Ustvarjanje pisma s posameznikom v Wordu - Enostaven vodič

Želite poslati osebna pisma več prejemnikom in oblikovati individualno naslovje? Z uporabo funkcije serijskega pisma v programu Microsoft Word lahko to hitro in enostavno dosežete. Ta navodila vam bodo pokazala, kako z uporabo preglednice Excel določiti prejemnike in pravilno uporabljati različne oblike naslovja, kot sta "Gospod" in "Gospa". Poglejmo, kako začnemo in skupaj opravimo korake za ustvarjanje učinkovitega serijskega pisma.

Najpomembnejše ugotovitve

• Naučili se boste, kako ustvariti in prilagoditi serijsko pismo v Wordu.
• Uporaba seznama Excel omogoča enostavno upravljanje podatkov prejemnikov.
• Oblike naslovov lahko dinamično prilagodite, da jim dodate osebno noto.

Korak za korakom navodila

Za ustvarjanje serijskega pisma v Wordu sledite tem korakom:

Korak 1: Začni s serijskim pismom

Najprej odprite Microsoft Word. Pojdi na zavihek "Pošiljanje" in izberi možnost "Začni serijsko tiskanje". Nato klikni na "Pisma", da začneš postopek serijskega pisanja.

Korak 2: Izberi seznam prejemnikov

Nato izberi seznam prejemnikov. Lahko vneseš nov seznam, uporabiš obstoječ seznam ali izbereš stike iz programa Outlook. V tem vodiču uporabljamo preglednico Excel, ki jo imaš shranjeno na namizju.

Korak 3: Urejanje podatkov prejemnikov

Zdaj lahko uredite seznam prejemnikov. Prek podatkovnega vira, imenovanega "Seznam naslovov.xls" v našem primeru, lahko dodajaš naslove, iščeš podvojene vnose ali filtriraš po določenih kriterijih. Prikazani so priimki, imena in naslovi.

Korak 4: Dodajanje naslovnega bloka

Zdaj dodajte naslovni blok tako, da kliknete na "Naslovni blok". Tu lahko izbereš ustrezna polja za naslov in naslov. Word bo polja samodejno prepoznal, tako da bodo potrebne informacije enostavno prevzete.

Korak 5: Preveri predogled

Pomembno je preveriti predogled pisma. Lahko vidiš, kako se naslov in druge vsebine pojavijo v pismu. Klikni na "Prikaži rezultate predogleda", da preveriš, ali je vse pravilno razporejeno.

Korak 6: Dodaj subjekt in datum

Sedaj vstavi subjekt svojega pisma v pripravljen dokument. Na primer, napiši "Testno serijsko pismo" in dodaj datum. To bo tvojemu pismu dalo formalno strukturo.

Korak 7: Dinamično vstavi naslovje

Uporabi velike ukaze, da prilagodiš naslov. S funkcijo lahko razlikuješ med "Spoštovani gospod" in "Spoštovana gospa", glede na podatke v tvoji Excel preglednici.

Korak 8: Nadaljuj s serijskim pisanjem

Zdaj oblikuj besedilo pisma po potrebi. Lahko napišeš splošno besedilo, ki velja za vse prejemnike. Paziti moraš, da bo vključujoče in privlačno formulirano.

Korak 9: Izvedi preverjanje napak

Preden zaključiš serijsko pisanje, opravi preverjanje napak. Preveri posamezne naslove in poskrbi, da v oblikah naslavljanja ali naslovnih podatkih ni nobenih napak.

Korak 10: Natisni ali pošlji po e-pošti serije pisem

Zdaj, ko je tvoje serijo pismo popolno in dobro izgleda, se vrni na zavihek "Pošiljanje" in klikni "Končaj in združi". Tam boš imel možnost natisniti dokument, poslati po e-pošti ali shraniti dokumente za nadaljnjo obdelavo.

Korak 11: Vstavi dodatna polja

Po potrebi lahko v svoje pismo vključiš dodatna individualna polja, kot so na primer telefonske številke. Izberi ustrezne stolpce iz svoje Excel datoteke, da ustvariš dodano personalizacijo.

Korak 12: Zaključek

Po vseh teh korakih si uspešno ustvaril serijo pisem. Dokument sedaj lahko shraniš in po želji pošlješ ali natisneš.

Povzetek

V tej vadnici si se naučil, kako v Microsoft Wordu enostavno in učinkovito ustvariti serijo pisem. Opravil si celoten proces, od izbire seznama prejemnikov do personalizirane naslovitve, končne obdelave ter tiskanja ali pošiljanja svojih pisem.