Vytvorenie hromadného listu v programe Word - Jednoduchý návod

Chcete poslať osobné listy viacerým príjemcom a individuálne prispôsobiť oslovenie? S funkciou hromadných listov v programe Microsoft Word môžete to rýchlo a jednoducho dosiahnuť. Tento návod vám ukáže, ako pomocou tabuľky Excel definovať príjemcov a správne používať rôzne formy oslovenia ako „Pán“ a „Pani“. Dajte sa do toho rovno a spoločne prejdeme kroky vytvorenia efektívneho hromadného listu.

Najdôležitejšie poznatky

• Naučíte sa, ako v programe Word vytvoriť a prispôsobiť hromadný list.
• Použitie zoznamu v Exceli umožňuje jednoduché spravovanie údajov príjemcov.
• Formáty oslovenia je možné dynamicky prispôsobiť, aby sa získala osobná atmosféra.

Návod krok za krokom

Na vytvorenie hromadného listu v programe Word postupujte nasledovne:

Krok 1: Spustiť hromadný list

Najprv otvorte program Microsoft Word. Prejdite na kartu „Zásielky“ a vyberte možnosť „Spustiť hromadný tlač“. Potom kliknite na „Listy“, aby ste spustili proces hromadného listu.

Krok 2: Vybrať zoznam príjemcov

Potom musíte vybrať zoznam príjemcov. Máte možnosť buď vložiť nový zoznam, použiť existujúci zoznam alebo vybrať kontakty z Outlooku. V tomto návode používame tabuľku Excel, ktorú máte uloženú na pracovnej ploche.

Krok 3: Údaje príjemcov upraviť

Teraz môžete upraviť zoznam príjemcov. Pomocou zdroja údajov s názvom „Adresár.xls“ vo vzorovom návode môžete pridať adresy, hľadať duplicity alebo filtrovať podľa určitých kritérií. Zobrazí sa prehľad priezvisk, mien a oslovení.

Krok 4: Pridať blok adries

Teraz pridajte blok adries kliknutím na „Blok adries“. Tu môžete vybrať vhodné polia pre oslovenie a adresu. Word automaticky rozpozná polia, takže potrebné informácie sa ľahko prevezmú.

Krok 5: Skontrolovať náhľad

Je dôležité skontrolovať náhľad listu. Môžete vidieť, ako sa adresa a ďalšie obsahy v liste zobrazujú. Kliknite na „Zobraziť výsledky náhľadu“, aby ste sa uistili, že všetko je správne usporiadané.

Krok 6: Pridať predmet a dátum

Teraz môžete do pripraveného dokumentu vložiť predmet vašeho listu. Napíšte napríklad „Testovací hromadný list“ a pridajte dátum. Tým dáte svojmu listu formálnu štruktúru.

Krok 7: Dynamicky vložiť oslovenie

Použite veľké písmená príkazy na prispôsobenie oslovenia. S touto funkcíou môžete rozlišovať medzi „Vážený pán“ a „Vážená pani“ na základe údajov vo vašej tabuľke Excel.

Krok 8: Pokračovať v hromadnom liste

Teraz napíšte text listu podľa vášho uváženia. Môžete napísať všeobecný text, ktorý platí pre všetkých príjemcov. Dôrazne sa snažte, aby bol formulovaný inkluzívny a príjemný.

Krok 9: Vykonanie kontroly chýb

Pred ukončením hromadného listu vykonajte kontrolu chýb. Prejdite cez jednotlivé adresy a uistite sa, že neobsahujú žiadne chyby v oslovných formátoch alebo údajoch o adrese.

Krok 10: Vytlačiť alebo odoslať hromadný list

Teraz, keď je tvoj hromadný list dokončený a dobre vyzerá, vráť sa späť na záložku „Odosielanie“ a klikni na „Dokončiť a zlúčiť“. Tu máš možnosť dokument vytlačiť, odoslať e-mailom alebo uložiť dokumenty na ďalšie upravovanie.

Krok 11: Pridanie ďalších polí

Pokiaľ je potrebné, môžeš do svojho listu integrovať ďalšie individuálne polia, napríklad telefónne čísla. Vyber príslušné stĺpce zo svojho súboru Excel, aby si vytvoril dodatočnú personalizáciu.

Krok 12: Dokončenie

Po všetkých týchto krokoch si úspešne vytvoril hromadný list. Môžeš teraz uložiť svoj dokument a podľa potreby ho odoslať alebo vytlačiť.

Zhrnutie

V tejto príručke si sa naučil, ako jednoducho a efektívne vytvoriť hromadný list v programe Microsoft Word. Prešiel si celým procesom, od výberu zoznamu príjemcov cez personalizované oslovenie až po finálnu úpravu a vytlačenie alebo odoslanie svojich listov.