Označevanje datumov z barvami v Excelu za večjo preglednost

Učinkovito sledenje rokovom je izziv, s katerim se mnogi od nas srečujemo v delovnem okolju. Preprost in vizualno privlačen način, kako si zapomniti sporočene ali že potekle roke, je barvno označevanje s pomočjo Excela. V tem vodiču vam bom pokazal, kako lahko s pomočjo nekaj formul in pogojnega oblikovanja strukturirate svoje roke ter jih naredite pregledne.

Najpomembnejše ugotovitve

• Z Excelom lahko enostavno izračunate preostale dni do roka.
• Pogojno oblikovanje omogoča poudarjanje rokov, ki se približujejo ali so že potekli.
• Z enostavnimi formulami lahko svoje roke vse bolj učinkovito upravljate in vizualizirate.

Korak-za-korak vodič

Korak 1: Ustvarjanje delovnega lista

Najprej ustvarite nov delovni list v Excelu in vanj vnesite roke, ki jih želite upravljati. To lahko na primer vključuje:

• 28.04.
• 01.05.

Korak 2: Izračun preostalih dni

Za izračun preostalih dni do roka lahko uporabite preprosto formulo. Izberite celico in začnite vnašati formulo: =A2 - DANES(), pri čemer je A2 prvi rok. Potegnite polje navzdol, da nadaljujete z enodimenzionalnim seznamom. Tako boste dobili pregled preostalih dni do vsakega roka.

Korak 3: Označevanje opravljenih rokov

Če je rok opravljen, to dokumentirajte tako, da izpolnite ustrezno celico. Priporočljivo je, da celico opremite s komentarjem (npr. "Opravljeno" ali "Preklicano"). Z "ČE" poizvedbo lahko samodejno skrijete prikaz preostalih dni.

Korak 4: Uporaba "ČE" formule

Vnesite naslednjo formulo v celico, ki prikazuje preostale dni: =ČE(C2<>"";"";A2-DANES()). S to formulo se preveri, ali je v stolpcu C komentar. Če celica ni prazna, formula ne prikaže ničesar. V nasprotnem primeru se izračunajo preostali dnevi.

Korak 5: Barvno označevanje s pogojnim oblikovanjem

Za poudarjanje rokov označite stolpec s preostalimi dnevi in pojdite na "Pogojno oblikovanje". Tam izberite možnost za barvne lestvice. Lahko izberete tribarvno lestvico, da prikažete gladko prehajanje med različnimi barvami.

Korak 6: Prilagajanje barvnih lestvic

Barvne lestvice lahko prilagodite in določite določene mejne vrednosti za prikaz. Na primer, lahko določite, da se vse v rdeči barvi prikaže, če gre za rok v naslednjih dveh dneh, in vse v zeleni barvi, če je še daleč v prihodnosti.

Korak 7: Upoštevanje delovnih dni

Če želite upoštevati tudi število preostalih delovnih dni do določenega datuma, lahko uporabite funkcijo NETODNI. V novo celico vnesite funkcijo: =NETODNRABDNI(DANES();A2) in končajte v oklepaju. Rezultat vam bo pokazal, koliko delovnih dni je ostalo od danes do roka.

Korak 8: Zaključek in nadaljnje

Po opravljenih vseh zgoraj navedenih korakih bi morali biti sposobni učinkovito upravljati svoje roke in hitro prepoznati tiste, ki so kmalu zapadli. Shrani dokument in si zagotovi dobro pripravljenost za načrtovanje svojih rokov.

Povzetek

V tem priročniku si se naučil, kako lahko s preprostimi izračuni in uporabo pogojnega oblikovanja v Excelu učinkovito označiš svoje termine s barvami. Tako lažje obdržiš pregled nad prihajajočimi dogodki in hitreje odzoveš na spremembe.