom zoznamuješ pracovné hodiny zamestnancov. Pridaj do neho relevantné informácie ako mená zamestnancov a príslušné pracovné hodiny. Tento súbor neskôr poslúži ako centrálny prehľad. Prejdite na „Súbor“ a potom na „Uložiť ako“, aby ste uložili tento súbor do svojho príkladového adresára.
Vytvorte samostatné súbory pre zamestnancov
Pre každého zamestnanca uvedeného v prehľade vytvorte samostatné excelové súbory. Môžete uložiť pôvodný súbor a potom pomocou „Uložiť ako“ vytvoriť kópiu pre každého zamestnanca. Dávajte si pozor, aby ste súbory vhodne pomenovali, aby bolo jasné, ktorý zamestnanec má ktorý súbor.
Oprávnenie a ochrana údajov
Musíte sa uistiť, že každý zamestnanec môže pristupovať len k svojim vlastným údajom. Pre dosiahnutie tohto cieľa prejdite v excelovej tabuľke na „Hodnotenie“ a povolte možnosť zdieľania pre jednotlivých používateľov. Tým sa zabezpečí, že údaje budú dodržiavať ochranu údajov.
Porovnávanie pracovných zošitov
Po tom, čo všetci zamestnanci zaznamenali svoje pracovné hodiny vo svojich súboroch, môžete tieto súbory spojiť na kontrolu. To sa vykonáva pomocou funkcie „Porovnávanie pracovných zošitov“, ktorú nájdete tiež v ponuke „Hodnotenie“. Táto funkcia automaticky prenesie všetky relevantné údaje do vášho prehľadu.
Automatické aktualizovanie
Po vykonaní funkcie porovnávania excel automaticky skontroluje, či došlo k zmenám v súboroch zamestnancov a prenesie ich do vášho prehľadu. Týmto spôsobom získate kompletný prehľad o všetkých pracovných hodinách v krátkom čase.
Zaznamenávanie zmien
Ak chcete vedieť, kedy a aké zmeny boli vykonané, mali by ste tiež využiť funkciu zaznamenávania zmien. Táto funkcia dokumentuje každú zmenu v pracovných zošitoch, čo vám umožní rýchlo konzultovať v prípade chýb.
Upravenie protokolu
Na zobrazenie protokolu zmien prejdite cez možnosť „Sledovanie zmien“. Tu môžete všetky zmeny zaznamenať do nového listu tabuľky pre lepší prehľad a uskutočniť organizačné úpravy.
Zhrnutie
V tejto príručke ste sa naučili, ako efektívne porovnávať a spájať rôzne excelové zošity. S vytvorením oprávnení a protokolov môžete zabezpečiť bezpečnosť údajov a zvýšiť efektivitu práce. Tieto schopnosti sú obzvlášť užitočné pre oddelenia kontrolingu a predaja, aby si udržali prehľad a optimalizovali pracovný postup.
Často kladené otázky
Ako môžem zaistiť, že zamestnanci uvidia len svoje vlastné údaje?Použite možnosti zdieľania v Exceli na pridelenie špecifických používateľských práv a obmedzenie prístupu k určitým údajom.
Čo sa stane, ak zamestnanec nepredloží svoj súbor?Prehľad sa aktualizuje, keď je súbor predložený, vďaka funkcií porovnávania v Excele.
Môžem používať aj staršie verzie Excela?Uvedené funkcie možno nebudú k dispozícii vo všetkých verziách Exela. Uistite sa, že používate aspoň Excel 2016 alebo novšiu verziu, aby ste mohli využívať všetky opísané funkcie.
Ako je to s dátovou bezpečnosťou, ak súbory nahrajem do cloudu?Ochrana osobných údajov je dôležitá. Ak chcete nahrať súbory do cloudu, uistite sa, že všetci zamestnanci súhlasia s týmto postupom. Alternatívne môžete súbory spravovať lokálne.
