Moderné trendy a technologické vývoje čoraz viac menia mnohé z vecí, na ktoré sme zvyknutí. Jednou z týchto zmien je odoslanie žiadosti o zamestnanie e-mailom, ktoré sa stalo dôležitým krokom v procese hľadania zamestnania. Spoločnosti dokonca dávajú prednosť žiadosti prostredníctvom e-mailu, pretože tak odpadá krok znovu poslať pôvodnú žiadosť poštou v prípade odmietnutia.

Je dôležité dbať na niektoré veci pri odosielaní žiadosti ako e-mail. Správne formátovanie a odoslanie žiadosti môžu výrazne ovplyvniť prvý dojem, ktorý si zamestnávateľ o tebe vytvorí. V e-maile s tvojimi žiadateľskými materiálmi záleží na každom detail. Od predmetu až po správne prílohy.

Prečo je dôležité odoslať žiadosť o zamestnanie e-mailom čo najpresnejšie?

Správne odoslanie žiadosti o zamestnanie e-mailom je úvodom k úspešnému hľadaniu práce. Prvým krokom je dokázateľne, že si dávaš pozor na detaily a dokážeš dodržať pokyny od začiatku. Zamestnávatelia oceňujú uchádzačov, ktorí dôkladne vykonávajú úlohy a s presnosťou reagujú na požiadavky. Druhým krokom je ukázať, že tvoj písomný životopis je dobre napísaný, čo dokazuje, že svoje hľadanie práce berieš vážne a profesionálne. Signalizuje to zamestnávateľovi, že si skutočne zaujatý o miesto a si ochotný investovať čas a úsilie do prípravy žiadosti.

Prvý dojem zamestnávateľa sa vytvára okamžite, keď otvorí tvoj e-mail. Predmet správy, pozdravy, obsah a podpis vytvárajú obraz o tebe ešte predtým, ako zamestnávateľ prečíta tvoj životopis a písomné vyjadrenie. Nesprávne navrhnutý alebo nepresne napísaný e-mail môže viesť k negatívnemu dojmu, aj keď tvoje kvalifikácie a skúsenosti zodpovedajú požiadavkám na pracovné miesto. Preto je správne odoslanie žiadosti o zamestnanie e-mailom kľúčom pre úspešný začiatok interakcie s potenciálnym zamestnávateľom. Ako na to správne pristúpiť, ti prezradím nižšie.

Štruktúra žiadosti o zamestnanie e-mailom

1. Prijímateľ e-mailu
2. Skrytá kópia
3. Príkaz e-mailu
4. Text motivačného listu
5. Priložené súbory

Dôležité!

• PDF: Preferovaný formát pre dokumenty. PDF súbory si zachovávajú formátovanie a je ich možné otvárať na všetkých zariadeniach.
• DOC/DOCX: Stále akceptovaný formát, no PDF je odporúčaný, aby sa predišlo problémom s formátovaním.
• Obmedzenia veľkosti: Celková veľkosť všetkých príloh by nemala prekročiť 5-10 MB. Niektoré spoločnosti si môžu stanoviť vlastné limity, ktoré môžu byť uvedené v pracovnej ponuke. Stačí si uvedomiť, že veľa e-mailových schránok neprepustí e-maily s prílohami väčšími ako 10 MB.

Náš jasný odporúčanie je formát PDF, pretože nie všetci používajú Microsoft Word a tiež sa môžu objaviť problémy so štýlom. Ak napríklad v tvojom dokumente Word používaš písmo, ktoré tvoj prijímateľ nemá nainštalované, budú v dokumente nahradené. To môže narušiť rozloženie. To sa nestane pri PDF dokumente. Tam je zaručené rovnaké rozloženie na všetkých zariadeniach a systémoch.

Príprava žiadosti o zamestnanie e-mailom

Príprava žiadosti o zamestnanie e-mailom vyžaduje starostlivosť a dôkladný prístup k procesu. Pred odoslaním dokumentov sa uistite, že ste oboznámení s požiadavkami zamestnávateľa. Sem patrí formáty súborov, názvy súborov a obsah. Dôležité je, aby ste zohľadnili všetky špecifické pokyny uvedené v pracovnej ponuke. Týmto spôsobom preukazujete zodpovednosť a schopnosť dodržiavať pokyny. Okrem toho, správna príprava dokumentov zvyšuje vaše šance na úspech, pretože zamestnávateľ posudzuje nielen obsah, ale aj formu vašej žiadosti.

Kontrola požiadaviek zamestnávateľa

Tento krok je extrémne dôležitý, pretože správne splnenie všetkých požiadaviek ukazuje, že ste zodpovední a pozorní. Táto kontrola zahŕňa nasledujúce kroky:

Texty e-mailov pre tvoju žiadosť - štyri vzory pre teba

Návrh 1 - profesionálny a prirodzený:

Predmet: Žiadosť o pozíciu [Názov pozície] - [Tvoje meno]

Vážená pani/Vážený pán [Meno],

práve Vám posiela moje životopis na pozíciu [Názov pozície] vo Vašej spoločnosti. So záujmom som si prečítal(a) Vaše pracovné ponuky a som presvedčený(a), že moje kvalifikácie a skúsenosti vynikajúco zodpovedajú požiadavkám tejto pozície.

V priložených dokumentoch nájdete môj životopis, motivačný list a moje certifikáty. Teším sa na možnosť osobného stretnutia a zostávam

s pozdravom

[Tvoje meno]

Návrh 2 - profesionálny a klasický:

Predmet: Žiadosť o pozíciu [Názov pozície] - [Tvoje meno]

Vážená pani/Vážený pán [Meno],

s týmto e-mailom sa uchádzam o vyhlásenú pozíciu [Názov pozície]. V prílohe nájdete moje kompletné žiadosti vrátane sprievodu, životopisu a príslušných certifikátov.

Veľký záujem prejavujem o prácu vo Vašej spoločnosti a teším sa na príležitosť osobného stretnutia. Pre ďalšie informácie som Vám naďalej k dispozícii.

s pozdravom

[Tvoje meno]

Návrh 3 - kreatívny a inteligentný

Predmet: Váš nový [Názov pozície] na Vás čaká!

Ahoj pani/pán [Meno],

ja som [Tvoje meno] a Vaša pracovná ponuka ma okamžite nadchla! Ako váš oddaný [Názov pozície] mám presne to, čo hľadáte. V prílohe nájdete moje žiadosti, ktoré Vás dúfame presvedčia rovnako ako ma vaša inzerácia.

Už teraz sa teším na ukázanie, prečo som ideálnym kandidátom na túto pozíciu.

Srdečné pozdravy

[Tvoje meno]

Návrh 4 - kreatívny a odvážny

Predmet: Žiadosť o pozíciu [Názov pozície] - Dokonalý kandidát je pripravený!

Vážená pani/Vážený pán [Meno],

čo vznikne, keď sa vášeň stretne s odbornosťou? Moja žiadosť pre Vašu spoločnosť! Súčasne Vám posielať moje materiály pre otvorenú pozíciu [Názov pozície], ktorú som s veľkým nadšením objavil(a) na vašej kariérnej stránke.

S potešením očakávam, že svoje schopnosti a nápady prinesiem do vášho tímu a dúfam, že sa čoskoro osobne spoznáme.

Najlepšie pozdravy

[Tvoje meno]

Dôležité je prispôsobiť text podľa svojej osobnosti a firemnej kultúry.

E-mailová adresa, na ktorú má byť žiadosť o zamestnanie odoslaná

Názov e-mailovej adresy, ktorú použiješ na odoslanie svojej žiadosti o zamestnanie, je veľmi dôležitý a môže ovplyvniť prvý dojem zamestnávateľa. Mal by byť profesionálny, jednoduchý a v súlade s všeobecne uznávanými štandardmi obchodnej komunikácie. Mysli na nasledovné:

Profesionalita

Najlepšie je, ak použiješ tvoje krstné a priezvisko. Napríklad: „alex.schmitt@example.com“ alebo „anna.komarrmann@example.com“. Táto adresa vyzerá profesionálne a umožňuje zamestnávateľovi ľahko ťa identifikovať.

Vyhýbaj sa používaniu neformálnych alebo príliš kreatívnych prvkov vo svojom e-mailovom titule. Napríklad adresy ako "cooldude@example.com" alebo "princess_123@example.com" vyzerajú neprofesionálne a môžu zanechať negatívny dojem.

Jednoduchosť a ľahká čitateľnosť

Tvoje e-mailové meno by malo byť také jednoduché a ľahko zapamätateľné ako je to možné.

Použi svoje celé meno alebo jednoznačnú skratku.

Napríklad: „a.schmitt@example.com“ alebo „a.komarrmann@example.com“.

Použi interpunkčné znamienka ako bodky a pomlčky, aby bola adresa lepšie čitateľná.

Napríklad: „alex.schmitt@example.com“ vyzerá lepšie ako „alexschmitt@example.com“.

Žiadne zbytočné znaky

Vyhýbaj sa používaniu čísel alebo špeciálnych znakov, ak je to možné. Môžu spôsobiť, že adresa bude ťažšie čitateľná a zapamätateľná alebo umožnia nesprávne interpretácie.

Napríklad adresa „anna.komarrmann1991@example.com“ vyzerá horšie ako „anna.komarrmann@example.com“.

V Nemecku by „anna.komarrmann88@example.com“ mohlo byť problematické kvôli číslu 88. Môže to naznačovať dátum narodenia, alebo byť chápané ako skratka pre radikálny pozadie (H = 8 ... ôsme písmeno abecedy. 88 je v Nemecku bežná skratka pre "H..L H....r").

Používanie profesionálnych domén

Používaj známe a profesionálne domény, ako napríklad „gmail.com“, „outlook.com“ alebo „yahoo.com“. To dáva e-mailovej adrese dodatočnú vierohodnosť. Napríklad: „a.schmitt@gmail.com“.

Vyhýbaj sa používaniu domén, ktoré by mohli vyzerať podozrivo alebo neprofesionálne. Napríklad „anna.komarrmann@coolmail.com“ môže konať menej seriózne.

Pamätaj, že voľba správnej e-mailovej adresy pre tvoju žiadosť o zamestnanie je súčasťou profesionálnej komunikácie. Profesionálna, jednoduchá a čitateľná e-mailová adresa pomáha vytvárať pozitívny dojem na zamestnávateľa a zvyšuje tvoje šance na úspech.

Na čo ďalej dbať pri odosielaní žiadosti o zamestnanie e-mailom

Pri odosielaní žiadosti o zamestnanie e-mailom si priprav všetky potrebné dokumenty - životopis, motivačný list a dodatočné dokumenty ako osvedčenia a referencie. Všetky dokumenty by mali byť uložené vo formáte PDF, aby si zabezpečil, že budú správne formátované a zobrazené tak, ako si ich vytvoril. Tak môžeš mať istotu, že dokumenty budú správne otvorené na rôznych zariadeniach zamestnávateľa.

Ako pripojiť súbory správne

1. Pripoj súbory k e-mailu: Otvor svoj e-mailový program a vytvor nový e-mail. Klikni na tlačidlo Pripojiť súbor alebo na príslušný symbol vo svojom e-mailovom programe. Vyber z počítača PDF súbory a pripoj ich k svojej e-mailovej správe.
2. Skontroluj prílohy: Po pripojení súborov ešte raz skontroluj, či sú všetky potrebné dokumenty prítomné. Uistite sa, že nie sú prítomné žiadne ďalšie alebo irelevantné súbory.

Kontrola pred odoslaním e-mailu

1. Kontrola E-mailu: Skontrolujte E-mail na pravopisné a gramatické chyby. Uistite sa, že všetky údaje (E-mailová adresa zamestnávateľa, Predmet, Text E-mailu) sú správne a že E-mail vyzerá profesionálne.
2. Testovanie odosielania: Pred odoslaním žiadosti o zamestnanie zamestnávateľovi zašlite testovací E-mail sami sebe. Takto môžete overiť, ako budú dokumenty a text e-mailu vyzerať pre príjemcu. Uistite sa, že súbory sa správne otvoria a že všetko je správne zobrazené.
3. Opýtajte sa priateľov na ich názor: Pošlite E-mail priateľom alebo kolegom a požiadajte ich, aby sa naň pozreli z perspektívy zamestnávateľa. Ich komentáre a dojmy vám môžu pomôcť identifikovať detaily, ktoré ste možno prehliadli.

Odoslanie žiadosti o zamestnanie zamestnávateľovi

Po tom, čo ste skontrolovali svoj text a získali spätnú väzbu od priateľov alebo kolegov, môžete ho s dôverou odoslať zamestnávateľovi. Uistite sa, že e-mailová adresa a meno prijímateľa sú správne uvedené, ako aj názov spoločnosti, a že sú pripojené všetky dokumenty.

Časté chyby pri odosielaní žiadosti o zamestnanie zamestnávateľovi

Každý detail je dôležitý, keď odosielaš žiadosť o zamestnanie E-mailom, pretože aj najmenšia chyba môže ovplyvniť prvý dojem zamestnávateľa a celkový výsledok tvojej žiadosti o zamestnanie. Aj keď tvoje kvalifikácie sú dokonale prispôsobené požiadavkám pracovného miesta, nepozornosť môže viesť k negatívnemu výsledku.

Aké sú teda najčastejšie chyby, ktoré uchádzači robia pri odosielaní žiadosti o zamestnanie e-mailom?

Nesprávny formát súboru

Najčastejšou chybou je odosielanie dokumentov vo formátoch, ktoré sú ťažko alebo vôbec nie je možné otvoriť. Dokumenty by mali byť vo formáte PDF, pretože tento formát si zachováva formátovanie a je ľahko otvárateľný na akomkoľvek zariadení. Možno zamestnávateľ nemá potrebný softvér na otvorenie určitých formátov súborov, čo vedie k tomu, že tvoje dokumenty nie sú čitateľné. Preto sa uistite pred odoslaním, že všetky dokumenty sú uložené vo formáte PDF. Zašlite si testovací e-mail sami sebe, aby ste sa uistili, že súbory sú správne otvorené. Tiež neposielať komprimované súbory vo formátoch ZIP alebo RAR. Firewally spoločností priamo blokujú takéto e-maily.

Nesprávny predmet

Pri písaní predmetu svojej žiadosti o zamestnanie e-mailom je dôležité byť presný a informatívny. Dobrý predmet by mal obsahovať tvoje meno a presnú pozíciu, na ktorú sa uchádzaš. Ak existuje, mala by byť uvedená aj referenčné číslo pracovnej ponuky. Toto uľahčuje zamestnávateľovi priradenie tvojej žiadosti o zamestnanie a ukazuje, že si si pozorne prečítal pracovnú ponuku.

Vyhýbajte sa všeobecným alebo nejasným predmetom ako "Otázka k vašej pracovnej ponuke". Tieto nedávajú zamestnávateľovi konkrétne informácie a môžu viesť k tomu, že tvoja žiadosť bude prehliadnutá. Predmety by mali byť vždy špecifické a relevantné, ako napríklad "Žiadosť o zamestnanie ako manažér marketingu - Janko Hraško" alebo "Žiadosť o Vašu pracovnú pozíciu: Projektový manažér (Referenčné číslo 12345) - Eva Nováková".

Pozitívne príklady:

1. Žiadosť o zamestnanie ako manažér marketingu - Janko Hraško
2. Iniciatívna žiadosť ako softvérový inžinier - Anna Nováková
3. Žiadosť o Vašu pracovnú pozíciu: Projektový manažér (Referenčné číslo 12345) - Eva Nováková
4. Žiadosť o učebnú stáž v oblasti ľudských zdrojov - Jozef Ondruš
5. Žiadosť o stáž v oddelení ľudských zdrojov - Laura Fischerová

Negatívne príklady:

1. Žiadosť
2. Práca
3. Otázka k vašej pracovnej ponuke
4. Životopis od Janka Hraška
5. Záujem o voľnú pozíciu

Chyby v texte e-mailu

Pamätajte, že bez ohľadu na zvolenú metódu, pravopisné a gramatické chyby vo vašich E-mailoch, vrátane vašej pracovnej ponuky, vytvárajú dojem nepozornosti a nedbalosti. Podkopávajú dôveru zamestnávateľa vo vaše profesijné zručnosti. Pred odoslaním svojho e-mailu použite automatickú kontrolu pravopisu vo vašom textovom editore. Prečítajte si text niekoľkokrát, alebo požiadajte inú osobu, aby ho skontrolovala.

Chýbajúce alebo nesprávne pripojené dokumenty

Niekedy sa môže stať, že súbory nie sú pripojené alebo sú pripojené nesprávne. Preto chýbajúce požadované dokumenty môžu viesť k automatickému zamietnutiu vašej žiadosti o zamestnanie. Po pripojení súborov ich skontrolujte ešte raz, či sú všetky požadované dokumenty prítomné. Zašlite si testovací e-mail sami sebe, aby ste sa ubezpečili, že všetky súbory sú správne pripojené a otvorené.

Nesprávna e-mailová adresa príjemcu

Jednoduchá chyba ako zadaná nesprávna e-mailová adresa môže spôsobiť, že e-mail nedosiahne správneho príjemcu. To znamená, že neprejde k zamestnávateľovi a ty tak stratíš šancu na zamestnanie. Pri vyplňovaní pola pre príjemcu by si mal/a pred odoslaním dôkladne skontrolovať. Je najlepšie, ak si adresu skopíruješ z pracovného inzerátu, aby si sa vyhol/a chybám.

Nekorektné oslovenie

Ak nevieš, koho osloviť, použi "Vážené dámy a páni". Je ideálne zistiť správneho kontaktného partnera. V malých firmách je to často riaditeľ. Vo väčších spoločnostiach sú to zodpovedné osoby za personál. Stačí jeden hovor a zistíš správnu osobu, ktorú máš osloviť. Dávaj pozor, aby si meno napísal/a správne. Skontroluj to najlepšie tým, že údaje porovnáš s informáciami na webovej stránke.

Najhoršie oslovenia, ktoré sme v našej spoločnosti zažili pri žiadostiach o zamestnanie, boli "Ahoj," bez akéhokoľvek oslovenia.

Použitie neformálnej e-mailovej adresy

Ne-profesionálna e-mailová adresa, napríklad „cooldude123@example.com“, môže u mnohých zamestnávateľov zanechať negatívny dojem. Môže byť vnímaná ako znak nezodpovednosti a nedbanlivosti. Takisto môže vzbudiť myšlienku, že ide o spamovú správu. Dávaj pozor, aby si používal/a profesionálnu e-mailovú adresu so svojím menom, napríklad „alex.schmitt@example.com“.

Chýbajúca ukončovacia fráza

Chýbajúca podpis v texte e-mailu môže urobiť e-mail menej oficiálnym a neúplným. Okrem toho takáto zdánlivo nepodstatná vec môže u zamestnávateľa vytvoriť dojem nepozornej komunikácie. Vždy pridaj do obchodnej e-mailovej korešpondencie zdvorilý podpis na konci svojho e-mailu, napríklad "S pozdravom, [tvoje meno]".