Pretvori Excel v PDF - Navodila

Z uporabo pravih orodij in metod lahko delo z Excelom bistveno olajšate. Še posebej, ko gre za prenos ustvarjenih delovnih zvezkov v manj obdelovalno in varnostno občutljiv format, je PDF format odlična izbira. V tem vodiču boš izvedel/a, kako Excel datoteke postopoma pretvoriti v PDF, da jih lahko enostavno in jasno predstaviš svojim strankam.

Najpomembnejši spoznavni procesi

• Excel podatke lahko neposredno pretvoriš v PDF prek funkcije tiskanja ali funkcije "Shrani kot".
• Pazi na metapodatke, ki bi se lahko prenesli v PDF.
• Možnosti za ustvarjanje PDF omogočajo prilagajanje datoteke po svojih željah.

Korak za korakom vodnik

Začni s tem, da odpreš Excel datoteko, ki jo želiš pretvoriti v PDF. Na primer datoteko za evidenco delovnega časa, ki je že ustrezno pripravljena. Morda imaš tudi logotip ali dodatne informacije, ki bi se želeli prikazati v PDF.

Za zagotovitev optimalnega prikaza informacij v PDF datoteki lahko preveriš različne vidike svoje postavitve. Najbolje je, da si ogledaš podrobnosti strani prek predogleda razporeda, da se izogneš morebitnim odvečnim prelomom strani.

Odpravi se v postavitev strani, kjer narediš preostale nastavitve. Na tem mestu se odločiš, ali želiš ohraniti pogled ali izbrati drug način. Prekinitev strani ti da dober pregled nad tem, kaj bo v tvojem izvozu PDF.

Če si zadovoljen/a z nastavitvami, klikni na "Datoteka". V naslednjem meniju izberi možnosti tiskanja. Tukaj imaš možnost natisniti datoteko preko "Microsoft Print to PDF", če uporabljaš Windows 10. Če ta program ni nameščen, preveri, ali imaš najnovejšo različico Microsoft Office ali ustrezno programsko opremo za tiskanje PDF.

Pri ustvarjanju PDF bodi previden/a, zlasti ko gre za občutljive ali osebne podatke. Pri možnostih PDF pazljivo preveri, katere metapodatke ali podatke bi se lahko prenesli in poskrbi, da v datoteko ne vstopijo tuji podatki.

Običajen način shranjevanja datoteke je funkcija "Shrani kot". Izberi želeno mesto shranjevanja in se prepričaj, da izbereš format PDF, da shraniš datoteko v želenem formatu.

V naslednjem pogovornem oknu imaš možnost določiti dodatne možnosti. Na primer, lahko vstaviš naslov datoteke in označiš, ali naj bo PDF združljiv z drugimi programi za PDF.

Poleg tega lahko določiš, katere informacije naj bodo vključene ali izključene, na primer slike ali ne-natisljive informacije. Bodite pozorni, da upoštevate tudi oblikovanje elementov, ki jih želite izvoziti.

Če ste prepričani, da so vsi podatki pravilni, kliknite na "V redu". S tem se začne postopek shranjevanja. Navadno se PDF datoteka odpre avtomatsko, če imate nameščen bralnik PDF, kot je Adobe Acrobat.

Z uporabo standarda za PDF dokumente vam omogoča deljenje dokumentov, ki jih lahko odprejo tudi stranke brez aplikacije Excel. To je še posebej koristno za zagotovitev strokovne predstavitve, saj datoteka predstavlja zahtevane podatke v uporabniku prijaznem formatu.

Glede tiskalnih možnosti: Lahko spremenite tudi velikost in postavitev, da se prepričate, da PDF natančno ustreza vašim zahtevam. Lahko prilagodite format papirja in izberete med pokončnim in ležečim formatom.

Pred izvozom PDF preverite nastavitve tiskanja, da se prepričate, da se bodo pravilno prenesle vse pomembne informacije, vključno s formatiranjem. Na primer, če želite tiskati v pokončnem načinu na A4, poskrbite, da je to ustrezno nastavljeno.

Po shranjevanju datoteke bi jo morali najti v Explorerju na izbranem mestu. Primerjajte velikost datoteke med različnimi metodami shranjevanja, da se prepričate, da ste izbrali najbolj primerno metodo za vaše potrebe.

Če imate kakršnakoli vprašanja, jih postavite v komentarje, da dobite podporo, ki jo potrebujete.

Zaključek

Shranjevanje podatkov Excel kot PDF datoteke olajša predstavitev ter varuje pomembne informacije. Z uporabo teh korakov lahko svoje delovne liste učinkovito prenesete v prijazno in varno obliko.