Učinkovito zapisovanje spletnih srečanj z Otter.ai

Učinkovito dokumentiranje srečanj je bistvenega pomena. Zlasti pri mednarodnih ali angleško govorečih sestankih lahko predstavlja izziv zabeležiti ključne informacije. Orodje Otter.ai ponuja praktično rešitev tako, da samodejno snema pogovore in jih pretvarja v besedilno obliko. V tem vodiču vam bom pokazal/a, kako lahko optimalno izkoristite Otter.ai za učinkovito zapisovanje vaših spletnih srečanj.

Najpomembnejše ugotovitve

Otter.ai je zmogljivo orodje, ki ne samo beleži pogovore med srečanji, ampak tudi prepozna, kdo govori in kaj se govori. Deluje s platformami, kot so Zoom, Google Meet in Microsoft Teams, ter omogoča iskanje ključnih besed v posnetkih. Tako vedno ostajate na tekočem in lahko kadarkoli dostopate do informacij.

Korak za korakom vodnik

Korak 1: Registracija pri Otter.ai

Da bi uporabili to orodje, se morate najprej registrirati pri Otter.ai. Obiščite spletno mesto Otter.ai in kliknite »Registriraj se«. Spodaj si oglejte, kako izgleda stran za prijavo.

Ko se enkrat prijavite, boste imeli dostop do svoje nadzorne plošče, ki vsebuje vse potrebne funkcije. Tu lahko upravljate svoje pogovore in načrtujete nova srečanja.

Korak 2: Povezava z vašim orodjem za srečanja

Otter.ai se lahko brezhibno poveže z običajnimi orodji za srečanja. Po prijavi imate možnost, na primer Zoom povezati z Otter.ai. V nastavitvah poiščite možnost »Integracije« in izberite »Zoom«. Naslednji posnetek zaslona prikazuje ta postopek integracije.

Sledite prikazanim navodilom, da vzpostavite povezavo. To omogoča Otter.ai, da samodejno sodeluje na vaših sestankih prek Zoom-a in jih posname, ko se začnejo.

Korak 3: Priprava srečanja

Preden posnamete srečanje, je koristno imeti pripravljeno URL naslov srečanja. Preprosto poiščite vstopno povezavo v svojem Zoom srečanju in jo kopirajte. To povezavo prilepite v Otter.ai, da načrtujete srečanje. Slednja slika prikazuje, kako izgleda polje za vnos.

Tukaj lahko dodate specifične podrobnosti o srečanju, kot sta datum in čas, da se zagotovi, da se posnetek začne pravočasno.

Korak 4: Posnetek srečanja

Zdaj ste pripravljeni posneti vaše srečanje. Zagotovite, da je snemanje v Otter.ai omogočeno, preden začnete s sestankom. Enostaven klik na »Snemaj« bo zadoščal, da se začne posnetek. Slednji posnetek zaslona prikazuje ta gumb na uporabniškem vmesniku.

Ko se srečanje začne, Otter.ai samodejno začne s transkripcijo in beleženjem, kdo govori in kaj se govori. To je še posebej koristno, da ugotovite, kdo je prispeval katere informacije.

Korak 5: Po srečanju

Po srečanju si lahko posnetek ogledate v Otter.ai. Lahko preiščete celoten pogovor, iščete določene ključne besede in urejate vsebine. To vam pomaga hitro najti relevantne informacije. Naslednji posnetek zaslona prikazuje, kako izgleda postavitev shranjenih pogovorov.

Zahvaljujoč funkciji iskanja lahko z natančnostjo iščete teme, ki so bile obravnavane med srečanjem, kot je »pridobivanje strank«. To je neprecenljiva prednost, če želite pregledati prejšnje sestanke.

Korak 6: Deljenje posnetkov

Otter.ai vam omogoča tudi deljenje posnetkov, če želite izmenjati zapise z sodelavci ali člani ekipe. Preprosto kopirajte povezavo do svojega posnetka in jo pošljite. V naslednjem posnetku zaslona vidite primer gumba za deljenje.

Deli informacije je odličen način, da se zagotovi, da imajo vsi člani ekipe dostop do obravnavanih tem in da nič pomembnega ne gre izgubljeno.

Povzetek

Otter.ai je inovativno orodje, ki vam omogoča učinkovito snemanje in dokumentiranje spletnih sestankov. S pomočjo tega si lahko prihranite ročno beleženje med sestanki in se osredotočite na vsebino. S preprosto integracijo v srečanja na platformah, kot je Zoom, lahko kadarkoli dostopate do pomembnih informacij.