Personálne znie suché a preto často býva podceňované, aj keď zohráva elementárnu úlohu pri úspechu spoločnosti. Veľká časť úspechu spoločnosti závisí od efektívneho riadenia a rozvoja zamestnancov, ktoré je presne úlohou personálneho oddelenia. Tento sektor sa stará o to, aby boli do spoločnosti prijatí, rozvíjaní a motivovaní správni zamestnanci, aby dosiahli firemné ciele. Bez dobre fungujúceho personálneho oddelenia by spoločnosť nemohla efektívne fungovať, pretože to sú zamestnanci, ktorí vytvárajú skutočnú hodnotu.

Personálny oddiel: Čo to je?

Personálne je systém spravovania personálnych zdrojov spoločnosti. Zahrňuje všetky procesy súvisiace s náborom, rozvojom, motiváciou a udržiavaním zamestnancov. Hlavným cieľom personálneho je zabezpečiť, aby spoločnosť mala potrebné odborné sily na dosiahnutie svojich strategických cieľov.

Jednoducho povedané, personálne sa stará o to, aby mala spoločnosť správnych zamestnancov na správnych pozíciách. Napríklad, ak sa vytvára nové miesto, personálny má za úlohu nájsť vhodných kandidátov, viesť pohovory a prijímať nových zamestnancov. Okrem toho sa tento sektor stará o to, aby sa zamestnanci ďalej rozvíjali podľa potrieb spoločnosti, boli primerane odmeňovaní a pracovali v príjemnom pracovnom prostredí.

Personálne a personálny oddiel

Personálne je nadradeným termínom, ktorý zahŕňa celé spektrum riadenia zamestnancov, zatiaľ čo personálny oddiel je špecifická časť tohto celku. Personálny oddiel je zodpovedný za operačné úlohy, ako napríklad vedenie pohovorov, tvorba pracovných zmlúv a riadenie miezd. Personálne zahŕňa aj strategické úlohy, ako napríklad dlhodobé plánovanie personálu, rozvoj zamestnancov a riadenie firemnej kultúry.

Napríklad, personálne plánuje dlhodobé ciele spoločnosti v súvislosti s rozvojom zamestnancov, pričom personálny oddiel tieto plány uskutočňuje organizovaním školení a vedením pohovorov so zamestnancami.

Anglické pojmy ako Ľudské zdroje (HR) alebo Riadenie ľudských zdrojov (HRM) majú podobný význam ako personálne. Tieto termíny sú často používané synonymne, hoci "Ľudské zdroje" sú medzinárodne uznávané, zatiaľ čo "Personálne" je vo nemeckom jazykovom prostredí častejšie.

Úlohy personálneho

Personálne preukazuje svoju úlohu v spoločnosti tým, že preberá množstvo úloh, ktoré všetky smerujú k efektívnemu riadeniu zamestnancov a úspešnému vedeniu spoločnosti. Tu sú podrobnosti o najdôležitejších oblastiach úloh personálneho:

1. Rekruťovanie zamestnancov: Túto úlohu začína identifikáciou potreby personálu a zahŕňa zverejnenie pracovných inzerátov, výber a hodnotenie uchádzačov a organizáciu pohovorov. Cieľom je získať najlepšie talenty pre spoločnosť. Toto zahŕňa nielen hľadanie nových zamestnancov, ale aj dôkladnú analýzu, aké kvalifikácie a zručnosti sú potrebné pre otvorené pozície. Personálne hrá tiež rozhodujúcu úlohu počas úvodnej fázy, aby sa noví zamestnanci rýchlo integrovali a stali sa produktívnymi.
2. Rozvoj zamestnancov: Kontinuálny rozvoj a vzdelávanie zamestnancov je kľúčovým úkolem personálneho. Zahŕňa plánovanie a realizáciu vzdelávacích programov, seminárov a workshopov, ktoré pomôžu zamestnancom zlepšiť svoje pracovné zručnosti. Okrem toho personálne podporuje kariérne plánovanie prostredníctvom ponuky možností na kariérny rast a sprevádzanie zamestnancov v ich kariérnej dráhe. Cieľom je podporiť zamestnancov tak, aby neboli schopní len lepšie plniť svoje súčasné úlohy, ale aby boli pripravení na budúce výzvy v spoločnosti.
3. Hodnotenie výkonnosti: Pravidelné hodnotenia výkonnosti zamestnancov sú nevyhnutné na identifikáciu ich silných a slabých stránok. Personálne vyvíja a implementuje systémy hodnotenia, ktoré umožňujú spravodlivé a transparentné hodnotenie. Na základe týchto hodnotení sa vytvárajú individuálne plány rozvoja na zlepšenie výkonu zamestnancov a cieľovú podporu. Toto zahŕňa aj identifikáciu zamestnancov s potenciálom na vyššie pozície v spoločnosti a príslušné plánovanie ich kariérneho rozvoja.
4. Viazačka zamestnancov: Jedným z najväčších výziev pre personálne je zvýšenie spokojnosti a lojality zamestnancov na minimalizáciu fluktuácie. Preto personálne vyvíja stratégie, ktoré propagujú pozitívne pracovné prostredie a vytvárajú atraktívne stimuly, ako sú napríklad flexibilné pracovné časy, zdravotné programy alebo vzdelávacie ponuky. Ďalším dôležitým aspektom je podpora firemnej kultúry s cieľom vytvoriť pracovné prostredie, kde sa zamestnanci cítia ocenení a motivovaní. Silná viazačka zamestnancov výrazne prispieva k stabilitě a efektívnosti spoločnosti.
5. Pracovné právo a dodržiavanie predpisov: Dôsledné dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov a interných smerníc je nevyhnutnou úlohou personálneho. Zahŕňa monitorovanie a správu pracovných zmlúv, zabezpečenie dodržiavania pracovných časových predpisov a ochranu zdravia a bezpečnosti na pracovisku. Personálne musí zabezpečiť, že všetky pracovnoprávne požiadavky sú splnené, aby sa minimalizovali právne riziká a zároveň zabezpečila bezpečné a spravodlivé pracovné prostredie pre všetkých zamestnancov.
6. Personálna správa (HR administrácia): Medzi administratívne úlohy personálneho patrí výplaty, riadenie dovoleniek a správa personálnych spisov. Tieto úlohy sú nevyhnutné pre plynulý chod spoločnosti. Personálna správa sa zaisťuje, že všetky údaje sú správne zaznamenané a spravované, aby prevádzka spoločnosti prebiehala efektívne a bez problémov. Okrem toho hrá personálna správa dôležitú úlohu pri organizácii zamestnaneckých výhod a benefitov, ako aj pri spracovaní žiadostí a otázok zamestnancov.

Rekrutácia (Recruiting) ako jedna z hlavných úloh personálneho oddelenia

Je bežným klišé, že personálne oddelenie je hlavne zamestnané vyhľadávaním a zamestnávaním nových zamestnancov. Avšak práve preto, že táto úloha personálneho oddelenia je jednou z najviditeľnejších, má zvláštny význam, najmä dnes, keď chýbajú odborníci vo mnohých odvetviach. Každý to cíti, keď niekto príde o zamestnanie a nový kolega zaujme jeho miesto. Niekedy sa situácia môže stať dokonca nepríjemnou, ak niekto dostane výpoveď a ty musíš dočasne prevziať jeho prácu. Ale to len ukazuje, aká aktuálna je téma rekrutácie v každodennom živote podniku.

Interná a externá rekrutácia

Rekrutácia môže prebiehať dvomi spôsobmi: interným a externým. Obe metódy majú svoje vlastné výhody a nevýhody.

• Interná rekrutácia: Pri internej rekrutácii sú otvorené pozície v rámci podniku obsadzované existujúcimi zamestnancami. Jednou z najväčších výhod je, že zamestnanci už sú oboznámení s firemnou kultúrou a rýchlejšie sa môžu naučiť svoje nové úlohy. Okrem toho motivuje vyhliadka na povýšenie zamestnancov, aby plnili svoje úlohy s väčším nasadením a vášňou. Nevýhodou však môže byť, že pool kandidátov je obmedzený a pravdepodobne nie vždy je k dispozícii najlepšia osoba pre novú pozíciu. Často sa tiež hovorí klišovito: Ak zostaneš v podniku po čase svojho vzdelávania, zostaneš vždy len učeňom. V prenesenom zmysle to znamená, že musíš osobitne vynikať, aby si sa zbavil svojej staré role a bol prijatý do novej.
• Externá rekrutácia: Pri tejto metóde sú noví zamestnanci hľadaní mimo podniku. Tým sa rozširuje okruh potenciálnych kandidátov a umožňuje priniesť do podniku nové myšlienky a poznatky. Avšak externá rekrutácia často vyžaduje viac času a nákladový proces cez personálne agentúry, headhunterov, portály s inzerátmi na pracovné miesta, atď. Existuje tiež riziko, že noví zamestnanci budú potrebovať viac času na zorientovanie sa vo firme.

Kde sa hľadajú noví zamestnanci?

Hlavným miestom hľadania sú internetové platformy. Stránky ako LinkedIn, XING alebo StepStone sú niektoré z najobľúbenejších miest, kde rekrutéri hľadajú nové talenty. Tieto platformy ponúkajú široký dosah a umožňujú cieľene vyhľadávať kandidátov s určitými kvalifikáciami. Okrem toho mnohé spoločnosti využívajú svoje vlastné kariérne stránky na zverejňovanie voľných pracovných miest a prijímanie žiadostí o zamestnanie.

Ak je úloha zložitá alebo interné oddelenie pre rekrutáciu je preťažené, často spoločnosti siahajú po súkromných personálnych agentúrach. Tieto agentúry sú špecializované na vyhľadávanie a výber kandidátov a bežne efektívne vykonávajú úlohu, avšak proti dodatočnému poplatku. Náklady na túto službu obvykle predstavujú 10-30% ročného platu nového zamestnanca, v závislosti od zložitosti hľadania a pozície. Headhunter Heiko Mühle poskytuje v rozhovore s nami pohľad do procesov prijímania aplikácií.

Tak sa ukazuje, že rekrutácia je síce jednou z najznámejších úloh personálneho oddelenia, ale zároveň jednou z najnáročnejších a najrôznorodejších.

Ciele personálneho oddelenia

Ciele personálneho oddelenia možno rozdeliť do dvoch hlavných kategórií: ekonomické a sociálne ciele. Obe sú úzko prepojené a napokon pomáhajú dosiahnuť nadradený cieľ firmy - maximálnu ziskovosť.

Ekonomické ciele

Primárnym cieľom personálneho oddelenia z ekonomickej stránky je zabezpečiť ziskovosť podniku. To znamená, že personálne oddelenie musí zabezpečiť, že správni zamestnanci sú na správnom mieste v správny čas a pracujú efektívne a produktívne. Ide o minimalizovanie nákladov a súčasne maximalizovanie výkonnosti. Konkrétne to znamená:

• Optimálny plán osobného nasadenia: Zaistenie, že všetky pozície v podniku sú adekvátne obsadené a predchádzajú sa nadmerné alebo nedostatočné obsadenia, aby sa znížili zbytočné náklady.
• Kostenbewusste Personalentwicklung: Programy školenia a rozvoja musia byť navrhnuté tak, aby poskytovali vysoký návratnosť investícií (ROI) a umožnili zamestnancom pracovať efektívne.
• Efektívne platové a benefitové štruktúry: Platové a benefitové štruktúry musia byť navrhnuté tak, aby motivovat zamestnancov, pričom by mali byť pre podnik ekonomicky udržateľné.

Sociálne ciele

Okrem ekonomických cieľov má personálne oddelenie aj sociálne ciele, ktoré smerujú k vytvoreniu pozitívneho pracovného prostredia a podporujú pohodu zamestnancov. To nie je iba vo vlastnom záujme zamestnancov, ale nepriamo prispieva k dosahovaniu ekonomických cieľov, pretože spokojní zamestnanci sú zvyčajne produktívnejší a verní. Medzi sociálne ciele patria:

• Podpora spokojnosti zamestnancov: Vytvorenie pracovného prostredia, v ktorom sa zamestnanci cítia ocenení a dobre podporení. Toho sa dá dosiahnuť flexibilným pracovným časom, zdravotnými programami alebo otvorenou firemnou kultúrou.
• Podpora rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom: Opatrenia, ktoré umožňujú zamestnancom harmonizovať pracovný a súkromný život, prispievajú k redukcii stresu a prevencii vyhorenia.
• Zabezpečenie rovnakých príležitostí a diverzity: Diverzitné a inkluzívne pracovné prostredie podporuje inovácie a kreativitu. Personálne oddelenie zabezpečuje, že všetci zamestnanci sú spravodlivo zaobchádzaní a majú rovnaké šance bez ohľadu na pohlavie, pôvod, sexuálnu orientáciu alebo iné osobné charakteristiky.

Aj keď sa tieto sociálne ciele na prvý pohľad zdajú byť v záujme zamestnancov, nakoniec podporujú nadradený ekonomický cieľ spoločnosti. Harmonické a podporné pracovné prostredie prispieva k zníženiu fluktuácie a dlhodobému viazaniu zamestnancov na spoločnosť, čo zase šetrí náklady a zvyšuje efektivitu.

Napokon, personálne oddelenie nie je len o správe zamestnancov, ale zohráva strategickú úlohu, ktorá významne prispieva k úspechu spoločnosti. Zabezpečením rovnováhy medzi ekonomickými a sociálnymi cieľmi personálne oddelenie zabezpečuje ziskovosť spoločnosti a zároveň vytvára firemnú kultúru, v ktorej sa každý môže vidieť v atraktívnom pracovnom prostredí.

Moje záver pre teba

Hoci niektorí kolegovia môžu personálne oddelenie považovať za oblasť, kde sa skoro nič neudeje, realita je úplne iná. Práca v personálnom oddelení je komplexná a vyžaduje vysokú kvalifikáciu, rozsiahle znalosti a veľa skúseností v sociálnych situáciách. Táto oblasť zabezpečuje, že spoločnosť beží hladko, umiestňovaním správnych ľudí na správne miesta a starostlivosťou o ich neustály rozvoj a motiváciu.

Predstav si spoločnosť ako auto: Viditeľné časti ako volant alebo pneumatiky sú zamestnanci, ktorí spoločnosť posúvajú vpred. Ale personálne oddelenie je ako olej a benzín v vozidle, čo zabezpečuje, že všetko funguje ako vymazané. Bez týchto látok auto neskočí ďaleko - rovnako ako firma bez silného personálneho oddelenia.

Ďakujeme vám, vážení čitatelia, že ste čítali až do konca, a prajeme vám veľa úspechov vo vašej práci!