Upravljanje podatkov v Access lahko povzroči nepričakovane težave, zlasti ko gre za spoštovanje normalnih oblik. Pogosto se znajdemo v situaciji, da podatke shranjujemo redundatno ali jih nepravilno prikazujemo. V tem priročniku ti bom pokazal, kako lahko ustvariš referenčno tabelo za učinkovito upravljanje poštnih številk (PLZ) in krajev. To ne bo le izboljšalo integriteto podatkov v tvojih bazah podatkov, temveč bo tudi pomembno zmanjšalo verjetnost napak in podvojenj.
Najpomembnejša spoznanja
- Ustvarjanje referenčne tabele za poštne številke in kraje izboljšuje kakovost podatkov.
- Z z vključitvijo pravih vrst podatkov preprečiš napake pri vnosu.
- Redundantna polja lahko odstranimo z povezavami, kar poenostavi bazo podatkov.
Navodila po korakih
Najprej si morda ustvaril svoje tabele, pri čemer si kršil nekatere normalne oblike. To zadeva tako bazo strank kot tudi bazo voznikov. Ko na primer v bazo strank vpišeš poštno številko in pripadajoči kraj, to lahko privede do podvojenj. Da se izognemo takim napakam, bi morali ustvariti referenčno tabelo.
Prepoznavanje problematičnih področij
Pojdi v pogled za načrtovanje baze strank. Tukaj opaziš, da sta poštna številka in kraj skupaj v enem naboru podatkov. To pomeni, da bi polje za poštno številko moral definiraš ne samo kot preprosto številko, temveč kot besedilno polje, da lahko pravilno zajameš tudi tuje poštne številke.
Pravilno določanje vrst podatkov
Polje za poštno številko bi moral spremeniti v "kratko besedilo". S tem zagotoviš, da bodo tudi poštne številke iz držav, kot sta Nizozemska ali Anglija, pravilno shranjene. Tudi ustrezno polje za kraj bi moralo biti opremljeno z vrsto podatkov "kratko besedilo". Medtem ko večina poštnih številk v Nemčiji sestoji iz petih številk, so nekatere mednarodne lahko daljše.
Zahteve za referenčno tabelo
Za optimizacijo baze podatkov je pomembno, da se vrste podatkov referenčnih polj ujemajo. V referenčni tabeli tudi polje poštne številke definiraš kot "kratko besedilo". Določi velikost polja v skladu s potrebami; v Nemčiji poštne številke običajno niso daljše od desetih znakov.
Ustvarjanje referenčne tabele
Ustvari novo tabelo z imenom "Poštna številka" in določi potrebna polja. Dodaj polje za poštno številko in drugo za kraj. Ne pozabi označiti poštne številke kot primarni ključ, da preprečiš podvojitve. S tem ustvariš jasno osnovo za svojo bazo podatkov.
Povezovanje referenčne tabele
Ko si zdaj ustvaril referenčno tabelo, lahko v bazo voznikov in bazo strank vključimo kraje in poštne številke iz referenčne tabele. To se izvede z vzpostavitvijo odnosa med tabelami, tako da lahko neposredno dostopaš do poštne številke.
Povzetek – PLZ in kraj učinkovito v Accessu kot referenčna tabela
V tem priročniku si spoznal, kako pomembna je strukturirana baza podatkov in kako lahko z uvedbo referenčne tabele za poštne številke in kraje zagotoviš integriteto podatkov. Prav tako si izvedel, kako izbrati prave vrste podatkov in katere korake je treba opraviti za ustvarjanje referenčne tabele. S to metodologijo lahko ne le izboljšaš svojo bazo podatkov, temveč tudi narediš prihodnost varno, saj se izogneš dovzetnim redundancam podatkov.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kako preprečim podvojitve v svoji bazi podatkov?Z določitvijo vrste podatkov za poštne številke kot primarni ključ.
Kako rzvrstiti vrsto podatkov za poštne številke?Vrsta podatkov "kratko besedilo" je najbolj primerna za zajemanje mednarodnih poštnih številk.
Kako spremenim vrsto podatkov v Accessu?Pojdi v načrtni pogled in izberi ustrezno polje, da spremeniš vrsto podatkov.
Kakšna je primerna velikost polja za nemške poštne številke?Velikost 10 znakov je običajno dovolj.
Zakaj potrebujem referenčno tabelo?Referenčna ali iskalna tabela bistveno zmanjšuje verjetnost napak in izboljšuje kakovost podatkov.
