Tečaj Excel: Poudarite zamujene dobavne roke z barvami

Če v oddelku za kontroling ali prodajo iščete preprost in učinkovit način za poudarjanje zamud pri dobavah v Excelu, ste tukaj pravilno. V tem vadnici boste izvedeli, kako lahko uporabite pogojno oblikovanje, da vizualno in pregledno prikažete razlike med načrtovanimi in dejanskimi roki dostav. To vam bo pomagalo pri analizi vaših naročil in pri pravočasnem prepoznavanju morebitnih težav.

Najpomembnejši uvidi

• Pogojno oblikovanje vam omogoča, da poudarite roke dobav z barvami.
• Z enostavnimi formulami lahko ugotovite, ali so dobave pravočasne.
• Se boste naučili, kako prilagoditi pravila pogojnega oblikovanja, da boste upoštevali različne roke.

Korak za korakom vodnik

Korak 1: Priprava podatkov

Najprej morate pripraviti svoje podatke v Excelu. Ustvarite tabelo z vašimi naročili, ki vsebuje vsaj stolpce za načrtovani in dejanski datum dostave. Prepričajte se, da so podatki pravilno oblikovani, da jih Excel pravilno prepozna.

Korak 2: Izberite območje celic

Ko vnesete svoje podatke v Excel, označite območje celic, ki jih želite oblikovati. Pazite, da ne vključite naslovov, saj želite analizirati le relevantne podatke.

Korak 3: Uporaba pogojnega oblikovanja

Pojdite na meni "Pogojno oblikovanje" v Excelu in izberite "Nova pravila". Tukaj lahko določite pravilo, ki pove, po katerem kriteriju bodo celice poudarjene.

Korak 4: Ustvarjanje pravila za zamude pri dobavah

Da ustvarite pravilo, uporabite enostavno formulo. Želite, da Excel preveri, ali je načrtovani datum dostave manjši od dejanskega datuma dostave. Uporabite referenciranje za stolpce, na primer za načrtovani datum kot $C2 in za dejanski datum kot $D2. Formula bo torej izgledala tako: =C2

Korak 5: Izberite možnosti oblikovanja

Sedaj je čas, da določite videz poudarjenih celic. Izberite izstopajočo barvo, na primer živo oranžno, da jasno označite globoko. Potrdite izbiro s "V redu".

Korak 6: Preverite rezultate

Po uporabi pravila boste zdaj videli, da je Excel poudaril zamude pri dobavah. Na primer, naročilo, ki je bilo načrtovano za februar, vendar je bilo dostavljeno šele junija, bo jasno vidno. Na prvi pogled boste lahko ugotovili, kje so se pojavile težave.

Korak 7: Prilagoditev pravila za večjo prilagodljivost

Če želite ustvariti bolj prilagodljiva pravila, lahko prilagodite prejšnje pravilo. Na primer, lahko določite, da je datum dostave ustrezno tudi, če je do načrtovanega datuma zamude do treh dni. Prek menija "Upravljanje pravil" lahko uredite obstoječe pravilo.

Korak 8: Prilagodite formulo

Zdaj morate nekoliko modificirati formulo. Namesto da preverite samo, ali je načrtovani datum manjši od dejanskega, izračunajte razliko med načrtovanim in dejanskim datumom ter preverite, ali je razlika večja od dveh dni. Nova formula bi lahko izgledala tako: =(D2-C2)>2.

Korak 9: Preverjanje rezultatov prilagoditve

Ko spremenite formulo, znova preverite rezultate. Zamude nad tremi dnevi bodo zdaj pravilno poudarjene, medtem ko bodo vsi dobave z manj kot tremi dnevi zamude obdržale svoj prvotni status.

Povzetek

Poudarjanje zamujenih dobavnih rokov v Excelu je mogoče hitro in enostavno izvesti s pogojnimi oblikovanji. S pravilnim razumevanjem formul in uporabo možnosti oblikovanja lahko svoje podatke bistveno bolje strukturirate. Tako ohranjate nadzor nad dostavami in lahko pravočasno ukrepate, če je potrebno.