Kaj je projekt? Osnove opredelitve projekta

V hitrem poslovnem svetu danes je ključno imeti jasnost o osnovnih pojmovih projektnega vodenja. Če želite biti uspešen vodja projektov ali aktivni član ekipe, je razumevanje, kaj je projekt in kako je določen, prvi korak do uspeha. Tukaj boste izvedeli vse pomembno o definiciji projekta in zakaj so ta znanja bistvena.

Pomembne ugotovitve

• Projekt je začasen podvig za zagotavljanje edinstvenega izdelka, storitve ali rezultata.
• Projekti so časovno omejeni z jasnim začetkom in koncem.
• Projekt zahteva specifične vire, kot so proračun, materiali in zaposleni.
• Vsak projekt ima določen cilj, ki ga je treba doseči.
• Stakeholderji so ključni za uspeh projekta in jih je treba upoštevati že na začetku.

Korak za korakom: določitev projekta

1. Kaj je projekt?

Na začetku je pomembno, da določite izraz "projekt". Po definiciji Inštituta za upravljanje projektov (PMI) je projekt "začasen podvig za zagotovitev edinstvenega izdelka, storitve ali rezultata". Ta opredelitev je temeljni kamen, na katerem temelji vaše razumevanje upravljanja projektov.

2. Zakaj začasno?

Izraz "začasno" pomeni, da ima projekt določen datum začetka in konca. Ne teče neomejeno, ampak ima jasen okvir, ki ga ločuje od dnevnih operativnih nalog. Projekti so torej časovno omejeni in imajo določen cilj, ki ga je treba doseči v določenem časovnem okviru.

3. Edinstvenost projekta

Zelo pomemben vidik je, da si vsak projekt prizadeva za edinstven rezultat. Ni pomembno, ali gre za razvoj izdelka, storitve ali specifičnega rezultata, pomembno je, da se ne ponavlja redno. Da bi poudarili edinstvenost, si predstavljajte, da ste del ekipe, ki gradi novo spletno nakupovalno platformo. To je edinstven projekt, čeprav lahko uporabi mnoge enake principe kot prejšnji projekti.

4. Upravljanje virov

Viri so temeljni del vsakega projekta. Vključujejo ne samo materiale, ampak tudi proračun in zaposlene. Vodja projekta mora zagotoviti, da se potrebna sredstva učinkovito dodelijo. Viri so ponavadi omejeni, zato načrtovanje in uporaba teh virov sta ključna za uspeh projekta.

5. Sinergije projekta

V projektu pogosto sodelujejo zaposleni iz različnih oddelkov. Ta interdisciplinarna ekipa skupaj prinaša potrebne veščine in perspektive za dosego cilja projekta. Dober primer takšnih sinergij je, ko marketing, IT in prodaja sodelujejo pri predstavitvi novega izdelka, da se zagotovi dobro usklajevanje vseh vidikov od razvoja do prodaje.

6. Določite cilje

Vsak projekt je povezan s ciljem. Začeti morate z obstoječim stanjem in določiti želeni cilj. Na primer, za nov produkt morate v določenem časovnem okviru oblikovati embalažo. Začetni cilj in časovni okvir vam pomagata usmerjati projekt in sprejeti potrebne korake.

7. Časovni okvir in roki

Vsak projekt zahteva jasen časovni načrt za izvedbo. Treba je zagotoviti, da bodo vsa opravila zaključena v zahtevanem časovnem okviru. Če naj bi se produkt na primer predstavil 3. avgusta, mora biti ustrezno pakiranje pravočasno dokončano.

8. Proračun in finančna sredstva

Večina projektov ima dodeljen proračun, ki ga je treba spoštovati, tudi če v določenih primerih upravičene odstopanja. Določen proračun vam omogoča pravilno porazdelitev razpoložljivih virov in preprečevanje napak, ki bi lahko privedle do finančnih težav.

9. Upravljanje deležnikov

Projekt vedno ima deležnike - skupine ali posameznike, ki imajo interes v projektu ali so prizadeti zaradi njegovih rezultatov. Sem spadajo ne samo zaposleni, temveč tudi stranke, dobavitelji ali vlagatelji. Pri projektu morate upoštevati, kako so deležniki vključeni in kakšna pričakovanja imajo.

10. Vloga projektnega managerja

Projektni manager igra osrednjo vlogo v celotnem projektnem procesu. On ali ona skrbi, da bodo vsi zadatki koordinirani in opravljeni pravočasno. Projektne vodje so prav tako odgovorni za komunikacijo vseh relevantnih informacij o napredku, uspehih in izzivih v projektu.

Povzetek

Jasna definicija predstavlja osnovo za vsak uspešen projekt. Projekt je začasen in edinstven in zahteva specifične vire ter jasno določene cilje. Pomembno vlogo igrajo zainteresirane strani, projektni manager pa skrbi, da bodo vsi vidiki projekta usklajeni.