Filtriranje in urejanje podatkov v programu Excel

Upravljanje velike količine podatkov v Excelu lahko postane izziv. Še posebej, ko želiš analizirati ali predstaviti le določen del svojih podatkov, postane filtriranje in razvrščanje tabele ključna veščina. Ta navodila te korak za korakom vodijo, kako lahko svoje podatke v Excelu ciljno filtriraš in razvrstiš, da boš učinkovitejši pri delu. Ne glede na to, ali iščeš le določene filme na seznamu ali analiziraš podatke glede določenih kategorij, z ustreznimi tehnikami hitro pridobiš pregled.

Najpomembnejši spoznanji

• Excel ima vgrajene funkcije za filtriranje in razvrščanje, ki jih je mogoče aktivirati, da prikažejo ciljne podatke.
• Funkcija filtriranja omogoča prikaz le tistih podatkov, ki ustrezajo določenim kriterijem, na primer žanru ali režiserju.
• Po uporabi filtrov se stanje tabele ohrani, dokler filtriranje ročno ne ponastaviš ali izbrišeš.
• Razvrščanje podatkov izboljša preglednost in poenostavi analizo informacij.

Korak za korakom navodila

1. Odpri in pripravi tabelo

Za začetek odpreš Excelovo datoteko s seznamom filmov. Ugotovil boš, da so glave že prisotne v prvem stolpcu. Da ti olajšam delo, je priporočljivo pritrditi prvo vrstico, da bo ostala vidna med pomikanjem.

2. Aktiviraj filter

Pojdi na možnosti filtra. Zgoraj desno v svoji aplikaciji Excel boste našli »Razvrsti in filtriraj«. Klikni nanjo, da aktiviraš funkcije filtra. Excel bo prepoznal glave in dodal ustrezne spustne puščice v vsakem stolpcu.

3. Filtriraj podatke

Klikni na spustno puščico v stolpcu, iz katerega želiš filtrirati. Tu lahko izbereš specifične kriterije. Na primer, če iščeš samo filme z žanrom »Akcijski«, lahko odstraniš vse druge kategorije. To dosežeš preprosto z odstranitvijo ustrezne kljukice.

4. Kombiniraj več filtrov

Za dodatno zožitev iskanja lahko hkrati uporabiš več filtrov. Recimo, da želiš videti vse filme Stevena Spielberga v žanru »Animacija«. Aktiviraj ustrezne filtre za režiserja in žanr. Excel bo zdaj prikazal le relevantne filme.

5. Povrni filter

Če želiš vrniti se k prvotnim podatkom, lahko filtre kadar koli povrneš. Klikni na spustno puščico in izberi možnost »Ponastavi vse«, da obnoviš vidnost vseh podatkov.

6. Razvrsti podatke

Za povečanje preglednosti lahko filtrirane podatke tudi razvrstiš. Najprej izberi stolpec, po katerem želiš razvrstiti – na primer režiser. Ponovno uporabi spustne puščice, da razvrstiš podatke abecedno ali po drugem kriteriju.

7. Skupna raba filtrov in razvrstitve

Po uporabi tako filtrov kot tudi funkcij razvrščanja boš videl preglednejši seznam svojih podatkov. Vsi filmi Rolanda Emmericha bi morali zdaj biti skupaj, kar olajša iskanje določenih filmov.

8. Komuniciranje pri deljenih podatkih

Ne pozabi, da filtri ostanejo aktivni tudi potem, ko shranite tabelo in jo nekdo drug odpre. To lahko povzroči nesporazume, kadar ta oseba meni, da manjkajo podatki. Zato je jasna komunikacija o statusu filtrov bistvena.

9. Izbris ali ponovna uporaba filtrov

Vsak trenutek lahko ponastaviš vse filtre, tako da klikneš na možnosti filtrov in jih izbrišeš. Po potrebi lahko filtre tudi ponovno aktiviraš, da lahko preučuješ svoje podatke.

Povzetek

Filtriranje in urejanje podatkov v Excelu je močno orodje, da hitro najdeš informacije, ki jih potrebuješ. Z uporabo tehnik si sposoben/učinkovito preiskovati velike tabele in prikazati samo najpomembnejše podatke. Ali delaš z seznamom filmov ali upravljaš obsežne podatke v svojem delovnem okolju - pravilno razumevanje funkcij filtrov in urejanja je ključni korak k večji učinkovitosti.