Microsoft Project: Področja uporabe za učinkovito projektno vodenje

Microsoft Project ni le preprosto orodje za načrtovanje - je zmogljiv program, ki vam pomaga ustvariti realistične cilje in časovne načrte za vaše projekte ter optimalno upravljati vire. Ne glede na to, ali ste vodja projekta, ustanovitelj podjetja ali preprosto nekdo, ki želi osvojiti učinkovite načrtovalske tehnike, vam bo ta vadnica pokazala, v katerih področjih lahko uporabite Microsoft Project. Raziskati bomo različne možnosti uporabe in korak za korakom pokazati, kako lahko te funkcije uporabite za uspešno upravljanje vaših projektov.

Najpomembnejše ugotovitve

Microsoft Project je še posebej primeren za:

• Upravljanje projektov
• Upravljanje kakovosti
• Ustanovitev podjetja
• Finančno upravljanje

Korak za korakom vodnik

1. Pregled projektiranja

Začnite z projektiranjem, ki je osrednje poslanstvo programa Microsoft Project. Pri tem je načrtovanje ključno. Ressurse je treba razporediti in upoštevati časovni vidik. Primer dobrega projektnega načrta bi lahko bil: Na vrhu projektnega načrta imate časovno premico, ki prikazuje različne zbirne postopke in njihovo končno točko. Spodnja polovica vam nato prikaže posamezne točke z ustreznimi začetnimi in končnimi datumi, ki določajo trajanje posameznih postopkov.

2. Uporaba Gantt-diagrama

Ganttov diagram je eden najpomembnejših prikazov v Microsoft Project. Ne prikazuje le časovne osi, temveč tudi natančen čas, kdaj je treba opraviti določene naloge. Te informacije se vizualno prikažejo v obliki vrstic, ki predstavljajo trajanje in napredek posameznih nalog. To vam pomaga ohraniti pregled nad projektom in pravočasno prilagajati potrebne spremembe.

3. Vključevanje agilnih metod v upravljanje projektov

Še eno področje uporabe programa Microsoft Project je agilno projektiranje. Tu lahko, na primer, vnesete preostalo delo in zastoj. To se pogosto izvaja v t. i. diagramih izgorevanja, ki vam pomagajo opaziti napredek vašega projekta na prvi pogled. Ti diagrami ponujajo tudi dodatne informacije, ki so za agilne projektnike zelo pomembne.

4. Uspešno ustanavljanje podjetja

Program je tudi zelo koristen za ustanovitelje podjetij. Lahko ustvarite načrt za ustanovitev svojega podjetja, ki vključuje posamezne faze in naloge. Pomembno je, da vizualizirate, kdaj naj bodo doseženi vaši cilji. To bi lahko na primer izgledalo tako: Določite svojo vizijo podjetja, dosežete soglasje s svojo ekipo in določite časovni okvir za začetek različnih faz.

5. Finančno upravljanje in načrtovanje proračuna

Preidimo na finančno upravljanje. Microsoft Project ponuja tudi predloge za finančno načrtovanje, kot so načrti za pridobivanje in proračunski načrti. Te predloge imate v mislih, da upravljate finančne vidike svojih projektov. Tako boste videli, koliko ur je potrebnih za določeno nalogo in koliko proračuna bo porabljenega. To vam omogoča spremljanje napredka glede na proračunske smernice.

6. Dokumentacija projekta in sledljivost

Zadnjič je pomembno zagotoviti dokumentacijo vašega projekta. Microsoft Project je odličen za sledenje vašemu napredku, zlasti če zabeležite ustanovitev podjetja v tem programu od samega začetka. Tako lahko kasneje pridobite dragocene vpoglede in optimizirate svoje načrtovanje postopke.

Povzetek

V tej vadnici ste spoznali najpomembnejše področja uporabe programa Microsoft Project. Ne glede na to, ali delate na področju upravljanja projektov, upravljanja kakovosti ali finančnega upravljanja, vam program ponuja številne možnosti za uspešno vodenje projektov.