Moznost, da v Excelu ciljno izberete oblike nagovorov, vam lahko prihrani veliko časa in truda, zlasti če delate s serijo pisem ali personaliziranimi dokumenti. Pogosto morate pri pripravi pisem paziti, ali so vaši sogovorniki moški ali ženske, ter katero formulacijo izberete. V tem vadnici vam bom korak za korakom pokazal, kako z uporabo funkcije WENN v Excelu ustvarite popolno nagovarjanje.
Najpomembnejše ugotovitve
- Z uporabo funkcije WENN lahko spol neposredno ovrednotite v Excelovi tabeli.
- Oblike nagovorov, kot so "Gospod" in "Gospa", se lahko samodejno vstavijo.
- Celoten sistem je mogoče enostavno kopirati in uporabiti na več vrsticah.
Korak-za-korak-navodila
Če želite v Excelu pravilno ustvariti nagovor, sledite spodnjim korakom.
Začnite z beleženjem podatkov o spolu v enem stolpcu, na primer v stolpcu D. Tam lahko za vsak stik izberete "Moški" ali "Ženska". Sedaj ste pripravljeni uporabiti funkcijo WENN.
Vnesite zdaj v celico, kjer želite ustvariti nagovor, naslednjo formulo: =WENN(D4="Moški"; Tukaj preverite, ali v celici D4 stoji beseda "Moški".
Če D4 vsebuje vrednost "Moški", se bo nagovor začel z "Gospod". Za besedo, ki naj se zgodi, če spol ni "Moški", preprosto dodajte "Gospa", tako da vključite "Gospa" v narekovaje in preslednico v imena polja.
Zdaj imate pripravljen prvi del formule. Za pridobitev popolnega nagovora dodajte za nagovor znak "&" in ga povežite z imenom, ki je v celici C4.
Celotna formula bi lahko zdaj izgledala takole: =WENN(D4="Moški";"Gospod "& C4; "Gospa "&C4). Če C4 vsebuje ime "Jörg Schröder", bo celica pokazala nagovor "Gospod Jörg Schröder" za moške stike in "Gospa Jörg Schröder" za ženske stike.
To formulo preprosto kopirajte do zadnje vrstice svoje baze podatkov. Excel samodejno prilagodi zunanje sklice, tako da bo vsak stranka ali zaposleni prejel ustrezno nagovarjanje.
Še ena prednost te metode je, da tako nagovor kot tudi določitev spola omogočata, da lahko informacije dinamično posodabljate. To pomeni, da se bo nagovor takoj prilagodil novim okoliščinam, če boste podatke kdaj spremenili.
Z to tehniko lahko ne le učinkoviteje oblikujete svoje delo, temveč ga tudi naredite bolj privlačnega. Popoln nagovor tako ni več dolgotrajen postopek.
Povzetek
V tej vadnici ste se naučili, kako lahko z uporabo funkcije WENN v Excelu popolnoma ustvarite oblike nagovorov. Kombinacija diferenciacije spola in konsolidacije imen vam omogoča hitro, a profesionalno personalizacijo dokumentov.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kako deluje funkcija WENN v Excelu?Funkcija WENN preveri, ali je pogoj resničen ali neresničen, ter na podlagi tega vrne različne vrednosti.
Ali lahko formulo uporabim tudi za druge stolpce?Da, formulo lahko prilagodite za poljubne stolpce v svoji tabeli, dokler ustrezno spremenite sklice celic.
Kako lahko prilagodim formulo, če želim upoštevati več kot dva spola?Lahko gnezdite dodatne funkcije WENN tako, da razširite formulo in dodate pogoje.
