Preverjanje dveh Excelovih preglednic

Excel je močno orodje, s katerim lahko učinkovito upravljate in analizirate podatke. Predvsem na področju kontrolinga in prodaje pa je lahko izziv primerjati več preglednic in prepoznati razlike. Ta navodila vam bodo pokazala, kako primerjati dve preglednici v Excelu, da se prepričate, da se številke izdelkov ujemajo v obeh seznamih. Za to bomo uporabljali pogojno oblikovanje.

Najpomembnejša spoznanja

• Lahko primerjate dve preglednici v Excelu, da prepoznate odstopanja pri številkah izdelkov.
• Z uporabo pogojnega oblikovanja boste vizualno izpostavili razlike.
• Excel vam pomaga hitro prepoznati in popraviti napake, kot so zamenjave številk.

Korak za korakom navodila

Odprite Excel, da odprete svoj seznam izdelkov in preglednico za primerjavo. Najprej morate imeti pripravljeno preglednico, iz katere želite poravnati številke izdelkov. Koristno je, da jih pripravite vnaprej, da lahko hitro začnete s primerjanjem.

Prva preglednica, ki jo analizirate, vsebuje številke izdelkov in trenutno razpoložljive zaloge. Te informacije so pomembne za ohranjanje podatkov doslednih, vendar se trenutno osredotočamo na primerjavo številk izdelkov. Prepričajte se, da je seznam izdelkov pravilno vnešen in se nahaja v ustrezni stolpcu.

Zdaj se osredotočamo na to, kako vključiti drugo preglednico v preverjanje. Ta preglednica naj vsebuje idealno številke izdelkov, ki jih želite poravnati. Zagotovite, da sta obe preglednici dobro strukturirani in razumljivi, tako da lahko razlike hitro prepoznate.

Da preverite, ali se številke izdelkov ujemajo, se vrnite na prvo preglednico. Izberite celoten stolpec A, ki vsebuje številke izdelkov. Nato odprite meni "Začetek" in izberite "Pogojno oblikovanje". Tu lahko ustvarite novo pravilo, da določite vaše okolje primerjave.

Ko ustvarjate novo pravilo, imate možnost ustvariti formulo za določitev razlik. Pri tem navedete, da želite uporabiti vrednosti številk izdelkov druge preglednice kot osnovo za primerjavo.

Prepričajte se, da pravilno izberete območje seznama izdelkov. Začnete zgoraj in pregledate celoten seznam. Excel bo zdaj samodejno vzpostavil povezavo z podatki v drugi preglednici.

Bodite pozorni, da je povezava relativna. Zato odstranite znake dolarja, da se lahko Excel prilagodi formuli za vsako vrstico. To lahko storite z uporabo tipke F4, da preklapljate med različnimi vrstami sklicev, dokler ne dosežete relativnega sklica brez znakov dolarja.

Ko so sklice pravilno nastavljeni, lahko določite pogoj, kateri številke izdelkov naj bodo označene kot različne. Dodate lahko znak "manj kot" ali "več kot", odvisno od tega, kaj želite primerjati.

Ko so vsi parametri nastavljeni, lahko potrdite svoje pravilo. Naslednji korak je poudariti razlike barvno, da se lažje opazi napačne ali odstopajoče številke izdelkov.

Po uporabi pogojnega oblikovanja boste takoj videli, katere številke izdelkov odstopajo. Verjetno boste opazili nekaj napak, na primer zamenjave številk, ki jih je lahko enostavno spregledati.

Na primer, lahko se zgodi, da je bila številka izdelka 23421 nenamerno vnešena namesto 23412. Excel bo te razlike avtomatično poudaril, zato jih lahko hitro prepoznate na seznamu in popravite.

Vsakič, ko vnesete napačno številko, se bo razlika takoj prikazala. To je izjemno koristno, da se izognete zamudam pri delu in napake pravočasno prepoznate.

Skupno lahko rečemo, da lahko s temi preprostimi koraki učinkovito implementiraš metodo primerjanja Excel preglednic. To ne pomaga le pri primerjanju številk izdelkov, ampak se lahko uporablja tudi za imena izdelkov in druge podatke, kar bistveno olajša tvoje delovne dni.

Povzetek

Z opisanimi metodami lahko učinkovito identificiraš razlike med dvema Excel preglednicama. Z uporabo pogojnega oblikovanja bodo odstopanja hitro vidna, kar ti pomaga, da takoj popraviš napačne vnose ali napake pri vnosu številk ter zagotoviš kakovost podatkov.