Pomočna besedila za celice v Excelu

Pomočna besedila v Excelu lahko pripomorejo k povečanju uporabnosti tvojih delovnih listov. S tem lahko vnesete vnose v celice na enostaven in jasen način, zlasti za začetnike ali nove zaposlene, ki se še ne spoznajo z obrazci. V tem vodiču boste izvedeli, kako nastaviti pomočna besedila za določene celice v Excelu in kakšne možnosti vam nudi preverjanje podatkov.

Pomembni spoznavni elementi

• Pomočna besedila poenostavljajo vnos v celice.
• Preverjanje podatkov omogoča omejitev uporabniškega vmesnika.
• Napake se lahko prikažejo, če so vnešeni neveljavni vnosi.

Nastavljanje pomočnih besedil

Začnimo s tem, da odpremo koledar leta, v katerem želimo vpeljati pomočna besedila. Označite celico ali vrstico, za katero želite ustvariti pomočno besedilo.

Nato se premaknite na "Podatki" in izberite možnost "Preverjanje podatkov". V tem meniju lahko naredite različne nastavitve, da nadzirate vnose v izbrani celici.

Zdaj lahko določite vnosno zahtevo. To je besedilo, ki se prikaže, ko nekdo izbere celico. Na primer, lahko oblikujete takšno zahtevo: "Tu je datum dobave za stranko, ki naj bo največ 90 dni v prihodnosti".

Ko končate z določanjem vnosne zahteve, potrdite svoje vnose, da shranite nastavitve.

Preverjanje vnosov

Če želite zagotoviti, da so v celico vnosi vneseni samo veljavni podatki, morate določiti pravila preverjanja vnosa. Ponovno pojdite v preverjanje podatkov in izberite nastavitev "Dovoli". Tu lahko določite kriterije vnosa. Izberite "Datum", če želite dovoliti samo datumske vnose.

Naslednji korak je določitev dovoljenega časovnega obdobja. Na primer, lahko rečete, da je začetni datum "danes" in da je končni datum določen največ 90 dni v prihodnosti. To vam omogoča prilagodljivost pri dovoljevanju vnosa v tem obdobju.

Po želji lahko tudi konfigurirate sporočila o napakah. Tu lahko izberete, ali naj se ob neveljavnih vnosih prikaže „Sporočilo o ustavitvi“, „Opozorilo“ ali „Informacija“. Sporočilo o ustavitvi prepreči shranjevanje napačnih podatkov in zahteva pravilen vnos.

Napake in njihova obdelava

Ko nastavite preverjanje vnosa in morebitna sporočila o napakah, preizkusite vnose. Namenoma vnesite neveljaven datum, ki ne ustreza določenim kriterijem, da preizkusite sporočilo o napaki.

Če vnos ne ustreza kriterijem, se bo po želji pojavilo sporočilo o napaki. Če pride do napake, lahko uporabnika opozorite, da so dovoljeni samo datumi, ki niso starejši od 90 dni v prihodnosti.

Uporabniku omogočite, da začne še en poskus. Vnesite približen datum in se prepričajte, da so pomočna besedila in vnosi veljavni.

Prilagajanje nastavitev in razveljavitev

Če želite prilagoditi ali odstraniti omejitve vnosa ali pomočna besedila, lahko kadar koli znova zaženete preverjanje podatkov. Tam lahko odstranite obstoječe kljukice ali kliknete "Izbriši vse", da ponastavite vse nastavitve.

Ta prilagodljivost je bistvena, zlasti če delate z zapletenimi preglednicami, kjer je potrebnih veliko različnih vnosov. Pomočna besedila olajšajo delo vam in drugim uporabnikom, saj podajajo jasna navodila, kaj naj se vnese v celico.

Povzetek

Nastavitev pomožnih besedil v Excelu lahko pomembno olajša vnašanje v celice in pomaga pri preprečevanju napak. Z uporabo preverjanja podatkov imate nadzor nad tem, katere podatke vnesete v celice, in lahko konfigurirate sporočila o napakah, ki pomagajo uporabniku.