Excel je eno od bistvenih orodij za mnoge, bodisi v pisarni ali doma. Sposobnost učinkovitega shranjevanja datotek in njihovega ponovnega odpiranja je ena od osnov, ki jih moraš obvladati. Ko se naučiš teh veščin, si olajšaš delo in preprečiš izgubo podatkov. V tej smernici boš korak za korakom spoznal, kako ustvarjati, shranjevati Excel datoteke in koristiti funkcijo samodejnega shranjevanja.
Najpomembnejša spoznanja
- Shranjevanje Excel datotek je ključno za preprečevanje izgube podatkov.
- Lahko izbereš različne lokacije shranjevanja, med njimi lokalne diske in storitve v oblaku.
- Funkcija samodejnega shranjevanja pomaga, da v primeru sesutja sistema zavržeš svoje delo.
- Redno ročno shranjevanje je priporočljivo, še posebej pri obsežnih spremembah.
Korak za korakom vodič
Ustvarjanje nove Excel datoteke
Začneš z novo, prazno Excel datoteko. Odpri Excel in ustvari novo dokument. V prazno datoteko sedaj lahko vpišeš na primer naslov "Testna datoteka" in dodaš nekaj podatkov.
Shranjevanje datoteke
Da shraniš svoje delo, klikni na "Datoteka" v zgornjem levem kotu Excel vmesnika. Tukaj najdeš možnosti "Shrani" in "Shrani kot". Izberi "Shrani kot", da izbereš mesto shranjevanja.
Izbira mesta shranjevanja
Ko izbereš "Shrani kot", se bo odprlo okno, kjer lahko izbereš želeno mesto shranjevanja. Imaš možnost shranjevanja datoteke lokalno na svojem računalniku ali v oblaku, na primer OneDrive. Za ta vodič izberi mesto shranjevanja "Tale računalnik" in nato "Namizje".
Pojmi datoteke
Zdaj te bo pozvalo, da datoteki daš ime. Lahko ji na primer rečeš "prva testna datoteka". To bo poskrbelo, da boš datoteko kasneje lažje našel.
Izbira vrste datoteke
V tem koraku lahko izbereš vrsto datoteke. Priporočljivo je, da ohraniš trenutni standard, to je Excelova delovna zvezka (.xlsx). Druge možnosti so predvsem za posebne aplikacije, ki jih kot začetnik morda ne potrebuješ.
Avtor in dodatne možnosti
Lahko dodaš avtorja in dodatne metapodatke, kot so naslov in oznake, da datoteko lažje kategoriziraš. Te informacije so še posebej koristne, če je v obtoku veliko datotek.
Preverjanje samodejnega shranjevanja
Zdaj preverimo funkcijo samodejnega shranjevanja. Ponovno pojdite na "Datoteka" in izberite "Možnosti". Tam najdete možnost "Shranjevanje", ki vam omogoča, da določite intervale za samodejno shranjevanje. Lahko nastavite, da Excel ustvari točko shranjevanja vsakih 10 minut.
Ročno shranjevanje
Pri obsežnih spremembah je priporočljivo redno ročno shranjevati. V vrstici je majhen simbol za hiter dostop, ki ga lahko uporabiš za shranjevanje datoteke z enim klikom. Hitro in učinkovito je ter poskrbi, da imaš vedno varnostno kopijo najnovejših sprememb.
Povzetek
Z pravilnim shranjevanjem in upravljanjem Excelovih datotek ne samo, da lahko preprečiš izgubo podatkov, ampak tudi povečaš svojo produktivnost. Izkoristi opisane nasvete za shranjevanje in se nauči ravnanja s funkcijo samodejnega shranjevanja, da optimalno zaščitiš svoje delo.
Pogosta vprašanja
Kako pravilno shranim Excel datoteko?Klikni na "Datoteka" in nato na "Shrani" ali "Shrani kot". Izberi želeno lokacijo shranjevanja in datoteki daj ime.
Kje najdem možnosti za samodejno obnovitev?Pojdi na "Datoteka", izberi "Možnosti" in se premakni na nastavitve "Shranjevanje".
Kako lahko ročno shranim svojo datoteko?Uporabi ikono hiter dostop v zgornji vrstici, da z enim klikom shraniš svoje spremembe.
Kako pogosto naj shranim svojo datoteko?Primerja se, da redno shranjujete, zlasti po večjih spremembah ali med daljšimi delovnimi sejami.
