Je dôležité využívať správne možnosti na dokumentovanie a zdieľanie vlastného pokroku pri každodennej projektovej práci. MS Project ponúka výkonné funkcie na ukladanie a exportovanie tvojich projektov, ktoré ti pomôžu efektívne pracovať a zdieľať svoje výsledky s ostatnými. V tejto príručke sa dočítaš, ako vytvárať zálohy svojich projektov a exportovať ich do rôznych formátov.
Hlavné poznatky
- Ukladanie projektov v MS Projecte je jednoduché a môže sa vykonať cez ponuku "Súbor".
- Môžeš exportovať projekty do rôznych formátov vrátane PDF.
- Je možné zdieľať informácie o projekte e-mailom alebo ich synchronizovať s SharePointom.
Krokový postup
Uloženie projektu
Spusti svoj projekt a choď do horného menu. Ak chceš svoj projekt uložiť, klikni na "Súbor" a zvoľ "Uložiť ako". Otvorí sa nové okno, v ktorom môžeš zvoliť miesto uloženia. Môžeš si vybrať konkrétny priečinok na svojom PC, kde chceš uložiť svoje súbory. Ak si pripojený k cloudovým službám, ako napríklad OneDrive, môžeš tam tiež uložiť. To ti dáva flexibilitu dosiahnuť svoj projekt z rôznych zariadení.
Výber miesta uloženia
V okne výberu môžeš kliknutím dvakrát zvoliť konkrétny priečinok na svojom PC. Táto funkcia ti umožňuje udržiavať svoje projekty organizované, aby si ich rýchlo našiel, keď ich potrebuješ. Okrem toho dbaj na to, aby zvolený priečinok bol ľahko dostupný, najmä ak chceš pristupovať k tomuto projektu často.
Exportovanie projektu
Po uložení svojho projektu máš možnosť ho exportovať. Prepnutím na kartu "Zdieľať" sa zobrazia rôzne možnosti, ktoré môžeš využiť. Jednou z najčastejších možností exportu je vytvorenie PDF súboru. Zvoľ túto možnosť na vytvorenie prehľadu tvojho projektu. Tento PDF súbor ti dáva možnosť zdieľať svoj projekt vo forme ľahko čitateľnej prezentácie.
Výber časového rámca pre export
Ak si aktivujes vytváranie PDF, môžeš teraz zvoliť časový úsek, ktorý chceš zobraziť vo svojom PDF. Máš možnosť presne určiť, ktoré údaje majú byť poskytnuté. Toto je obzvlášť užitočné, ak chceš zdôrazniť len určité časové úseky alebo míľniky namiesto zobrazenia celého projektu.
Kontrola a uloženie dokumentu
Po výbere môžeš dokument skontrolovať. Exportovanie môže chvíľu trvať, no zabezpečí, že všetky zvolené informácie sú správne a zobrazujú sa podľa tvojich predstáv. PDF bude potom praktickým spôsobom, ako dokumentovať pokrok a informácie o tvojom projekte.
Využitie funkcie e-mailu
Ďalšou výhodou programu MS Project je možnosť zdielať svoj projekt e-mailom. Prejdite späť na kartu "Zdieľať" a vyberte možnosť odoslať projekt ako prílohu e-mailu. Tým sa automaticky otvorí tvoj e-mailový program a môžeš pridať kontakt, kam chceš projekt poslať. Tento spôsob výmeny informácií je veľmi jednoduchý.
Odoslanie e-mailu
Uistite sa, že zadaný kontakt je správny a prípadne pridajte správu. Po pridaní relevantných informácií môžete jednoducho kliknúť na „Odoslať“. Tým získa druhá osoba aktuálny projekt a môžeš sa uistiť, že všetci zainteresovaní budú v obraze.
Zhrnutie
Ukladanie a exportovanie projektov v MS Projecte je dôležitou súčasťou projektového riadenia. Dodržiavaním uvedených krokov môžeš zaistiť, že tvoje informácie sú správne zachytené a ľahko dostupné, či už pre teba samotného alebo pre tvoj tím.
Časté otázky
Ako uložím projekt v MS Project?Choďte na „Súbor“, vyberte „Uložiť ako“ a vyberte požadované miesto uloženia.
Môžem exportovať môj projekt ako PDF súbor?Áno, prejdite na kartu „Zdieľať“ a vyberte možnosť exportu do formátu PDF.
Ako môžem zdieľať môj projekt cez e-mail?V karte „Zdieľať“ vyberte možnosť odoslať e-mailom, zadajte e-mailovú adresu príjemcu a odošlite dokument.
