Čo je projekt? Základy definície projektu

V dnešnom rýchlom sa meniacom obchodnom svete je kľúčové mať jasno o základných pojmov v oblasti riadenia projektov. Ak sa chcete stať kompetentným projektovým manažérom alebo aktívnym členom tímu, pochopenie toho, čo je projekt a ako je definovaný, je prvým krokom k úspechu. Tu sa dozvieš všetko podstatné o definícii projektu a prečo sú tieto znalosti nevyhnutné.

Hlavné poznatky

• Projekt je dočasné úsilie na poskytnutie jedinečného produktu, služby alebo výsledku.
• Projekty sú časovo obmedzené s jasným začiatkom a koncom.
• Projekt vyžaduje špecifické zdroje ako rozpočet, materiály a zamestnancov.
• Každý projekt má definovaný cieľ, ktorý musí byť dosiahnuteľný.
• Dôležití súčasníci sú kľúčoví pre úspech projektu a mali by byť zohľadnení od začiatku.

Krok za krokom sprievodca definíciou projektu

1. Čo je projekt?

Na začiatku je dôležité definovať pojem „projekt“. Podľa definície Inštitútu riadenia projektov (PMI) je projekt „dočasné úsilie na poskytnutie jedinečného produktu, služby alebo výsledku“. Táto definícia je základom, na ktorom je postavené vaše porozumenie riadeniu projektov.

2. Prečo dočasné?

Pojem „dočasné“ znamená, že projekt má definované dátumy začiatku a konca. Nebeží neobmedzene, ale má jasný rámec, ktorý ho odlišuje od každodenných operácií. Projekty sú teda časovo obmedzené a majú stanovený cieľ, ktorý sa má dosiahnuť v určitom čase.

3. Jedinečnosť projektu

Veľmi dôležitým aspektom je, že každý projekt smeruje k jedinečnému výsledku. Nezáleží na tom, či ide o vývoj produktu, poskytovanie služieb alebo špecifický výsledok, dôležité je, že sa neopakuje pravidelne. Na zdôraznenie jedinečnosti si predstavte, že ste súčasťou tímu, ktorý vyvíja nový systém online nakupovania. Ide o jedinečný projekt, aj keď môže využívať mnohé z tých istých princípov ako predchádzajúce projekty.

4. Riadenie zdrojov

Zdroje sú základnou súčasťou každého projektu. Nezahŕňajú len materiály, ale aj rozpočet a zamestnancov. Projektový manažér musí zabezpečiť efektívne pridelenie potrebných zdrojov. Zdroje sú často obmedzené, preto plánovanie a využívanie týchto zdrojov je kľúčom k úspešnému projektu.

5. Synergie projektu

V projekte často spolupracujú zamestnanci z rôznych oddelení. Tím s medzipredmetnými znalosťami spoločne prináša potrebné schopnosti a pohľady na dosiahnutie cieľa projektu. Dobrým príkladom takýchto synergií je, keď marketing, IT a predaj spolupracujú na zavedení nového produktu, aby sa zabezpečilo, že všetky aspekty od vývoja po predaj sú dobre koordinované.

6. Definujte ciele

Projekt je vždy spojený s cieľom. Musíte začať s aktuálnym stavom a stanoviť cieľový stav. Napríklad pre nový produkt musíte v určenom časovom rámci vypracovať jeho obal. Vaše pôvodné ciele a časové termíny vám pomáhajú riadiť projekt a podnikať potrebné kroky.

7. Časový rámec a termíny

Každý projekt vyžaduje jasný časový plán pre vykonávanie. Musíte zabezpečiť, že všetky úlohy budú dokončené v požadovanom termíne. Ak má byť produkt napríklad spustený 3. augusta, musí byť príslušný obal hotový včas.

8. Rozpočtovanie a finančné prostriedky

Väčšina projektov má pridelený rozpočet, ktorý sa musí dodržiavať, hoci v istých prípadoch môže byť odôvodnené zváženie odchýliek. Kvalitne definovaný rozpočet vám umožňuje správne rozdeliť dostupné zdroje a zabrániť chybám, ktoré by mohli viesť k finančným problémom.

9. Riadenie zainteresovaných strán

Každý projekt má vždy zainteresované strany - skupiny alebo jednotlivci, ktorí majú záujem o projekt alebo sú ovplyvnení jeho výsledkami. Patria sem nielen zamestnanci, ale aj zákazníci, dodávatelia alebo investori. V projekte musíte zvážiť, ako sa zapájať zainteresované strany a aké očakávania majú.

10. Úloha projektového manažéra

Projektový manažér zohráva centrálnu úlohu v celom projektoveracnom procese. Zabezpečuje, že všetky úlohy sú koordinované a vykonané včas. Projektový manažér je zodpovedný aj za komunikáciu všetkým relevantných informácií týkajúcich sa pokroku, úspechov a výziev v projekte.

Zhrnutie

Jasné stanovenie poskytuje základ pre každý úspešný projekt. Projekt je dočasný a jedinečný a vyžaduje špecifické zdroje, ako aj jasne stanovené ciele. Stakeholderi zohrávajú dôležitú úlohu a projektový manažér sa stará o to, aby boli všetky aspekty projektu zosúladené.