Delo z funkcijami v Excelu se na začetku lahko zdi preplavljujoče, še posebej ko gre za ciljno filtriranje ali iskanje podatkov. Eden najpogostejših in najkoristnejših funkcij v Excelu je SVERWEIS. Ta funkcija vam omogoča, da iz velikih nizov podatkov izvlečete specifične informacije, ne da bi jih morali ročno iskati. V tem vodiču vam bom pokazal, kako učinkovito uporabiti SVERWEIS, na primer za filtriranje številk računov iz obsežnega seznama in prikazovanje relevantnih informacij.
Pomembne ugotovitve
- SVERWEIS omogoča iskanje določenih vrednosti iz seznama in njihovo vračanje.
- Za uporabo SVERWEIS-a potrebujete iskalni kriterij ter matriko, iz katere bodo podatki ciljno pridobljeni.
- Funkcija omogoča tako natančno kot tudi približno iskanje ujemanj.
Korak-za-korak vodnik
1. Razumevanje osnov funkcije SVERWEIS
Najprej se morate zavedati, kaj funkcija SVERWEIS dejansko počne. Ta funkcija prečka prvi stolpec določene matrike in išče določeno vrednost, nato pa vrne vrednost iz drugega stolpca v isti vrstici.
2. Ustvarjanje primerjalnih podatkov
Odpri delovno zvezek Excel in ustvari tabelo s podatki računov, imeni podjetij, datumi računov, neto zneski in nameni. Poskrbi, da bo tabela strukturirana, da bo SVERWEIS pravilno deloval.
3. Določanje iskalnih kriterijev
Izberite polje, kamor želite vnesti številko računa. Na primer, številko računa "007" lahko neposredno vnesete v celico kot iskalni kriterij.
4. Vnos funkcije SVERWEIS
Pojdite v celico, kjer naj se prikaže ustrezno ime podjetja, in začnite z vnosom "=SVERWEIS(". Tu navedete svoj iskalni kriterij, ki se nanaša na številko računa, ter matriko, ki jo želite prebrskati.
5. Določanje sklica
Zdaj morate določiti sklicevanje na svoj iskalni kriterij. Pomembno je, da celico s številko računa nastavite kot absoluten sklic, tako da se ta vrednost pri kopiranju ne spreminja. To lahko storite s pritiskom na tipko "F4".
6. Izberite matriko
Nato izberite matriko, v kateri naj Excel išče številko računa. Matrika mora vsebovati vse pomembne stolpce, iz katerih želite pridobiti podatke.
7. Navedite indeks stolpcev
Po določitvi matrike navedite indeks stolpcev. Na primer, če je številka računa v prvem stolpcu in želite vrniti ime podjetja iz drugega stolpca, vnesite vrednost "2".
8. Določitev ujemanja
Zdaj se odločite, ali želite približno ali natančno ujemanje. Za natančno iskanje vnesite "0". Na ta način bo izpisana samo točna številka računa.
9. Zaključitev funkcije
Potrdite vnos s pritiskom na "Enter". Po vnosu SVERWEIS bi morali videti ustrezno ime podjetja, ki ustreza številki računa "007".
10. Uporaba samodejnega izpolnjevanja
Lahko uporabite funkcijo Samodejnega izpolnjevanja, da uporabite SVERWEIS za druge številke računov v isti celici. Bodite pozorni, da prilagodite indeks stolpcev za želene podatke (npr. datum računa, neto znesek) ustrezno.
11. Prilagajanje podatkovnih formatov
Če se prikazani podatki ne pojavijo v želenem formatu (npr. če naj bodo datumi in valutne vrednosti pravilno prikazani), spremenite ustrezno oblikovanje celic tako, da izberete pravi format.
12. Preizkus z različnimi številkami računov
Preizkusite funkcijo tako, da v iskalno polje vnesete druge številke računov. Opazili boste, da se bodo druge informacije samodejno posodobile.
13. Uporaba SVERWEIS-a v praksi
Ne pozabite, da lahko SVERWEIS uporabite za ustvarjanje uporabniku prijaznega iskalnega polja v svojem Excel dokumentu. To vam ali uporabnikom omogoča hitro iskanje in prikazovanje ustrezne informacije, ne da bi se morali pomikati skozi velike količine podatkov.
14. Naslednji koraki
V naslednjem poglavju se lahko naučite, kako uporabljati SVERWEIS v kombinaciji z operaterji za primerjavo, da izvedete dinamična iskanja. To lahko razširi uporabo funkcije in olajša prilagajanje različnim nizom podatkov.
Povzetek
SVERWEIS je močno orodje v Excelu, s katerim lahko ciljno izločate podatke iz obsežnih preglednic. S jasno strukturiranjem podatkov in pravilno uporabo funkcije SVERWEIS lahko olajšate sledenje pomembnim informacijam. Preizkusite različne nastavitve funkcije SVERWEIS, da v celoti izkoristite njene možnosti.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kako deluje funkcija SVERWEIS v Excelu?Funkcija SVERWEIS išče tabelo po iskalnem kriteriju v prvi stolpci in vrača vrednost iz določenega stolpca iste vrstice.
Ali je mogoče funkcijo SVERWEIS uporabiti tudi v drugih listih preglednic?Da, funkcijo SVERWEIS lahko nastavite tako, da pridobi podatke iz drugih listov preglednic, če pravilno sklicujete na tabelo.
Kaj se zgodi, če številka računa ni najdena?Če številka računa ni najdena, funkcija vrne vrednost napake. To lahko upoštevate z obdelavo napak v Excelu.
Ali mora biti matrika razvrščena v naraščajočem vrstnem redu?Za natančno ujemanje razvrščanje ni potrebno, za približno ujemanje pa mora biti prvi stolpec razvrščen naraščajoče.
Kako lahko funkcijo SVERWEIS samodejno uporabim na druge celice?Za avtomatsko uporabo funkcije SVERWEIS na druge celice lahko uporabite funkcijo Autofill, tako da formulo potegnete navzdol.
