Efektívne porovnávanie dokumentov v aplikácii Acrobat

Kontrola zmlúv alebo iných dokumentov sa môže rýchlo stať namáhavou úlohou. Keď sa dostaneš k prepracovanej verzii svojich zmlúv, môže byť frustrujúce všetko znovu prečítať. Ale nemusí to byť! Acrobat ponúka praktickú funkciu, ktorá ti výrazne uľahčí porovnávanie dokumentov. V tomto návode ukážem, ako môžeš optimálne využiť funkciu „Porovnávanie“, aby si zmeny rýchlo a jednoducho zaznamenal.

Najdôležitejšie poznatky

• S funkcionalitou „Porovnávanie“ v programe Acrobat ušetríš čas a nervy pri kontrole dokumentov.
• Je možné porovnávať iba text, aby si si všimol hlavné zmeny.
• Všetky nájdené zmeny sú prehľadne zoradené, takže na prvý pohľad môžeš vidieť, kde sa úpravy uskutočnili.

Krok za krokom sprievodca

Aby si úspešne vykonal porovnávanie dokumentov v programe Acrobat, postupuj podľa týchto jednoduchých krokov:

1. Priprav si svoje dokumenty

Predtým než začneš s porovnávaním, uisti sa, že máš k dispozícii ako originálnu verziu, tak aj zmenenú verziu svojej zmluvy alebo dokumentu. V mojom príklade dokumentujem zmluvu, v ktorej sa zmenil časový úsek.

2. Otvor si program Acrobat a choď do porovnania

Spusti program Acrobat a načítaj zmenený súbor PDF, ktorý chceš porovnať. Potom prejdi na „Nástroje“ v hornom menu a zvoľ možnosť „Porovnať súbory“.

3. Vyber súbory na porovnanie

Budeš vyzvaný vybrať obe dokumenty, ktoré chceš porovnať. Acrobat automaticky navrhne nedávno upravený súbor, avšak musíš tiež vybrať originálnu verziu.

4. Urč typ porovnávania

V tomto bode môžeš špecifikovať, či chceš porovnať iba text alebo aj grafiky. Vo väčšine prípadov, ako napríklad v mojom príklade, postačí porovnať iba text, pretože žiadne iné prvky neboli zmenené. Vyber príslušnú možnosť.

5. Spusti porovnanie

Keď si vybral všetky nastavenia, klikni na „Porovnať“. Acrobat začne analyzovať obidva dokumenty a hľadať v nich rozdiely.

6. Skontroluj výsledky

Po skončení porovnania ti Acrobat ukáže všetky zmeny. Môžeš prejsť zoznam zistených rozdielov. Na navigáciu medzi zmenami máš k dispozícii jednoduché tlačidlo.

7. Analyzuj zmeny

Klikni na „Ďalšia zmena“, aby si prešiel jednotlivými rozdielmi. Tu presne uvidíš, čo je v pôvodnom dokumente a aké úpravy boli vykonané v novej verzii. V mojom prípade sa napríklad časový úsek zmenil z 14 na 30 dní.

8. Formuluj svoje návrhy

Využi zistené rozdiely na formulovanie prípadných otázok alebo názorov. Schopnosť vidieť všetky zmeny na jednom mieste ti dáva veľké množstvo istoty pri podpise dokumentu alebo vedení ďalšieho vyjednávania.

Týmito krokmi môžeš efektívne zabezpečiť, že si všimneš všetky zmeny vo svojich dokumentoch, aniž by si plytval zbytočne časom čítaním celého textu. Vďaka intuitívnym funkciám programu Acrobat sa porovnávanie dokumentov stanoví ľahkým procesom.

Zhrnutie

V tomto návode ste sa dozvedeli, ako môžete využiť funkciu "Porovnanie" v Acrobate na rýchlu identifikáciu zmien v zmluvách. S jednoduchým ovládaním a prehľadným zobrazením rozdielov môžete zabezpečiť, že pri kontrole upravených dokumentov nevynecháte nič dôležité.