Je upravljanje projektov potrebno? Seznam preverjenega obsega

Vprašanje, ali je projektno vodenje potrebno, se pogosto postavlja pred začetkom nove naloge ali projekta. Obstaja veliko nesporazumov o tem, kaj pomeni projekt in kdaj je projekt menedžment res potreben. V tem besedilu boste spoznali praktičen seznamiček, ki vam bo pomagal oceniti potrebo po projektiranju. Informacije izhajajo iz video vadnice in so zasnovane tako, da vam omogočijo jasen pregled.

Najpomembnejše ugotovitve

• Ne vsak projekt zahteva globoko znanje o vodenju projektov.
• Seznamiček ti lahko pomaga ugotoviti, ali je vodenje projektov pomembno za tvojo nalogo.
• Upoštevaj številne dejavnike, kot so kompleksnost, viri in potreba po rednih sestankih.

Korak za korakom navodilo

Začnimo z različnimi vidiki, ki jih moraš upoštevati, da ugotoviš, ali je vodenje projektov pomembno za tvojo specifično nalogo. Seznamiček zajema deset točk, ki ti bodo pomagale pri odločitvi.

1. Je naloga nova zate?

Najprej se vprašaj, ali je naloga nova in neznana. Če je tako, bi lahko bilo smiselno začeti z vodenjem projekta. Nova naloga pogosto zahteva načrtovanje in usklajevanje, ki ju morda ne boš mogel takoj obvladati. Previdno preveri, ali lahko postaviš kljukico tukaj.

2. Je naloga kompleksna ali inovativna?

Gre za razvoj novega izdelka ali kompleksno nalogo? Je izziv velik in nejasen? Kompleksni projekti običajno zahtevajo obsežnejše načrtovanje in organizacijo. Če lahko pritrdiš temu kriteriju, dodaj to na svoj seznam.

3. So vključene različne oddelki?

Če je v projekt vključenih več oddelkov, je verjetno potrebno vodenje projekta. Jasno komuniciranje in organizacija sta ključni pri sodelovanju različnih članov ekipe in strok. Premisli, ali lahko postaviš kljukico tukaj.

4. Ali sodelujejo zunanje osebe?

Premisli, ali so zunanji sodelavci ali ponudniki vključeni v tvoj načrt. Če na primer vključuješ grafičnega oblikovalca v projekt, morajo biti opravljene določene koordinacijske naloge. To prav tako govori v prid potrebe po vodenju projektov.

5. So potrebni redni sestanki?

So člani tvoje ekipe vezani na vsebino projekta in potrebujejo redne posodobitve in sestanke? Pri vsakodnevnih nalogah takšni sestanki niso potrebni, a če je tvoja naloga kompleksna ali vključuje več udeležencev, je dobro načrtovati redne sestanke.

6. Ali je naloga treba nadzorovati?

Eno od ključnih vprašanj je, ali je nalogo treba nadzorovati. Če nihče ne prevzame odgovornosti za razvoj ali napredek, bo projekt verjetno trajal veliko časa in potekal neučinkovito. Če se ta točka ujema, bi moral postaviti kljukico tudi tukaj.

7. Traja naloga dlje časa in ali zahteva ekipo?

Če je trajanje naloge načrtovano za daljše obdobje, je morda koristno oblikovati ekipo. Za krajše naloge, ki jih je mogoče opraviti v enem dnevu, obsežno vodenje projektov ni potrebno. Pri dolgoročnih projektih pa je koordinacija različnih vidikov ključnega pomena.

8. Vsebuje projekt visoko finančno tveganje?

Je projekt za podjetje finančno pomemben? Visoko finančno tveganje je lahko pomemben znak, da bi bilo smiselno uporabiti vodenje projektov. Natančno je treba pretehtati, ali bi upravljanje z viri in proračunom moral nadzorovati vodja projekta.

9. Spodbuja projekt konkurenčno prednost?

Če projekt služi krepitvi konkurenčnega položaja podjetja, bi bilo smiselno posebno pozornost nameniti vodenju projektov. Vodja projekta bi lahko pomagal pri razvoju strategij, ki bi podjetju omogočile pridobitev prednosti pred konkurenco.

10. Koliko točk si označil?

Končno je pomembno pogledati, koliko točk si lahko potrdil za svoj projekt. Več kriterijev bo ustrezalo, bolj boš potreboval upravljanje projekta. Ta pregled ti bo pomagal bolje odločiti, ali in kako globoko je potrebno upravljanje projekta.

Povzetek

Iskanje potrebe po upravljanju projekta je ključen korak, preden se lotiš nove naloge. Seznam ti nudi koristno usmeritev. Več točk, ki se ujemajo, več bi se moral ukvarjati z različnimi metodami upravljanja projekta.