Kako profesionalno, učinkovito, finančno uspešno in pravno varno opraviti svoje prvo fotografsko delo?
Priprava ponudbe
Nikoli se ne bi smeli opredeljevati zgolj glede na ceno, vedno se morate opredeliti tudi glede na kakovost svojega fotografskega dela! Zato je vaše razmerje med ceno in kakovostjo tisto, ki mora biti pravilno, in ki bi moral biti odločilen pri pridobitvi dela! Poleg tega je zelo težko, če ne celo nemogoče, znižati nivo cen in jih dvigniti nazaj.
Če se mi zdi ponujeno honorar prenizek, sem že zavrnil foto naročilo. Za opravljanje slabo plačanega dela je moj čas predrag, saj lahko medtem veliko bolje fotografiram prosta dela.
Oddaja ponudbe ni vezana na določeno obliko. E-pošta s besedilom "Pozdravljeni, gospod XY, fotografiral bi 10 izdelkov, kot ste jih opisali, po ceni 800 evrov + DDV" je povsem zadostna za to, da bo zavezujoča. Vendar je vedno bolje, da ponudbo čim bolj konkretizirate, da se kasneje ne bi prepirali s stranko, če je ima drugačno predstavo o izvedbi naloge kot vi. Torej napišite ponudbo čim bolj podrobno, tudi če ponovno navedete zahteve naročnika.
Če med izvajanjem foto naročila nastanejo potni stroški, naj bodo (predvidoma) navedeni v ponudbi. Vendar je malo verjetno, da bo vaša stranka sprejela Rolls-Royce kot najeti avto ...
Ponudba mora običajno vsebovati:
• Ime, naslov in pravno obliko prejemnika storitve (naročnika)
• Datum ponudbe, morda s pripombo, kako dolgo se zavezujejo k tej ponudbi
• Številko ponudbe
... [ostanek besedila nespremenjen]
V ponudbi naj bo zapisano vse, kar ste izvedeli s strani stranke glede načrtovanega fotografiranja. Te informacije so namenjene usklajevanju, da nobena stran nima drugačnih predstav (na primer glede načina fotografiranja ali obsega) od druge. Pri tej seriji fotografij enega podatkovnega centra je igra z neostro ostrino bistveni del moje ideje za sliko, ki sem jo ustrezno komuniciral v ponudbi stranki.
Če ne fotografirate za zasebne osebe, ampak fotografije načrtuje uporabiti naročnik v komercialne namene, je bistvena storitev fotografa ne več v ustvarjanju (pogosto več tisoč) fotografij, temveč v dodeljevanju pravic do uporabe. Fotograf "dovoli" stranki, da uporabi fotografije, ki jih je ustvaril, v določenem obsegu in za določene namene.
Oddaja pravic do uporabe poteka na podlagi vsebinskih, prostorskih in časovnih vidikov:
... [ostanek besedila nespremenjen]
Zelo koristna pomoč pri pripravi ponudb po tem izračunskem modelu je knjiga "Honorarji za slike" podjetja Mittelstandsgemeinschaft Foto Marketing (MFM), izdana s strani Zveze fotografskih agencij in slikovnih arhivov (BVPA). Stane 33 evrov (skupaj s priročnikom "Trg slik").
Potrdilo o naročilu
Ko vas je vaš naročnik pooblastil (ustno ali pisno), bi morali naročilo še enkrat podrobno povzeti in ponovno poslati svojemu naročniku kot potrdilo o naročilu, najbolje po faksu ali priporočenem pismu. Tu gre za odpravljanje morebitnih nejasnosti in ponovno navajanje vaših pogojev, po katerih boste delovali. Medtem ko se pogosto hitro doseže soglasje glede osnovnih podatkov naročila, se hudič skriva v podrobnostih, kot pravi pregovor.
V drobnem tisku (torej v splošnih pogojih poslovanja, AGB) se pogosto skrivajo številne nesoglasnosti, zato je ta potrditev naročila namenjena, da svojega naročnika še enkrat seznani o vsebini vaših AGB in jih istočasno doda k pogodbi. Pomembne točke v AGB so lahko: postopek ob zamudi plačila, obveznosti naročnika po prejemu fotografij, rok za pritožbe, možnosti izboljšav, reševanje sporov, vračilo izvirnikov/datotek, retuširanje slik, itd.
Izvedba
Foto naloga bi morala potekati brez težav, učinkovito (»naredi pravilne stvari«) in učinkovito (»delaj stvari pravilno«). Da bi to zagotovili, si morate zagotoviti dovolj časa. Prav tako je priporočljivo, da imate vsaj enega ali več asistentov, tudi če ste navajeni delati sami. Ne samo, da vam pomagajo pri postavljanju bliskavice ali scene, ampak tudi, da lahko nekdo po potrebi odide, da prinese manjkajoč rekvizit, catering, primerno opravo, itd.
Čeprav ste morda bolj nagnjeni k kaotičnemu načinu delovanja in bi najraje hkrati opravili 25 stvari - strukturirano delo vam bo pomagalo pri izvajanju naročil, da ne boste izgubili pregleda in boste lahko učinkovito delali. Asistenti vam lahko pomagajo pri manjših opravilih, da se lahko osredotočite na bistvene stvari - fotografiranje in sodelovanje z naročnikom.
Zame je bilo vedno obogatitev, da so bili naročniki osebno prisotni med fotografiranjem na snemanju. Tako je zagotovljeno, da se interesi naročnika fotografirajo po moje. Hkrati prisotnost naročnika ali pooblaščenca preprečuje reklamacije fotografij, saj če fotografiram po navodilih prisotnega pooblaščenca, kasneje ne morem odgovarjati, če naročniku rezultati niso všeč.
Seveda je predpogoj, da redno prikažem digitalne rezultate pooblaščencu - na računalniškem zaslonu, in da uresničim njegova navodila oziroma izboljšave.
Če med snemanjem ni nobenega zaposlenega naročnika, je za varnost dobra ideja, da občasno pošljete nekaj rezultatov fotografij preko e-pošte naročniku, da lahko ta spremlja napredek fotografiranja in da do sedaj doseženo "potrdi". Če do nečesa nepredvidenega pride, je vedno dobro, da lahko naročnika hitro pokličete. Tako si v primeru nepredvidenega zagotovite tudi mobilno številko svojega naročnika.
Po končanem snemanju morate pregledati fotografije, preden jih pošljete naročniku. Osebni pregled fotografij s strani fotografa služi temu, da se odkrije morebitne napake, saj nič ni bolj nerodnega, kot če naročnik pokliče in najde napake, medtem ko vi še niste seznanjeni.
Vedno naredite 1-2 varnostni kopiji na zunanjih trdih diskih, preden pošljete rezultate naročniku. Torej samo originalne pomnilniške kartice položite v kuverto in jo pošljite po pošti naročniku - to prav gotovo ni primerno!
Škoda bi bilo, če bi bili rezultati naročilnega snemanja izgubljeni. Vedno naredite dovolj varnostnih kopij!
Naročnik bo pogosto prisoten med snemanjem in prinesel tudi svoj prenosni računalnik. V tem primeru bo nestrpno pričakoval zamenjavo vaše polne pomnilniške kartice s prazno, da bo lahko hitro in med snemanjem naložil in pregledal fotografije na svojem računalniku.
Izdajanje računov
Računi z zneskom nad 100 evrov morajo izpolnjevati naslednje zahteve, da jih bo finančna uprava priznala. Če račun ne ustreza zahtevam, se lahko zgodi, da se vaš naročnik upravičeno zavrne, da ga plača. Če ga kljub temu plača, se lahko zgodi, da mu finančna uprava ne prizna uveljavljanja odbitka vstopnega davka ali tudi ne prizna odbitne sposobnosti celotne vsote računa. In enako velja za vas: Preverite, preden plačate račun upnika, naslednje točke:
• Označba "Račun"
• Polno ime in polni naslov izdajatelja računa in prejemnika storitve
• Vaše ime in naslov (naslov izdajatelja računa; lahko je tudi naslov poslovnega obrata)
• Vaša davčna številka ali alternativno identifikacijska številka za DDV
• Datum računa (datum izdaje)
• Številka računa (ta mora biti dodeljena zaporedno in mora biti enolična; določen format ni treba upoštevati)
• Opravljena storitev (količina in vrsta dobavljenega blaga ali obseg in vrsta druge storitve)
• Datum dobave (če ni mogoče navesti ločenega datuma dostave, uporabite standardno formulacijo "Datum dobave je datum računa")
• Plačilo za fotografiranje razdeljeno po stopnjah DDV
• veljavna stopnja DDV
• izhajajoči znesek DDV
• skupni znesek računa (priporočljivo; vendar ni zakonsko zahtevan del)
• bančni podatki izdajatelja (priporočljivo; vendar ni zakonsko zahtevan del)
• rok plačila (priporočljivo; vendar ni zakonsko zahtevan del).
Za fotografe je priporočljivo, da na računu jasno navedejo obseg dodeljenih uporabniških pravic. Samo za obvestilo. Tako se pri stranki ne pojavijo nobene nesporazume.
Na seznamu so navedeni neto zneski posameznih postavk na računu, nato skupni znesek DDV, ki ga je treba plačati, in skupni bruto znesek kot plačilni znesek na računu. Če je bilo v ponudbi ali med pogajanji o pogodbi dogovorjeno plačilno obdobje, je navajanje tega na računu še posebej običajno.
Ste morda mali podjetnik za namene DDV po 19. členu Zakona o davku na dodano vrednost (če ste v prejšnjem letu ostali pod letnim prometom v višini 17.500 evrov in najverjetneje v tekočem letu ne boste presegli 50.000 evrov), torej ste oproščeni plačila DDVju, potem preprosto navedete zneske posameznih postavk ter skupni znesek. Po besedilu zakona je v teh postavkah vključen DDV; ni ga treba navesti ali tudi ne plačati davčnemu uradu.
Postopek opominjanja
Upajmo, da bodo vaše stranke plačevale pravočasno! Na žalost se pogosto zgodi, da računi ostanejo neplačani. To lahko ima različne vzroke. Nekatere podjetja plačujejo svoje račune na splošno z večmesečno zamudo, kar prinaša obrestne dobičke. Drugi bi želeli plačati, vendar tega ne morejo, na primer ker sami trpijo zaradi pomanjkanja denarja. Mnogi sami čakajo na prejem plačila, na primer s strani davčnega urada pri povračilu davka. Drugi pa skušajo z domnevno napakami v fotografskem delu plačati račun bodisi ne v celoti bodisi zmanjšati računsko vsoto.
Če vaša stranka ne plača računa pravočasno, ne bi smeli takoj groziti. Morda se je res račun izgubil v papirnati gmoti. Najprej vljudno vprašajte, kaj je privedlo do zamude pri plačilu. Če plačilo še vedno ne bo izvedeno, določite primerni rok (2-3 tedne), po katerem bi se morali obrniti na odvetnika.
Na splošno velja, da so računi takoj plačljivi, razen če je bilo dogovorjeno drugače. Če stranka ne plača pravočasno, je ni treba posebej opominjati, da bi zapadla v zamudo, ampak samodejno zapade v zamudo ob prekoračitvi roka. Da bi lahko dokazali, da je stranka prejela račun, je priporočljivo, da ga poleg originala še enkrat pošljete po faksu. Ali takoj s priporočeno pošiljko. Kar pa ni dober pristop, če že vnaprej domnevate, da stranka noče plačati.
Ko stranka zapade v zamudo pri plačilu, je običajno treba počakati še 1-2 tedna, preden vljudno povprašate, zakaj račun še ni bil plačan. Če sedaj ugotovite, da namerno še ni bilo plačano, bi po izteku še enega tedna poslali opomin in prosili za takojšnje plačilo dolga. Morebitni stroški opomina (ti morajo biti realni in bi se morali gibati v območju med 3 in 5 evrov) ter zamudne obresti se lahko dodatno zaračunajo.
Zamudne obresti se izračunajo v višini 5% (letno) nad referenčno obrestno mero Evropske centralne banke (ECB).
Po neuspelem opominu bi morali zdaj poiskati odvetnika, ki bo - po potrebi tudi pred sodiščem - izterjal vaše zahtevke. Stroške za to mora kriti dolžnik, torej vaša stranka, razen če se izkaže, da je imel upravičen razlog za zavrnitev plačila, kar je praktično nemogoče, če ste dostavili ustrezne fotografije "srednje kakovosti".
