V tem navodilu se boš naučil, kako v programu Excel z uporabo pivotnih tabel izračunati kompleksne kazalnike. Posebej gre za ustvarjanje novih polj iz obstoječih polj ter uporabo različnih analitičnih metod. Znanje o takšnih naprednih funkcijah ni koristno samo za analizo podatkov, temveč tudi za predstavitev in interpretacijo podatkov v poročilih in predstavitvah. Poglejmo kar naravnost v temo!
Najpomembnejši spoznavanja
- Z računskimi polji v pivotnih tabelah lahko izračunate nove kazalnike.
- Možno je uporabiti različne vrste računanja za vaše podatke.
- Pivotne tabele ponujajo prilagodljiv način za analizo in prikazovanje velikih količin podatkov.
Korak-za-korak navodilo
1. Razumevanje osnov
Najprej se prepričajte, da ste seznanjeni s podatkovnim nizom, ki ga želite analizirati. Imate niz, ki vsebuje število prodaj, stroške materiala, stroške dela in upravne stroške. Te podatkovne točke so ključne, saj boste na njihovi osnovi izvedli svoje izračune. Pomembno je, da razumete strukturo in vsebino podatkov pred začetkom analize.
2. Ustvarjanje pivotne tabele
Za ustvarjanje pivotne tabele najprej izberite celoten podatkovni niz, vključno z glavami. Nato pojdite na Vstavi in izberite Pivotno tabelo. S tem lahko podatke pretvorite v razumljivo obliko analize. Prepričajte se, da izberete ustrezno možnost, da se tabela ustvari na novem delovnem listu.
3. Razvrščanje podatkov v pivotni tabeli
Sedaj je čas, da razvrstite podatke v pivotni tabeli. Polja za prodajo, stroške materiala, stroške dela ter upravne in prodajne stroške vlečite v območje vrednosti pivotne tabele. Prav tako lahko polje države povlečete v območje vrstic za razčlenitev analize po državah. To vam pomaga bolje razumeti finančne kazalnike ter prepoznati večje vzorce v podatkovnem nizu.
4. Oblikovanje vrednosti
Ko je pivotna tabela ustvarjena, lahko vrednosti oblikujete po svojem okusu. Pojdite na možnost Nastavitve vrednostnih polj, da dodate ločila za tisočice ter nastavite decimalna mesta po potrebi. Čista in privlačna predstavitev vaših podatkov naredi veliko razliko.
5. Dodajanje računskih polj
Sedaj pridemo do zanimivega dela: računskih polj. Za ustvarjanje novega kazalnika, npr. dobička, ne morete uporabiti samo standardnih funkcij. Učinkovito je, da vlečete polje prodaje in odštejete kategorije stroškov (materialne, osebne, upravne in prodajne stroške). To lahko enostavno naredite prek funkcije računsko polje. Po vnosu formule potrdite s OK. Vaš dobiček bo sedaj prikazan v pivotni tabeli.
6. Preverjanje izračunov
Kadarkoli lahko preverite, ali so vaši izračuni pravilni, tako da si ogledate formulo ali analizirate osnovne računske metode. S funkcijo analiziraj lahko preverite, ali je vse pravilno nastavljeno. Preverite, ali je dobiček res prikazan kot prodaja odšteto od stroškov.
7. Prilagajanje metod računanja
Prilagodljivost pivotnih tabel pomeni, da lahko ustvarite tudi druge kazalnike. Prav tako imate možnost izračunati povprečje ali standardni odklon stroškov ali prodaje. Za to ponovno uporabite meni za računska polja in prilagodite izračune po potrebi.
8. Izvajanje naprednih analiz
Še ena pomembna stvar, ki jo je treba upoštevati, je izračun koeficienta variacije. Ta kazalnik meri relativno razpršenost podatkov in vam daje informacije o doslednosti vaše prodaje ali stroškov. Da ga izračunate, lahko ponovno uporabite računsko polje in vnesete formulo za koeficient variacije (standardni odklon deljen s povprečjem).
9. Avtomatizacija in osveževanje podatkov
Ko enkrat ustvarite svojo pivot tabelo, jo je enostavno osvežiti. Ko se spremenijo podatki, ki so ji osnova, morate samo osvežiti pivot tabelo, da se novi podatki upoštevajo pri izračunih. To storite prek funkcije osveži, ki je del možnosti.
10. Zaključek in nadaljnji koraki
Zdaj, ko poznate osnove izdelave in urejanja pivot tabel ter izračunavanje iz obstoječih polj, lahko to znanje uporabite v nadaljnjih projektih. Aktivno pristopite k svojim podatkom in eksperimentirajte z različnimi kazalniki, da izboljšate svoje analitične sposobnosti.
Povzetek
V tem vodiču ste se naučili, kako delati z pivot tabelami v Excelu. Vodili ste se skozi korake analize podatkov, od ustvarjanja pivot tabele do uporabe izračunanih polj za generiranje novih kazalnikov, kot sta dobiček in koeficient variacije. Razumeli ste, kako pomembno je pravilno oblikovanje in preverjanje podatkov. Uporabite to znanje pri svojih prihodnjih analizah podatkov!
Pogosto zastavljena vprašanja
Kako dodam izračunano polje v pivot tabelo?Pojdite na možnost izračunanih polj v meniju pivot tabele in vnesite želeno formulo.
Ali lahko v pivot tabeli uporabim več izračunanih polj?Da, lahko dodate toliko izračunanih polj, kolikor želite, za določanje različnih kazalnikov.
Kaj storim, če pivot tabela ne prikazuje pravih podatkov?Preverite vir svojih podatkov in se prepričajte, da so vsa potrebna polja vstavljena v pivot tabelo. Redno tudi osvežite tabelo, da boste videli najnovejše podatke.
Kako pogosto naj osvežim pivot tabelo?Priporočljivo je redno osvežiti pivot tabelo, še posebej, če se osnovni podatki spreminjajo.
Ali lahko natisnem ali izvozim pivot tabele?Da, lahko natisnete pivot tabele ali jih izvozite kot Excel datoteko ali PDF.