Excel je vsestransko orodje, ki se uporablja ne samo za analizo podatkov, temveč tudi za upravljanje in primerjanje podatkov iz različnih delovnih listov. V tem vodiču se naučite, kako učinkovito primerjati in združiti vsebine več Excel datotek in delovnih listov. To je še posebej pomembno v okolju s številnimi vmesniki, kjer različni elementi obdelujejo več zaposlenih, da ohranijo jasen pregled nad delovnimi časi ali drugimi podatki.
Najpomembnejši ugotovitvi
- Excel datoteke lahko združite za boljši pregled.
- Zaščita podatkov mora ostati nedotaknjena, kadar različni zaposleni vzdržujejo podatke v ločenih datotekah.
- Z uporabo funkcij za deljenje in primerjanje v Excelu lahko prihranite čas in varno upravljate podatke.
Korak-za-korakom vodič
Ustvarjanje izvirne datoteke
Začnite z ustvarjanjem Excel datoteke, v kateri boste navedli delovne čase zaposlenih. Vnesite ustrezne podatke, kot so imena zaposlenih in ustrezne delovne ure. Ta datoteka bo pozneje služila kot osrednji pregled. Pojdi na "Datoteka" in nato na "Shrani kot", da to datoteko shranite v svojo mapo z vzorci.
Ustvarjanje ločenih datotek za zaposlene
Za vsakega zaposlenega, navedenega v pregledu, ustvarite ločene Excel datoteke. Izvirno datoteko shranite, nato pa ustvarite kopijo za vsakega zaposlenega. Poskrbite, da boste datoteke ustrezno poimenovali, da bo jasno, kateri zaposleni ima katero datoteko.
Opravičila in zaščita podatkov
Zagotoviti morate, da lahko vsak zaposleni dostopa le do svojih podatkov. Za to pojdite v Excelovo preglednico v meniju »Pregled« in omogočite možnost deljenega uporabnika. S tem se zagotovi, da se podatki hranijo v skladu z varovanjem podatkov.
Primerjava delovnih zvezkov
Ko vsi zaposleni vnesejo svoje delovne čase v svoje datoteke, lahko te datoteke združite za pregled. To storite s funkcijo "Primerjaj delovni zvezek", ki jo najdete tudi v meniju "Pregled". S to funkcijo se vsi relevantni podatki samodejno prenesejo v vaš pregled.
Samodejno posodabljanje
Ko izvedete funkcijo primerjanja, Excel samodejno preveri, ali so bile v datotekah zaposlenih opravljene spremembe, in jih prenese v vaš pregled. Tako v zelo kratkem času dobite celovit pregled vseh delovnih časov.
Beleženje sprememb
Da bi lahko sledili, kdaj in katere spremembe se dogajajo, naj uporabljajo funkcijo beleženja. Ta funkcija dokumentira vsako spremembo, ki je bila narejena v delovnih zvezkih, zato lahko hitro reagirate v primeru napak.
Prilagajanje beleženja
Za dostop do beleženja sprememb pojdite v menijsko možnost "Sledi spremembam". Tu lahko vse spremembe beležite na novem listu preglednice, da boste lahko bolje organizirani in opravili prilagoditve.
Povzetek
V tej vadnici ste se naučili, kako lahko učinkovito primerjate in združite različne delovne liste v Excelu. Z določitvijo dovoljenj in beleženjem lahko zagotovite varnost podatkov in hkrati povečate učinkovitost dela. Te sposobnosti so zlasti koristne za kontroling in prodajne oddelke, da ohranijo pregled in optimizirajo delovne procese.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kako zagotoviti, da zaposleni vidijo le svoje podatke?Uporabite možnosti deljenja v Excelu, da dodelite specifične uporabniške pravice in omejite dostop do določenih podatkov.
Kaj se zgodi, če zaposleni ne vloži datoteke?Pregled se posodablja, ko je datoteka vložena, zaradi funkcije primerjanja v Excelu.
Ali je mogoče uporabiti starejše različice Excela?Navedene funkcije morda niso na voljo v vseh različicah Excela. Prepričajte se, da uporabljate vsaj Excel 2016 ali novejšo različico, da lahko uporabljate vse opisane funkcije.
Kaj pa varnost podatkov, če naložim datoteke v oblak?Zasebnost je pomembna. Če želite datoteke naložiti v oblak, se prepričajte, da so vsi zaposleni strinjajo s tem postopkom. Namesto tega lahko datoteke upravljate lokalno.
