Porovnávanie hodnôt v Exceli

Porovnávanie hodnôt v Exceli ti poskytuje účinný spôsob, ako zabezpečiť konzistenciu a presnosť vo svojich údajoch. Je dôležité predovšetkým v Controllingu a Predaji vedieť, či sú určité hodnoty obsiahnuté v odkazovej tabuľke. V tomto sprievodcovi sa naučíš krok za krokom, ako tieto porovnania v Exceli vykonať. Zistíš, ako aplikovať príslušné vzorce a ako vizuálne zvýrazniť rozdiely.

Najdôležitejšie zistenia

• Pomocou vzorca na porovnávanie v Excely môžeš skontrolovať, či sa hodnota nachádza v odkazovej tabuľke.
• Podmienené formátovanie ti pomôže farebne znázorniť zhody a odchýlky.
• Porovnanie nie je užitočné len pre čísla článkov alebo mená, ale možno ho aplikovať na rôzne údajové polia.

Krok za krokom sprievodca

Na porovnanie hodnôt v odkazovej tabuľke potrebuješ najskôr zoznam položiek a odkazovú tabuľku. V nasledujúcich riadkoch ti vysvetlím celý proces kontroly hodnôt v Excele.

Krok 1: Vytvorenie a príprava tabuliek

Najprv vytvoríš svoj zoznam položiek a odkazovú tabuľku v dokumente Excelu. Zoznam položiek by mal obsahovať všetky relevantné informácie o položkách, napríklad názvy a množstvá tvojich produktov. Odkazová tabuľka je dlhý zoznam všetkých položiek, s ktorými chceš porovnať svoj zoznam položiek.

Krok 2: Vloženie vzorca na porovnávanie

Teraz prichádza na rade vytvorenie vzorca na porovnávanie. Do bunky, kde chceš vidieť výsledok porovnania, vložíš vzorec =VERGLEICH(Hľadaný_kritérium;Hľadacia_tabuľka;Typ_porovnania). Hľadaným kritériom je položka, ktorú hľadáš. V našom prípade by to mohlo byť určité papieroviny ako „Papier 200 g“.

Krok 3: Definovanie hľadacej tabuľky

Hľadacia tabuľka je tvoja odkazová tabuľka, ktorá obsahuje hodnoty, s ktorými chceš porovnať. Aby si pracoval presne, vyberieš celý stĺpec svojej odkazovej tabuľky, ktorý obsahuje názvy položiek. Daj si pozor, aby odkazová tabuľka bola správne pripravená na zabezpečenie presných porovnaní.

Krok 4: Určenie typu porovnania

V nasledujúcom kroku stanovíš typ porovnania. Tu použiješ hodnotu 0 (nula) pre presné zhody. Toto nastavenie zabezpečí, že budú ako zhodné rozpoznané len identické hodnoty, čo je dôležité pre tvoj projekt.

Krok 5: Kontrola výsledkov

Po použití vzorca skontroluj výsledky v bunke. Ak je hodnota prítomná, Excel zobrazí pozíciu v odkazovej tabuľke. Ak sa hodnota nenašla, Excel zobrazí chybu, napríklad "NV".

Krok 6: Využívanie podmieneného formátovania

Na tvorenie vizuálnych stanovísk o nájdených hodnotách môžeš použiť podmienené formátovanie. Označ stĺpec, v ktorom sa zobrazujú výsledky porovnania, a klikni na „Podmienené formátovanie“. Tam môžeš vytvoriť nové pravidlá, napríklad zvýrazniť nenájdené hodnoty červenou farbou.

Krok 7: Prehľad výsledkov porovnania

Po nastavení podmieneného formátovania môžeš ľahko skontrolovať výsledky. Ak daná hodnota nie je prítomná v odkazovej tabuľke, bude to zobrazené náležite. Môžeš tiež vykonať ďalšie upravy, napríklad zvýrazniť písmo tučne alebo vybrať rôzne farby, aby si zvýšil prehľadnosť.

Krok 8: Testovanie rôznych hodnôt

Máš teraz možnosť otestovať rôzne položky. Stačí zadať nové hodnoty do vyhľadávacieho poľa a zistiť, či sa nachádzajú v odkazovej tabuľke. Táto funkcionalita ti pomôže okamžite identifikovať zmeny alebo chyby vo svojich údajoch.

Krok 9: Dokumentácia a spätná väzba

Je dôležité zdokumentovať prácu a objasniť prípadné otázky. Využite políčko s komentárom v Exceli na zanechanie poznámok alebo na komunikáciu s kolegami o zistených odchýlkach. Toto zefektívni proces ešte viac.

Zhrnutie

Porovnávanie hodnôt v referenčnej tabuľke vám pomôže identifikovať chyby a zabezpečiť presnosť vašich údajov. Použitím porovnávacích vzorcov a podmienenej formátovania v Exceli môžete efektívne monitorovať, či sú hľadané položky prítomné.