Excel kurz: Zvýraznite oneskorené dodacie termíny farebne

Ak hľadáte jednoduchú a efektívnu metódu na zvýraznenie meškania dodacích lehôt v Exceli v účtovníctve alebo predaji, ste tu správne. V tomto tutoriáli sa naučíte, ako môžete využiť podmienené formátovanie na vizuálne a prehľadne zobrazenie vašich dát. Naučíte sa rozpoznávať rozdiely medzi plánovanými a skutočnými dodacími lehotami a vizuálne ich zobraziť. Toto vám pomôže nielen pri analýze vašich objednávok, ale aj pri skorom identifikovaní potenciálnych problémov.

Najdôležitejšie poznatky

• Podmienené formátovanie vám umožňuje vizuálne zvýrazniť dodacie termíny.
• Jednoduchými vzorcami môžete zistiť, či sa dodávky uskutočnia včas.
• Naučíte sa, ako prispôsobiť pravidlá podmieneného formátovania na zohľadnenie rôznych lehôt.

Krok za krokom sprievodca

Krok 1: Príprava dát

Najprv je dôležité pripraviť svoje dáta v Exceli. Vytvorte tabuľku s vašimi objednávkami, ktorá minimálne obsahuje stĺpce pre plánované dodacie dátumy a skutočné dodacie dátumy. Uistite sa, že dáta sú správne formátované, aby ich Excel vedel správne identifikovať.

Krok 2: Výber rozsahu buniek

Po zadaní vašich dát do Excelu označte oblasť buniek, ktorú chcete formátovať. Dajte pozor, aby ste nezahŕňali hlavičky, pretože chcete analyzovať len relevantné dáta.

Krok 3: Použitie podmieneného formátovania

Prejdite na možnosť "Podmienené formátovanie" v Excelovom rozhraní a zvoľte „Nové pravidlo“. Tu môžete vytvoriť pravidlo, ktoré určuje, podľa akéhokolvek kritéria sa budú zvýrazňovať bunky.

Krok 4: Vytvorenie pravidla pre meškané dodávky

Na vytvorenie pravidla použite jednoduchý vzorec. Chcete, aby Excel skontroloval, či je plánovaný dátum dodania menší ako skutočný dodací dátum. Pre použitie stĺpcov použite odkazovanie, napríklad pre plánovaný dátum ako $C2 a pre skutočný dátum ako $D2. Vzorec by teda mal vyzerať nasledovne: =C2

Krok 5: Výber možností formátovania

Teraz je čas nastaviť vzhľad zvýraznených buniek. Vyberte výraznú farbu, napríklad výrazné oranžovú, na jasné odlíšenie prekročení časových lehôt. Potvrďte výber kliknutím na „OK“.

Krok 6: Overenie výsledkov

Po použití pravidla uvidíte, že Excel zvýraznil meškané dodávky. Napríklad objednávka plánovaná na február, ktorá bola doručená až v júni, bude zreteľne viditeľná. Takto môžete okamžite identifikovať, kde vznikli problémy.

Krok 7: Prispôsobenie pravidla pre väčšiu flexibilitu

Pre vytvorenie flexibilnejších pravidiel môžete upraviť predchádzajúce pravidlo. Napríklad môžete stanoviť, že dodací dátum bude prijateľný aj v prípade, že je o tri dni oneskorený. Pomocou možnosti „Správa pravidiel“ môžete upraviť existujúce pravidlo.

Krok 8: Úprava vzorca

Nyní musíte mierne upraviť vzorec. Namiesto skontrolovať iba, či je plánovaný dátum menší ako skutočný, odčítajte plánovaný dátum od skutočného a overte, či je rozdiel väčší ako dva dni. Nový vzorec môže vyzerať napríklad takto: =(D2-C2)>2.

Krok 9: Overenie výsledkov úpravy

Po upravení vzorca skontrolujte výsledky. Meškania viac ako tri dni by teraz mali byť správne zvýraznené, zatiaľ čo všetky dodávky s menším oneskorením ako tri dni by mali zachovať svoj pôvodný stav.

Zhrnutie

Zvýrazňovanie oneskorených dodacích termínov v Exceli možno rýchlo a jednoducho vykonať pomocou podmienených formátov. Správnym pochopením vzorcov a použitím možností formátovania môžete vaše údaje podstatne prehľadnejšie zobraziť. Tak si udržíte kontrolu nad svojimi dodávkami a v prípade potreby na ne môžete včas zareagovať.