Hitro iskanje po PDF-ih: Kako ustvariti indeks

Kdo ga ne pozna: Velika zbirka PDF-jev na trdem disku in obupno iščeš določen dokument. Iskanje med tisočimi datotekami se lahko izkaže za dolgotrajno opravilo. Toda temu ni treba biti tako! Z ustrezno tehniko lahko vse svoje PDF-je indeksiraš in iščeš z bliskovito hitrostjo. V tem vodiču ti bom pokazal, kako v Adobe Acrobat ustvariš indeks, da svoje PDF-je lažje najdeš.

Najpomembnejše ugotovitve

• Z ustvarjanjem indeksa v programu Adobe Acrobat lahko svoje PDF dokumente izjemno hitro iščeš.
• Indeksiranje je enkraten postopek, ki ti dolgoročno prihrani veliko časa.
• Lahko izbereš specifične mape in prilagodiš iskanje.

Korak za korakom

Korak 1: Odprite napredno iskanje

Za začetek postopka najprej odprite Adobe Acrobat na svojem računalniku in odprite napredno iskanje. To lahko storite hitro s tipko Ctrl + Shift + F. Tako boste prišli v napredni meni za iskanje, kjer lahko določite natančnejše iskalne parametre.

Korak 2: Izberite iskalno mapo

Zdaj morate izbrati mapo, ki jo želite pregledati. Izberite ustrezno lokacijo, kjer se nahajajo vaši PDF dokumenti. Pazite, da bodo upoštevane tudi vse podmape, če ste tam shranili tudi dokumente. Preverite svoj upravitelj datotek, koliko podmap je prisotnih in ali so PDF-ji res tam shranjeni.

Korak 3: Opravite iskanje

Vnesite iskano besedo ali specifični izraz, ki ga iščete. Kliknite »Iskanje« in opazujte, kako sistem deluje. Več ko je PDF-jev v mapi, dlje lahko traja iskanje. Na primer, v mojem primeru z več kot 100 PDF dokumenti je iskanje trajalo skoraj minuto.

Korak 4: Ustvarite indeks

Da bi pospešili postopek iskanja v prihodnosti, morate ustvariti indeks. Za to pojdite v Adobe Acrobat v »Orodja« in poiščite »Indeks«. Kliknite »Nov indeks«, da začnete postopek ustvarjanja indeksa.

Korak 5: Poimenujte indeks

Sedaj boste pozvani, da vnesete ime za nov indeks. Izberite pomenljivo ime, na primer »Zbirka_PDF_Fotografija«. To vam bo pomagalo, da indeks kasneje lažje prepoznate. Poskrbite, da vstavite tudi kratek opis indeksa.

Korak 6: Dodajanje mape

Zdaj lahko izberete mape, ki bodo vključene v indeks. Kopirajte poti želenih map v odložišče in jih dodajte ustrezno. Imate tudi možnost izključiti posamezne mape, če ne želite indeksirati določenih dokumentov.

Korak 7: Ustvarjanje indeksa

Pritisnite »Generiraj«, da ustvarite indeks. Ta postopek ponavadi ni dolgotrajen - včasih skoraj tako kratek kot ročno iskanje. Lepota indeksa je v tem, da ta postopek resnično morate izvesti samo enkrat.

Korak 8: Uporaba novega indeksa za napredno iskanje

Ko je indeks ustvarjen, ga lahko vedno uporabite. Ponovno odprite napredno iskanje preko Ctrl + Shift + F in pod "Prikaži več možnosti" izberite novo ustvarjen indeks. Dodajte ga in že lahko začnete z iskanjem.

Korak 9: Pregled rezultatov

Vnesi iskalni pojem še enkrat. Opazil boš, da se rezultati prikažejo skoraj takoj. Na rezultate lahko klikneš in neposredno dostopiš do ustreznega dokumenta. Ne pozabi prilagoditi vrste oken glede na potrebo, da boš dobil boljši pregled.

Korak 10: Določite dodatne iskalne kriterije

Za še bolj natančno iskanje lahko določiš različne iskalne kriterije. Na primer, lahko določiš ali naj bodo iskani le cela beseda ali tudi določene velike ali male črke. Preizkusi te nastavitve, da dosežeš najboljše rezultate.

Povzetek

Ustvarjanje indeksa v programu Adobe Acrobat ti omogoča hitro in učinkovito navigacijo skozi veliko zbirko dokumentov PDF. Z nekaj koraki lahko s pomočjo indeksiranja prihraniš čas in bistveno pospešiš svoje iskanje. Gre za enkratno investicijo, ki se dolgoročno izplača.