Upravljanje projektov ne zahteva le natančnega načrtovanja, temveč tudi redno ocenjevanje napredka. Če delate z Microsoft Project, lahko z nekaj kliki analizirate in vizualno prikažete trenutno stanje vašega projekta. Ta navodila vam bodo pomagala, da to nalogo učinkovito in brez težav obvladate, tako da boste ves čas imeli jasen pregled nad svojim projektom.
Glavni ugotovitvi
- Microsoft Project ponuja različne možnosti za analizo napredka projekta.
- Uporabite lahko različna poročila in grafe za vizualizacijo podatkov.
- Standardna poročila so pogosto zadostna, lastna poročila v začetni fazi niso nujno priporočljiva.
Koraki za analizo napredka projekta
Korak 1: Vnos napredka projekta
Najprej se prepričajte, da je vaš napredek projekta v Microsoft Projectu pravilno vnešen. To je temeljna osnova za nadaljnjo analizo. Odpri projekt in se premakni do svojega trenutnega napredka. Tu lahko v grafikonu preverite napredek.
Korak 2: Uporaba pogleda diagrama
Zdaj preklopite na celotni pogled diagrama, da si ogledate celoten projekt. Pazite, da se približate konkretnemu napredku. Modre črte na diagramu vam ponujajo vizualno predstavitev načrtovanega in dejansko doseženega napredka.
Korak 3: Vizualizacija napredka
Zdaj ne vidite samo dejanske črte napredka, ampak tudi debelo modro črto, ki praktično prikazuje trenutni napredek. Ta prikaz vam omogoča, da jasno opazite odstopanja med načrtovanim in trenutnim stanjem.
Korak 4: Ustvarjanje poročil
Če želite dobiti podrobnejše informacije o napredku, uporabite polje "Kaj želite storiti?". Ta koristna funkcija vam omogoča, da hitro in enostavno iščete potrebna poročila. Vpišite "Napredek", da prikažete relevantna poročila za analizo.
Korak 5: Izbor poročil
Ko si ogledate poročila o napredku, boste našli različne možnosti za oceno. Izberite poročila, ki so pomembna za vaš projekt. Pogosto uporabljeni možnosti so "Stanje prihodnjih opravil" in analiza AEL (Aktualna lastna produktivnost).
Korak 6: Grafični prikaz podatkov
Preglejte grafični prikaz znotraj poročil. Ti vam pomagajo, da zapletene podatke enostavno in razumljivo obdelate. Tabele uporabite za ugotavljanje, koliko dejavnosti je še odprtih in kakšen je trenutni položaj projekta.
Korak 7: Preverjanje poročila o mejnikih
Smodaj je smiselno preveriti poročilo o mejnikih, čeprav v tem primeru morda ni obsežno. Pri maloštevilnih podatkih takšna poročila kljub temu ponujajo koristne informacije. Tu najdete tudi tabelo z neporabljenimi nalogami.
Korak 8: Raziskovanje dodatnih poročil
Pod "Dodatna poročila" lahko raziskujete dodatne možnosti za analizo. Čeprav obstajajo posebna poročila o stroških, začetna faza morda ne zahteva. Vredno se je naučiti, kako ustvariti lastna poročila, vendar bi morala biti uporaba standardnih poročil za začetek prednostna.
Korak 9: Samostojno ustvarjanje poročil
Če se odločite za ustvarjanje lastnih poročil, pazite, da to sprva ni vaša prva izbira. Predpripravljena poročila so ponavadi dovolj in zagotavljajo trdno osnovo za vaše analize.
Korak 10: Shranjevanje rezultatov
Ko zberete vse potrebne informacije in ustvarite poročila, je pomembno, da shranite svoj projekt. To preprečuje izgubo pomembnih podatkov in zagotavlja, da lahko svoje napredke vedno preverite.
Povzetek
Z zgornjimi koraki lahko učinkovito analizirate napredek vašega projekta v programu Microsoft Project. Uporabite razpoložljiva poročila in grafe, da dobite celovit vpogled v stanje svojega projekta in hitro prepoznate pogoste odstopanja.
Pogosta vprašanja
Kako vnesem napredek projekta v MS Project?Napredek projekta lahko vnesete neposredno v grafikonu ali v časovnih dogodkih v Microsoft Projectu.
Kako najdem potrebna poročila v MS Projectu?Uporabite polje "Kaj želite storiti?", da hitro poiščete določena poročila.
Ali so lastna poročila potrebna?V večini primerov so vnaprej pripravljena standardna poročila zadostna, lastna poročila za začetek niso nujno priporočljiva.
Lahko poročila prikažem grafično?Da, poročila o napredku lahko vizualno prikažete, da podatki postanejo bolj jasni.
Kako shranim analize napredka?Ne pozabite redno shranjevati svojega projekta, da boste varnostno kopirali svoje analize in napredek.
