Rýchlo prehľadávať PDF súbory: Ako vytvoriť index

Kto by to nepoznal: veľká zbierka súborov PDF na pevnom disku a zúfalo hľadáte konkrétny dokument. Prehľadávanie tisícov súborov sa môže ukázať ako zdĺhavá úloha. Ale to nemusí byť! S pravou technikou môžete svoje PDF súbory indexovať a vyhľadávať bleskovo rýchlo. V tomto návode vám ukážem, ako v Adobe Acrobat vytvoriť index, aby ste svoje PDF súbory mohli ľahko nájsť.

Najdôležitejšie poznatky

• Vytvorením indexu v Adobe Acrobat môžete svoje PDF dokumenty prehľadávať extrémne rýchlo.
• Indexácia je jednorazový proces, ktorý vám dlhodobo ušetrí veľa času.
• Môžete vybrať konkrétne priečinky a prispôsobiť vyhľadávanie.

Krok za krokom sprievodca

Krok 1: Otvorenie rozšírenej vyhľadávacej funkcie

Na spustenie procesu najprv otvorte Adobe Acrobat na svojom počítači a zavolajte rozšírené vyhľadávanie. Môžete to urobiť veľmi rýchlo stlačením klávesov Ctrl + Shift + F. Tak sa dostanete do rozšíreného vyhľadávacieho menu, ktoré vám umožní definovať presnejšie vyhľadávacie parametre.

Krok 2: Výber zložky na vyhľadávanie

Teraz musíte vybrať zložku, ktorú chcete prehľadávať. Vyberte si miesto, kde sa vaše PDF súbory nachádzajú. Dávajte pozor, aby boli zohľadnené aj všetky podzložky, pokiaľ ste tam uložili aj dokumenty. Priamo vo svojom správcovi súborov môžete vidieť, koľko podzložiek je k dispozícii a či sú v nich skutočne uložené PDF súbory.

Krok 3: Vyhľadávanie spustiť

Zadajte teraz hľadané slovo alebo špecifický výraz, podľa ktorého chcete vyhľadávať. Kliknite na tlačidlo „Hľadať“ a sledujte, ako systém pracuje. Čím viac PDF súborov sa nachádza v zložke, tým dlhšie môže trvať vyhľadávanie. Vo svojom príklade s viac ako 100 PDF súbormi vyhľadávanie trvalo takmer minútu.

Krok 4: Vytvorenie indexu

Aby ste zrýchlili vyhľadávací proces v budúcnosti, mali by ste vytvoriť index. Prejdite do Adobe Acrobat na „Nástroje“ a vyhľadajte „Index“. Kliknite na „Nový index“, aby sa spustil proces vytvárania indexu.

Krok 5: Pomenovanie indexu

Požiadavka na zadanie názvu pre nový index sa zobrazí. Vyberte významný názov, ako napríklad „Zbierka_PDF_Fotografia“. Toto vám pomôže ľahko identifikovať index neskôr. Dôležité je tiež pridať krátky opis indexu.

Krok 6: Pridanie zložiek

Teraz môžete vybrať zložky, ktoré majú byť zahrnuté do indexu. Skopírujte cesty zložiek, ktoré chcete, a vložte ich podľa potreby. Máte tiež možnosť vylúčiť jednotlivé zložky, ak nechcete indexovať určité dokumenty.

Krok 7: Generovanie indexu

Kliknite teraz na „Generovať“, aby sa vytvoril index. Tento proces zvyčajne netrvá veľmi dlho - často tak krátko, ako by trvalo manuálne vyhľadávanie. Krásou indexu je, že tento proces musíte naozaj urobiť iba raz.

Krok 8: Použitie novej indexovanej rozšírenej vyhľadávacej funkcie

Po vytvorení indexu ho môžete kedykoľvek použiť. Otvorte znova rozšírené vyhľadávanie pomocou Ctrl + Shift + F a vyberte nový index v „Zobrazenie viacerých možností“. Pridajte ho a už môžete začať vyhľadávať.

Krok 9: Prehliadanie výsledkov

Zadaj hľadané slovo znova. Uvidíš, že výsledky sa zobrazia takmer okamžite. Môžeš kliknúť na výsledky a priamo sa dostať k príslušnému dokumentu. Nezabudni upraviť okná podľa svojich potrieb, aby si získal(a) lepší prehľad.

Krok 10: Definovanie dodatočných kritérií vyhľadávania

Aby si mohol(a) vyhľadávať ešte presnejšie, môžeš definovať rôzne ďalšie vyhľadávacie kritériá. Napríklad môžeš určiť, či chceš vyhľadávať len celé slová alebo aj určité veľkosti písmen. Experimentuj s týmito nastaveniami, aby si dosiahol(a) čo najlepšie výsledky.

Zhrnutie

Vytvorenie indexu v programe Adobe Acrobat ti umožňuje rýchlo a efektívne prejsť veľkú zbierku PDF dokumentov. Len niekoľkými krokmi môžeš ušetriť čas indexovaním a výrazne zrýchliť tvoje vyhľadávanie. Je to jednorazové úsilie, ktoré sa však dlhodobo oplatí.