Prenesite in kopirajte dokumente v Google Docs

Želiš kopirati ali prenesti dokument v Google Docs, vendar ne veš, kako to storiti? V tej vadnici te bom korak za korakom vodil skozi postopek. Ne glede na to, ali želiš dokument shraniti za sodelavca ali za osebno uporabo - tukaj boš izvedel vse, kar moraš vedeti.

Najpomembnejša spoznanja

• Dokumente lahko enostavno kopiraš in preimenuješ.
• Prenos je mogoč v različnih formatih, vključno z Microsoft Wordom in PDF.
• Dokumente lahko deliš in določenim uporabnikom omogočiš dostop.

Kopiranje dokumenta

Za kopiranje dokumenta pojdi v menijsko vrstico in klikni »Datoteka«. Tam boš našel možnost »Ustvari kopijo«, ki jo moraš izbrati. Ta korak bo neposredno kopiral trenutni dokument. Ko to storiš, boš dobil nov dokument, ki se bo privzeto imenoval »Kopija od [Ime dokumenta]«. To ime lahko takoj spremeniš, da dobiš jasne oznake za svoje kopije.

Na primer: Ne poimenuj dokumenta »Kopija od 1«, ampak ga poimenuj glede na namen ali prejemnika, na primer »Kopija za Fabia«. Tako boš ohranil pregled nad svojimi datotekami.

Imaš možnost, da kopijo določenemu uporabniku omogočiš dostop. Če imaš več uporabnikov, lahko vsakemu posebej dodeliš dostop. Tako je enostavno upravljati več različic istega dokumenta, hkrati pa vsak prispeva svoj del.

V naslednjem koraku te bodo vprašali, v katero mapo želiš shraniti nov dokument. Lahko izbereš obstoječo mapo ali jo poimenuješ novo, na primer »Kopije«. To je še posebej uporabno za urejanje dokumentov.

To je odličen način, ko sodeluješ z različnimi ljudmi pri projektih, saj lahko zagotoviš, da vsak dostopa le do datotek, namenjenih zanj.

Prenos dokumenta

Sedaj je čas, da preneseš svoj dokument. Zato se vrni v meni »Datoteka«. Tam najdeš izbiro možnosti. Izberi možnost »Prenesi«, ki ti ponuja različne formate.

Ena najpogostejših možnosti je prenos kot Microsoft Word dokument. Če je tvoj cilj urejanje dokumenta izven Google Docs, je to odlična izbira. Sistem bo dokument shranil pod enakim imenom, kot si ga poimenoval v Google Docs.

Če nimaš na voljo Microsoft Worda, lahko še vedno dokument urejaš v Google Docs ali ga shraniš samo spletno. Za mnoge uporabnike je koristno imeti lokalno kopijo, ki jo je lažje deliti ali jo urejati brez internetne povezave.

Poleg Microsoft Worda lahko dokument preneseš tudi v različnih drugih formatih, kot so npr. PDF, format Open Document ali celo HTML. Ta raznolikost zagotavlja, da lahko izbiraš pravi format za vsako zahtevo.

Če npr. pišeš e-knjigo, je smiselno dokument prenesti kot HTML. Običajno uporabljam PDF za pošiljanje tretjim osebam, saj je to format, ki omogoča najmanj sprememb.

Pošiljanje dokumenta po e-pošti

Naslednja možnost, ki jo imaš na voljo, je pošiljanje svojega dokumenta po e-pošti. To lahko storiš tudi preko menija »Datoteka«. Če izbereš možnost za e-pošto, se bo odprlo novo okno, kjer lahko dodaš prejemnika, kot naš primer »Fabio«.

Tukaj imaš možnost, da dokument neposredno vključiš v e-pošto ali ga pošlješ kot priponko. Če pošiljaš celoten dokument kot priponko, priporočam uporabo formata PDF. Tako bo prejemnik prejel kopijo, ki je ne more urejati.

Če pa prejemnik potrebuje dokument v obdelovalnem formatu, ga pošlji kot Wordov dokument. V vsakem primeru lahko s temi možnostmi prožno upravljaš.

Povzetek

V tej vadnici si se naučil, kako s programom Google Docs kopiraš, prenašaš in pošiljaš dokumente po e-pošti. Postopek je preprost in z različnimi razpoložljivimi formati lahko zagotoviš, da datoteka ustreza zahtevam, bodisi za sodelovanje ali za osebne namene.