Ustvarjanje avtomatskega seznama rojstnih dni v Excelu

Upravljanje rojstnimi dnevi v preglednici Excel lahko ni le koristno, ampak tudi zelo učinkovito. Kdaj si nazadnje zabeležil/a trenutni datum v koledar in izrekel/a: "Vse najboljše!" Namesto da ročno iščeš te informacije, lahko uporabiš Excel, da samodejno označi rojstne dneve in ohraniš pregled. V tej vadnici boš izvedel/a, kako lahko z enostavnimi formulami in pogojnimi oblikovanji v Excelu ugotoviš, kateri stiki danes praznujejo rojstne dneve.

Najpomembnejši učinki

• Naučil/a se boš primerjati rojstne datume v Excelu s formulo.
• Uporaba pogojnih oblikovanj ti omogoča vizualno upodobitev.
• Te tehnike ti bodo pomagale, da boš bolj učinkovit/a pri vsakodnevnem delu v pisarni.

Korak za korakom vadnica

Korak 1: Priprava datoteke Excel

Najprej odpreš datoteko Excel, ki že vsebuje seznam stikov in njihove rojstne datume. Paziti moraš, da so podatki predstavljeni v jasnem formatu, na primer v stolpcu A, kjer so imena, in v stolpcu B ustrezni rojstni datumi.

Korak 2: Razumevanje konteksta rojstnih datumov

V tej preglednici Excel so lahko prisotne različne informacije, ki ti pomagajo bolje upravljati rojstne dneve. Koristno bi bilo tudi shraniti določene kontaktne podatke, kot so naslovi in telefonske številke, da jih lahko uporabiš, če bo treba.

Korak 3: Izdelava enostavne testne formule

Da ugotoviš, ali ima kdo danes rojstni dan, začni z izdelavo testne formule. Ta formula bo primerjala mesečne in dnevne vrednosti rojstnih datumov z današnjim datumom. Ni ti treba vključiti leta, saj gre le za mesec in dan, ki se morata ujemati.

Korak 4: Primerjava meseca in dneva

Uporabi funkcijo "DANES()", da ugotoviš trenutni mesec in dan. Tvoja formula tako mora primerjati mesec rojstnega datuma z današnjim mesecem. Pri tem uporabi funkcijo "MESEC()", da primerja mesec rojstnega datuma z današnjim mesecem.

Korak 5: Pravilno postaviti oklepaje

Paziti moraš, da so vsi oklepaji v tvoji formuli pravilno postavljeni. Vsak del tvoje formule mora biti znotraj pravilnega oklepaja, da zagotoviš, da Excel pravilno izvede ukaze. To je pomembno za pravilno izvajanje tvojih primerjav.

Korak 6: Dopolni primerjave dni

Po uskladitvi meseca, zdaj primerjaj še dneve. Poskrbi, da so dnevne vrednosti v tvoji formuli prav tako usklajene. Sedaj imaš popolno pogojevanje za preverjanje, ali je danes rojstni dan ali ne.

Korak 7: Potegni formulo navzdol

Da formulo uporabiš na celoten seznam rojstnih datumov, potegni vogal celice s formulo navzdol. To bo omogočilo Excelu, da avtomatsko prevzame primerjalno funkcijo za vse vnose na tvojem seznamu.

Korak 8: Uporabi pogojno oblikovanje

Da bi vizualno izpostavil/a rojstne dneve, označi celoten stolpec rojstnih datumov in pojdi na "Pogojno oblikovanje". Izberi možnost za ustvarjanje novega pravila in vstavi tja formulo, ki si jo prej izdelal/a. Nastavi oblikovanje tako, da bodo polja, kjer je ustvarjena "resnična" vrednost, zelena.

Korak 9: Preveri rezultate

Ko uporabiš pogojno oblikovanje, še enkrat preveri seznam. Sedaj bi moral/a videti, da so rojstni dnevi oseb, ki praznujejo danes, izpostavljeni z zeleno ozadje. To ti omogoča, da hitro ugotoviš, kdo danes praznuje rojstni dan.

Korak 10: Povratne informacije in vprašanja

Če imate dodatna vprašanja ali težave, preprosto pustite komentar pod videoposnetkom. Povratne informacije uporabnikov so dragocene za prihodnje izboljšave.

Povzetek

Zgoraj opisani koraki vam lahko močno olajšajo upravljanje rojstnih dni v Excelu. Kombinacija formul in pogojnega oblikovanja poskrbi, da vedno ostanete obveščeni o prihajajočih rojstnih dnevih. S temi orodji boste svoje delo v pisarni naredili enostavnejše in učinkovitejše.