Access je močna orodja za upravljanje in analizo podatkov. Še posebej koristne so poizvedbe, ki prikazujejo le tiste zapise, ki ustrezajo določenim kriterijem. Če želiš učinkovito ravnati s svojimi podatki, je nujno obvladati možnosti filtriranja v poizvedbah. V tem vodiču ti bom korak za korakom pokazal, kako nastaviti in uporabiti poizvedbe v Accessu z različnimi kriteriji.
Najpomembnejša spoznanja
- Uporabi poizvedbe za ciljno prikazovanje zapisov.
- Specifikacije filtrov omogočajo natančnejšo analizo.
- Uporaba nadomestkov razširi možnosti iskanja.
Korak za korakom vodič
Uvoz podatkov strank
Najprej potrebuješ podatkovno bazo. V tem primeru uvažamo Excelovo datoteko s podatki strank v Access.
Pomakni se do zunanjih podatkov in izberi "Excel". Izbrati moraš datoteko, ki vsebuje podatke strank, in jo uvoziti v tabelo "Stranke". Potrdi postopek uvoza.
Po uspešnem uvozu boš videl prenovljeno podatkovno bazo z okoli 20 do 25 podatkovnimi zapisi strank. Preveri, ali so podatki pravilno prikazani in ali so potrebne morebitne prilagoditve.
Ustvarjanje nove poizvedbe
Sedaj začni postopek ustvarjanja nove poizvedbe. Pojdi v načrt poizvedb in izberi tabelo "Stranke", ki si jo pravkar uvozil.
Prilagodi lahko pogled, da lažje zožiš in izbereš potrebna polja. Za naš primer potrebujemo ime, priimek in datum rojstva. Premisli tudi, ali je naslov relevanten ali ne – za naš namen ni.
Zdaj lahko začneš poizvedbo. Videti boš strukturo podatkov in prilagodiš lahko vrstni red.
Filtriraj po kriterijih
Zdaj postane zanimivo: Da dokažeš filtriranje, se osredotočimo na ime. Nastavi kriterij, da se ime začne z velikim "R".
Uporabi zvezdico (*) kot nadomestek, da Access pravilno interpretira imena. Presenečen boš, kako enostavno je uporabiti te filtre!
Poglej si rezultate. Videti bi moral različne zapise, ki ustrezajo tvojemu kriteriju.
Napredne možnosti filtriranja
Prav tako lahko kombiniraš več kriterijev. Na primer, sedaj želiš dodati priimek kot dodaten kriterij. Nastavi kriterij za priimek tako, da se začne z "M".
Ko osvežiš pogled, boš videl, da poizvedba sedaj prikazuje vse relevantne podatke, ki se začnejo s temi črkami. To ti omogoča natančnejšo analizo podatkov.
Shranjevanje poizvedbe
Ko si poizvedbo oblikoval po svojih željah, je zdaj čas, da jo shraniš. Klikni na "Shrani" in daj poizvedbi ime, ki opisuje, katere kriterije si uporabil – na primer "Poizvedba strank z AM".
To je koristno, če se želiš kasneje vrniti in hitro ponovno priklicati poizvedbo.
Prikaz zapisov s posebnimi vrednostmi
Če želiš na primer prikazati vse zapise, ki nimajo vpisane poštne številke, to lahko storiš tudi. Nastavi kriterij na "je nič".
Pojdi na "Preveri" in poglej, kateri zapisi so prikazani. Če želiš namesto tega prikazati le zapise z vpisano poštno številko, lahko filter spremeniš na "ni nič".
Pri tem je pomembno vedeti, da so filtrirni pogoji statični. Če imaš posebne zahteve, kot so kombinacije z mesti, bo potrebno vzpostaviti dodatne povezave.
Povzetek – Obvladovanje poizvedb s kriteriji v Accessu
Uporaba poizvedb v Accessu je učinkovit način za upravljanje obsega podatkov in ciljno filtriranje informacij. Naučil si se, kako uvoziti podatke, ustvariti poizvedbe in nastaviti specifične filtre. Z upoštevanjem teh korakov lahko bistveno izboljšaš svojo analizo podatkov in delaš bolj učinkovito.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kaj so poizvedbe v Accessu?Poizvedbe so selektivni prikazi podatkovnih zapisov iz ene ali več tabel na osnovi kriterijev.
Kako uvozim podatke v Access?Podatke lahko uvoziš preko možnosti "Zunanje podatke", tako da izbereš ustrezen format datoteke.
Kako shranim poizvedbo v Accessu?Po ustvarjanju poizvedbe jo lahko shraniš z možnostjo "Shrani" in ji daš opisno ime.
Kaj storim, če želim dodati posebne kriterije?Možeš uporabiti kombinacije različnih polj in nadomestkov, da natančneje določiš kriterije iskanja.
Katere možnosti filtriranja ponuja Access?Access ti omogoča filtriranje po vrednostih, ki so enake, različne, nič ali niso nič, in omogoča delo z nadomestki.
