Nastavenie funkcie semafora v Exceli pre prezentáciu údajov

Chcete zaujímavejší prezentáciu údajov v Exceli? Funkcia semaforu je účinný spôsob, ako jednoducho zobraziť stav hodnôt. S jasným vizuálnym zobrazením môžete rýchlo zistiť, či vaše údaje sú v požadovaných hraniciach alebo nie. V tejto príručke sa dozviete, ako vytvoriť v Excely semafor, ktorý sa mení na červenú, žltú alebo zelenú v závislosti od zadaných hodnôt.

Najdôležitejšie poznatky

• Dostanete sa, ako v Excely implementovať funkcie semaforov pomocou podmienenej formátovania.
• Je vysvetlené, ako sa používa písmo na vizuálne zobrazenie semaforu.
• Dostanete postup krok za krokom na nastavenie a testovanie semaforu.

Krok za krokom sprievodca vytváraním funkcie semaforu

Aby ste v Excely vytvorili semafor, postupujte podľa týchto krokov:

Krok 1: Pripravte bunky a použite písmo Webdings

Najskôr otvorte tabuľku Excelu. Vyberte bunku D1, kde chcete implementovať funkciu semaforu. Na zobrazenie semaforu použite písmo „Webdings“. Tento príklad písma je k dispozícii na každom systéme Windows. Do bunky D1 zadajte písmeno „n“.

Skopírujte bunku D1 a trikrát ju vložte pod seba, aby ste mali tri bunky, v ktorých zobrazíte farby semaforu. Dôležité je prispôsobiť šírku stĺpcov, aby to vyzeralo dobre.

Zarovnajte bunky horizontálne stredovo a zarovnajte obsah. Pre jasný rozdiel nastavte pozadie na neutrálnu farbu, napríklad na svetlo šedú.

Krok 2: Nastavenie podmieneného formátovania pre červenú

Teraz, keď máte vytvorené bunky, je čas nastaviť podmienené formátovanie pre farby semaforu. Začnite s červenou semaforom. Označte bunku D1 a choďte do menu „Štart“. Vyberte „Podmienené formátovanie“ a potom „Nové pravidlo“.

Vyberte možnosť „Vzorec na stanovenie formátovaných buniek“ a zadajte nasledujúci vzorec:

=D1<=10.

Kliknite na „Formát“, zvoľte červenú farbu písma a potvrďte to stlačením tlačidla „OK“. Zistíte, že bunka sa premení na červenú, ak zadáte hodnotu menšiu alebo rovnú 10.

Krok 3: Vytvorenie podmieneného formátovania pre žltú

Ďalším krokom je nastavenie žltého semaforu. Znovu choďte na „Podmienené formátovanie“ a vytvorte nové pravidlo. Opäť použite možnosť „Vzorec na stanovenie formátovaných buniek“. V tomto prípade zadajte nasledujúci vzorec, ktorý zahŕňa hodnoty medzi 11 a 20:

=AND(D1>10;D1<=20).

Po zadaní vzorca kliknite znova na „Formátovanie“ a zvoľte žltú farbu. Potvrďte tlačidlom „OK“. Overte funkčnosť tým, že do príslušného rozsahu zadáte hodnoty - bunka by sa teraz mala zafarbiť na žlto, ak zadáte hodnotu medzi 11 a 20.

Krok 4: Nastavenie podmieneného formátovania pre zelenú farbu

Teraz nastavte poslednú podmienku pre zelený semafor. Znova choďte na „Podmienené formátovanie“ a pridajte nové pravidlo. Zvoľte vzorec „=D1>=21“. To znamená, že bunka sa zafarbí na zeleno, ak hodnota je 21 alebo viac.

Vyberte ako predtým požadovanú zelenú farbu písma a potvrďte vašu voľbu. Teraz sa bunka zobrazí zeleno, ak napríklad zadáte 21 alebo viac.

Krok 5: Upraviť ďalšie nastavenia

Ak chcete vykonať ďalšie úpravy, môžete definovať podmienky pre prázdne bunky. Môžete povedať, že bunka bude zobrazená červeno, ak obsah bude menší ako 1. Na tento účel znova použite podmienené formátovanie a pridajte pravidlo.

Toto pravidlo vám umožní rýchlo zistiť, ak je napríklad stav zásob nulový alebo neboli zadané relevantné údaje.

Krok 6: Testovanie vášho žltého svetla

Teraz, keď sú všetky pravidlá definované, otestujte žlté svetlo s rôznymi hodnotami. Zadajte hodnoty od 0 do 30 a sledujte, ako sa farby zmenia podľa toho. Toto vám umožní okamžite pochopiť vizuálnu prezentáciu údajov a podľa toho konať.

Zhrnutie

Týmto jednoduchým postupom po krokoch ste sa naučili, ako v Exceli nastaviť funkciu žltého svetla, ktorá poskytuje vizuálny spätnú väzbu k zadaným hodnotám. Toto môže byť veľmi užitočné v mnohých aplikáciách, ako sú skladové stavy, predajné údaje alebo všeobecné KPI údaje.