Pozor pred metapodatki v datotekah programa Excel: Varno ravnanje

Metapodatki lahko v Excel datotekah predstavljajo skrito tveganje, še posebej kadar deliš datoteke ali jim dodajaš zaupne informacije. Te informacije morda niso vedno takoj vidne, vendar jih je mogoče posredovati z enostavnimi dejanji. Če je tvoj cilj preprečiti, da bi občutljivi podatki prišli do tretjih oseb, je pomembno razumeti, kaj so metapodatki in kako jih varno urejati ali odstraniti .

Najpomembnejša spoznanja

• Metapodatki so dodatne informacije o tvoji datoteki, pogosto vsebujejo osebne ali zaupne informacije.
• Obstajajo enostavni načini za odstranjevanje osebnih podatkov iz Excel datotek.
• Pravilno ravnanje z metapodatki je ključno za preprečevanje kršitev zasebnosti.

Korak-za-korak navodila

Najprej si oglejmo prazno Excel preglednico. Ko odpreš prazno preglednico, se lahko zdi neopazna, vendar si oglejmo bližje.

Lastnosti tvoje Excel datoteke lahko prikažeš, če z desno miškino tipko klikneš na ikono datoteke in izbereš "Lastnosti". Tam bi moral najti odsek z "Podrobnostmi", ki vsebuje veliko informacij. Pogosto tu najdeš opisne besedilo, oznake in celo ime avtorja, ki je ustvaril datoteko.

Posebno pozornost nameni podatkom o zadnjem shranjevanju in datumih ustvarjanja. Ti podatki lahko razkrijejo zaupne informacije in morda ne želiš, da jih vidijo drugi. Enostavno je pozabiti, da lahko takšni podrobnosti ostanejo vidne pri deljenju datoteke.

Če datoteko, ki si jo uredil, posreduješ svojemu šefu ali stranki, lahko vsebuje neprijetne ali zaupne informacije, kot so stari komentarji ali prejšnje avtorske oznake. Da bi se izognil tem informacijam, jih lahko enostavno odstraniš z enim klikom miške.

Za to znova odpreš svojo Excel datoteko. V meniju pojdi na "Datoteka" in izberi "Lastnosti". Med različnimi sekcijami ne boš videl samo naslova datoteke, temveč tudi druge metapodatke, ki jih morda niti opazil nisi.

Ena najboljših metod za učinkovito odstranjevanje metapodatkov je pregledovanje datoteke pred shranjevanjem. Ne glede na to, ali shranjuješ datoteko ali jo izvoziš v novo obliko, kot je PDF, poskrbi, da se ne prenesejo občutljive informacije.

Če želiš datoteko shraniti kot PDF, pojdi na "Datoteka" in izberi "Shrani kot" ter nato "PDF". S tem se bo ustvarila nova datoteka, ki ne vsebuje metapodatkov iz Excel datoteke, če datoteke ne tiskaš fizično.

Obstaja še ena možnost za čiščenje metapodatkov, preden pošlješ datoteko. Pod možnostjo "Preveri delovni zvezek" v meniju "Datoteka" lahko prepoznaš in odstraniš personalizirane informacije. Preprosto kliknite "Preveri dokument" in programska oprema vam bo pokazala vse obstoječe metapodatke in vam omogočila, da jih odstranite.

Po odstranitvi vseh informacij datoteko ponovno shrani. Ko nato preveriš lastnosti, boš opazil, da so vsi občutljivi podatki izginili.

Pomembno je omeniti, da datum ustvarjanja in zadnji dostop še vedno ostajata, saj so te informacije del datoteke. Če pa naj bo datoteka popolnoma anonimizirana, ne ostane drugega, kot da ustvariš novo datoteko. Kopiraj vsebino v novo dokument.

Shranite novo datoteko pod drugačnim imenom. S tem se zagotovi, da bodo v novi datoteki shranjene samo želene informacije.

Pazite, da morajo biti tudi v tej datoteki brisani podatki o avtorju in ustvarjalnem datumu, saj se običajno prenesejo skupaj.

Tako se izogneš mrežam metapodatkov, ki bi lahko bili neprijetni, zlasti v poslovnem kontekstu. Primer tega so učenci, ki zamenjujejo stare datoteke z novimi in pri tem ne prilagodijo metapodatkov.

Povzetek

Pri ravnanju z metapodatki v pisarniških datotekah bodite previdni. Čeprav metapodatki zagotavljajo dragocene informacije o avtorju in zgodovini dokumenta, lahko vsebujejo tudi občutljive podatke, ki ne smejo prikupiti. Poznavanje urejanja in odstranjevanja teh informacij je ključnega pomena za varovanje zaupnih vsebin in izogibanje neprijetnim situacijam.