Uporabite pogojno oblikovanje v tabelah načrtov

V tem vadniku boste spoznali možnosti pogojnega oblikovanja znotraj pivot tabel v Excelu. Na podlagi realističnega primera podjetja za pretakanje bomo raziskali, kako lahko pripravite in jasno predstavite svoje podatke. Pogojna oblikovanja vam ne pomagajo samo pri hitrem prepoznavanju pomembnih informacij, temveč tudi izboljšajo vizualno oblikovanje vaših poročil. Začnimo!

Najpomembnejši ugotovitvi

• Pogojna oblikovanja ponujajo učinkovit način vizualne priprave podatkov.
• Pomembno je označiti samo ustrezne posamezne vrednosti in ne vsote.
• Različne možnosti oblikovanja, kot so barvne lestvice, nabori simbolov ali pravilno določena oblikovanja, je enostavno uporabiti.

Korak za korakom navodila

Korak 1: Ustvarjanje pivot-tablice

Najprej morate ustvariti pivot-tablico iz svojih zabeleženih podatkov. Pripravil sem primer, v katerem so analizirane poslovne številke podjetja za pretakanje. Imamo informacije o različnih filmih, razvrščenih po Pustolovščina, Fantazija, Grozljivka, Romantika in Znanstvena fantastika. Naslednji korak je ustvarjanje pivot-tablice.

Korak 2: Dodajanje tržnih in kategorizacijskih točk

Za izboljšanje analize bomo dodali tržne segmente. V tem primeru bomo obravnavali Nemčijo, Združeno kraljestvo in Združene države Amerike. Poleg tega bomo dodali različne kategorije filmov, da dobimo celovit pogled na poslovne številke.

Korak 3: Oblikovanje celic

Preden začnete s pogojnim oblikovanjem, morate optimizirati oblikovanje celic. Prepričajte se, da so vklopljeni tisoči ločil in odstranjene decimalne mesta. To vam bo omogočilo boljši pregled nad številkami.

Korak 4: Uporaba pogojnega oblikovanja

Za vizualno privlačnejše podatke izberite območje, ki ga želite oblikovati. Za to pojdite na menijsko vrstico, izberite "Začetek" in nato "Pogojeno oblikovanje". Tu boste našli že pripravljene barvne lestvice, ki vam bodo pomagale razvrstiti vrednosti.

Korak 5: Uporaba barvnih lestvic

Za oglaševalske izdatke želimo uporabiti barvno lestvico, ki prikazuje višje izdatke v kritičnih rdečih odtenkih. Na primer, odločimo se za barvno lestvico rdeče-rumeno-zelene barve. Pazite, da označite le posamezne vrednosti in ne skupne vsote.

Korak 6: Prenos oblikovanja

Za prenos oblikovanja na druge celice lahko uporabite orodje za oblikovanje. Gre za preprost način, kako uporabiti predhodno določena oblikovanja na druge vrednosti, ne da bi jih bilo treba ročno ponovno nastaviti.

Korak 7: Dodajanje dodatnih pogojnih oblikovanj

Ob uporabi barvne lestvice je mogoče uporabiti tudi nabor simbolov. Ti vam pomagajo hitro prepoznati trende ali odstopanja v podatkih. Na primer, lahko uporabite puščice, da prikažete naraščajoč ali padajoč trend.

Korak 8: Prilagajanje pravilnih oblikovanj

Z prilagajanjem pravil za pogojno oblikovanje lahko na primer določite, da se celice z vrednostmi nad 8000 obarvajo zeleno, vrednosti pod tem pa rdeče. To spodbuja hitro analizo vaših vrednosti.

Korak 9: Prikaz najboljših in najslabših vrednosti

Še ena uporabna funkcija je prikaz najboljših in najslabših vrednosti. Določite lahko, da se najboljše in najslabše tri vrednosti prikažejo v določeni barvi, kar vam pomaga hitro oceniti uspešnost vaših filmov na prvi pogled.

Korak 10: Prilagajanje posamezne oblikovanja

Pogojno oblikovanje lahko prilagodite po meri. Lahko se odločite, ali želite prikazati samo najvišjih pet vrednosti v drugi barvi ali jim dodati obrobo. S tem bo vaše poročilo še bolj privlačno in informativno.

Povzetek

Z uporabljanimi koraki lahko pogojno oblikovanje v Excelu učinkovito uporabite, da svoje pivot-tabele vizualno oblikujete. Naučili ste se dragocenih tehnik, ki vam pomagajo vizualno izpostaviti svoje podatke in pri analizi poslovnih številk.