Preverjanje podatkov in spustna polja v aplikaciji Google Sheets

V tej vadnici se boš naučil, kako lahko uporabiš preverjanje podatkov v Google Sheets za ustvarjanje seznama spustnih menijev. Ustvarjanje seznamov spustnih menijev je še posebej koristno, če želiš preprečiti vnose napak in konsolidirati podatke. Recimo, da delaš na visokošolski ustanovi in želiš enotno beležiti študijske programe študentov. Z ustrezno uporabo preverjanja podatkov lahko zagotoviš, da so vnosi standardizirani in se lahko konsolidirajo na tvojem seznamu.

Najpomembnejše ugotovitve

1. Preverjanje podatkov pomaga pri preprečevanju vnosov napak in vzdrževanju konsistentnih podatkov.
2. Z uporabo seznamov spustnih menijev lahko uporabnikom ponudiš izbiro predhodno določenih vrednosti.
3. Lahko prilagodiš preverjanje podatkov, da zavrne ročne vnose in prikaže koristna sporočila o vnosih.

Korak za korakom

Korak 1: Aktiviranje preverjanja podatkov

Začni s preverjanjem podatkov v programu Google Sheets tako, da odpreš svoj Google Sheet. Pojdi na zavihek "Podatki" in klikni na "Preverjanje podatkov". S tem se bo odprlo novo pogovorno okno, kjer lahko izvedeš želene nastavitve.

Korak 2: Izberi območje celic

Zdaj izberi območje celic, ki jih želiš uporabiti za seznam spustnih menijev. Na primer, lahko izbereš celice od B4 do B32. Poskrbi, da definiraš pravilno območje za svoje podatke, saj je to ključnega pomena za kasnejše vnose.

Korak 3: Izbor kriterijev

V pogovornem oknu lahko določiš različne kriterije za preverjanje podatkov. To pomeni, da lahko določiš, katera vrsta vnosov je dovoljena. Imaš možnost izbire seznama ali ročno ustvarjanje seznama.

Korak 4: Ustvari lasten seznam

Če želiš ustvariti lasten seznam za možnosti spustnih menijev, vnesi želene vnose. Na primer, lahko vpišeš "BW" za poslovno administracijo, "WF" za poslovno informatiko in "WM" za čisto informatiko. Poskrbi, da navedeš vse relevantne študijske programe, da lahko študentje izberejo pravilen program.

Korak 5: Prikaz seznama spustnih menijev

Aktiviraj možnost "Pokaži spustni meni v celicah". Nato klikni "Shrani". Ko je seznam ustvarjen, se bo v izbrani celici prikazal simbol spustnega menija, ki omogoča študentom izbiranje ustrezne študijske smeri.

Korak 6: Zavrnitev vnosov

Da se prepričaš, da študentje ne morejo vnašati neveljavnih vnosov, lahko zavrneš vnos. To pomeni, da ne morejo uporabiti ročno vnešenih vrednosti, ki niso na seznamu spustnih menijev. Vrni se na preverjanje podatkov in aktiviraj možnost, da implementiraš to funkcijo.

Korak 7: Dodajanje besedila za pomoč pri validaciji

En način za izboljšanje uporabniške izkušnje je dodajanje besedila za pomoč pri validaciji. To lahko pomaga uporabnikom, da vedo, katere vrednosti naj vnašajo. Na primer, lahko nastaviš besedilo za pomoč kot "Klikni in vnesi vrednost iz območja".

Korak 8: Uporaba spustnih menijev na dodatne celice

Če želiš ustvarjen seznam spustnih menijev uporabiti na drugih celicah, jih najprej kopiraj. Uporabi kombinacijo "Ctrl + C" za kopiranje celic. Nato izberi ciljno območje, klikni z desno miškino tipko in izberi "Prilepi vsebino" ter nato "Samo vstavljanje preverjanja podatkov". Tako bodo v vseh želenih celicah dodani spustni meniji in besedilo za pomoč.

Korak 9: Preverjanje vnosov

Preveri različne možnosti izbirnega menija v svojem Google Sheetu, da zagotoviš, da se vse pravilno prikaže. Klikni na izbirni meni, da preveriš, ali so na voljo vse ustvarjene možnosti in ali vsaka celica prikaže opozorilno sporočilo.

Korak 10: Zaključek in rezultati

Zdaj si se naučil/a, kako ustvariti izbirne sezname z uporabo preverjanja podatkov v programu Google Sheets. Ta funkcija olajša vnos podatkov in ti pomaga ohraniti kakovost svojih podatkov v tabelah. Koristnost te tehnike se pokaže še posebej, ko poskušaš združiti in analizirati različne podatke.

Povzetek

V tej vadnici si korak za korakom spoznal/a, kako implementirati preverjanje podatkov v programu Google Sheets, da zagotoviš dosledne in brezhibne vhode podatkov. Naučil/a si, kako ustvariti izbirne sezname, zavrniti vnose in omogočiti koristna sporočila o vnosih.