Interakcia v Exceli: použite vyhľadávacie pole

Rýchle a presné Vyhľadávacie funkcie môžu výrazne zvýšiť efektivitu práce s veľkými Excelovými tabuľkami. Ak často manipulujete s rozsiahlymi dátovými sadami, viete, že integrovaná vyhľadávacia funkcia je síce užitočná, ale často nestačí na splnenie všetkých požiadaviek. Aby som ti pomohol rýchlo nájsť požadované informácie, v tejto príručke ti ukážem, ako do svojej tabuľky vložiť interaktívne vyhľadávacie pole. Na to využijeme podmienené formátovanie, aby sme vyhľadávacie výsledky vizuálne zvýraznili.

Najdôležitejšie zistenia

• Dozvieš sa, ako v Exceli vytvoriť interaktívne vyhľadávacie pole.
• Pomocou podmieneného formátovania môžeš farebne zvýrazniť bunky na základe vyhľadávacích kritérií.
• Vyhľadávanie môže automaticky prebiehať už pri zadávaní jedného písmena.

Krokový postup

Aby si vytvoril interaktívne vyhľadávacie pole v Exceli, postupuj podľa týchto krokov:

1. Prijmi predbežné opatrenia

Otvor svoj súbor Excel, v ktorom sú údaje, ktoré chceš prehľadávať. Odporúčam začať s tabuľkou obsahujúcou mená - napríklad zoznam narodenín. Zväčšiť bunky, aby si mal lepší prehľad.

2. Vložte vyhľadávacie pole

Vlož svoje vyhľadávacie pole napríklad do bunky J1. Tu zadaj slovo „hľadaj“ alebo iný vhodný nadpis. Toto vyhľadávacie pole bude centrálnym bodom pre tvoje zadávania.

3. Definícia vyhľadávacích kritérií

Ak napríklad do vyhľadávacieho poľa v bunke J1 zadaš meno „René“, chceš mať schopnosť zvýrazniť všetky výskyty „René“ v tabuľke. Aby si to dosiahol, použi podmienené formátovanie.

4. Nastavenie podmienenej formátovania

Označ maticu, ktorú chceš použiť na vyhľadávanie. V tomto prípade vyber rozsah od A2 po A18. Potom choď na „Štart“ a vyber možnosť „Podmienené formátovanie“. Tam klikni na „Nové pravidlo“.

5. Nastavenie vzorca pre podmienené formátovanie

Vyber možnosť „Použiť vzorec na stanovenie formátovaných buniek“. Tu zadaj vzorec. Použi funkciu SVERWEIS na prehľadávanie matice. Odkaz na vyhľadávacie pole sa získava zo bunky J1.

6. Definovanie formátovania

Nastav požadovaný formát, ktorý sa má použiť, keď sú kritériá splnené. Zvoľ farbu, ktorá dobre zvýrazní výsledky vyhľadávania. Odporúčam pastelovo červenú alebo inú jemnú farbu, aby to bolo príjemné.

7. Kontrola výsledkov vyhľadávania

Teraz môžeš vyskúšať vyhľadávanie. Zadaj rôzne mená do vyhľadávacieho poľa a sleduj, ako sa príslušné bunky farebne zvýrazňujú.

8. Vylepšenie funkčnosti

Ak v vyhľadávacom poli nie je žiadny text, možno nechceš, aby všade vyskakovali farebné označenia. Preto môžeš prispôsobiť podmienené formátovanie pridaním ďalšieho pravidla, ktoré skontroluje, či je vyhľadávacie pole prázdne. Ak áno, nebude sa používať žiadne formátovanie.

9. Prispôsobenie vzorca

Otvor správcu pravidiel pre podmienené formátovanie a uprav vzorec. Môžeš tu použiť funkciu ISTTEXT. Tak sa vyhľadávanie spustí len v prípade, že je v vyhľadávacom poli text.

10. Otestovanie plnej funkčnosti

Otestuj svoje koncové výsledky s rôznymi vyhľadávacími výrazmi. Upozorni na rôzne mená, ktoré sú zahrnuté v zozname. Všetko by teraz malo fungovať bez problémov a malo by ti pomôcť efektívnejšie nájsť mená v tabuľke.

Zhrnutie

Týmito jasnými krokmi si môžete vytvoriť užitočný nástroj v Exceli, ktorý výrazne zjednoduší vašu prácu s tabuľkami. Interaktívne vyhľadávacie pole podporované podmienenými formátovaniami vám umožní okamžite nájsť relevantné údaje.